在职场上，上级单位要求下属部门上报资料，并且签字盖章，是很常见的事情。
对于此类工作，下属部门可以按照上级单位的具体要求去做，也可以根据相关规章制度去执行。
因此，对于上级单位要求你们部门把做好的资料签字盖章后上报这件事，可以有两种具体的做法：
1，根据相关规章制度执行。
2，请示上级单位有关部门，按照上级单位的具体要求去做。
关于第一种做法，具体包含以下三方面内容：
1，按照本部门的具体工作职责及具体工作内容去做准备相关资料。
2，盖章应该盖本部门的章。
3，签字应该由本部门主管领导签字。或者由负责此项工作的主管领导签字。
关于后一种情况，可以有以下几种具体的请示、沟通方法：
1，书面写申请请示工作。
2，当面向上级单位领导请示工作。
3，利用部门之间的工作沟通渠道请示工作。
4，找具体负责此项工作的上级单位相关人员沟通。
在此项工作当中，你们部门已经将相关资料准备妥当，这已经完成了此项工作中最重要的内容。只剩下签字盖章这件事了。而如何签字盖章这件事对于此项工作来说并不算大，用不着专门写书面申请请示工作。
因此，你可以采取口头向上级单位领导请示工作，或者通过相关渠道与上级单位有关部门的人员沟通的方式来解决问题。
所以，你请示上级单位的主任，以及后来找上级单位联络员沟通的做法就是正确的。
至于他们没有回复的原因，可能是因为他们工作很忙，暂时没有时间回复，你可以另选时间请示、沟通。
或者，你也可以将此事汇报给本部门主管领导，由本部门主管领导决定如何签字盖章，或者由本部门主管领导出面向上级单位请示、沟通这项工作的具体做法。……这时候，你只要按照本部门领导的要求去做，将准备好的资料签字盖章，上报上级单位，你的工作就圆满完成了。
一,营销中心组织机构图1, 在目前以招商工作为主的情况下,由副总经理,销售部经理,大区经理,市场部经理组建临时的招商部,由副总经理负责,全面开展招商工作,快速组建全国销售网络.随着招商工作的深入和完善,全国经销商销售网络框架的逐步建立,单独设立招商专员岗位,承担招商部的工作.
2, 注:1,招商部处于市场启动期,临时由副总,销售部经理,大区经理,市场部经理组建,副总经理为部长,随着招商工作的不断完善,设置招商部经理,1-2名招商专员.
二,大区经理岗位职责
拟定本大区工作计划及工作时间安排,执行落实公司销售政策.
负责本大区内空白区域市场 开发及网络建设.
定期巡查各办事处,维护和管理现有市场网络,保持与公司销售政 策的一致性.
负责大区内经销商(或样板)销售队伍培训.
定期检查经销商(或样板)的工作进展状况(临床,OTC),销售状况,督促完成公司的任务指标.
完成每月销售部下达所辖区的销售任务.
对本区域内竞争对手的营销策略进行分析,并与销售经理及时沟通.
及时完成公司交办的各项事宜.
领导,督导并监督所辖大区经销商(或样板)符合公司的政策和规范,制止不良行为发生.
监督市场秩序,及时检查所辖区货物流向,坚决制止冲货,窜货.
严把公司价格关.
按时完成周,半月,月工作总结及各项作业.
出差后两日内完成出差报告(出差行程,工作内容,市场现状,市场分析,解决方法)
三,大区经理出差期间纪律条例:
出差前需递交出差申请及出差计划.内容包括:出差目的,行程,预计时间,借款金额,拜访目标,目前存在问题,市场现状,预期达到效果,解决办法.需公司提供的支持.
要求每一省会城市拜访药店不得少于20家(大型连锁10家),医院不得少于5家,每一地级城市拜访药店不少于10家(大药店5家),医院不得少于3家(填写药店及医院拜访表格,包括药店(医院)级别,名称,价格,推荐情况,月均销量,陈列位置).
出差期间每早8时必须开机,每天必须给营销中心打一次电话汇报工作情况.
与经销商签定合同前具体条款必须经主管上级同意(协议传回营销中心).
从每一城市离开前须向上级主管汇报工作进展情况.
未经同意不得随意改变行程或延长出差时间.
返回公司后2日内写出出差报告,具体内容:出差行程,拜访目标, 目前存在问题,市场现状,产生效果,预期下一步进展情况.
四,市场部经理岗位职责
完成上级交代的各项任务
带领市场部全体人员,完成市场部的各项职责
负责各产品上市方案和政策的制订(包括包装,价格,渠道,政策等)
负责公司整体营销方案的制订
参与公司各项重要的市场决策工作
收集各种市场信息,处理汇总后提供给上级领导作为决策的依据
协助销售部做好产品招商工作
为销售部做好市场支持工作
负责本部门团队的建设和日常管理
负责本部门与其它各部的协调和合作
五,产品经理岗位职责
完成市场部经理交代的任务
负责各产品市场调研,市场信息的收集和处理
负责各产品包装,临床资料,使用文献汇编,产品培训资料等各种资料文字撰写和编辑
负责各市场产品知识培训
负责指导和监督各市场进行产品专业推广工作
负责各产品的医学咨询工作
负责公司产品必要的广告报批和物价报批
与市场部经理共同完成产品上市策划
协助市场部其他人员完成市场部其它工作
六,平面设计岗位职责
完成市场部经理交代的任务
负责公司所有产品的包装,资料的设计
负责企业宣传,产品宣传的文稿设计
负责与广告公司的设计联系和管理
负责公司产品展示,公司形象展示的设计和布置
协助市场部其他人员完成工作
协助办理产品广告批文,药检报告,物价批文
七,销售经理岗位职责
辅助公司副总制定公司目标任务及营销政策
执行公司政策,完成销售任务
根据公司政策实施各大区的营销管理
制定市场网络的开发建设计划并组织实施
搞好渠道管理,协调医院,商业,OTC等客户关系
组织,指导各地经销商建立高效,稳定的专业销售队伍
销售部门工作进行全面管理与督导,专业化地领导部属,给他们提供辅导,帮助及发展机会
协助公司制定,组织,实施市场的各项促销活动,规范市场,打击冲击
指导部署建立各地经销商商业,医院资信档案,完善客户档案
定期对本部的工作进行总结,及时解决市场存在的各项问题,促进市场正常发展
处理销售环节中发生的重要事件,避免和减少企业损失
协调公司各部门关系,确保工作的顺利开展.
对本部门员工及大区经理进行业绩考核,提议任免
对本部门人员的管理,监控,培训,考核权
对市场的整体策划和运作进行辅助性决策.八,货运管理程序流程图
九,市场财务工作职责
十,商务部
客户管理
一,工作程序:
根据客户调研表(或经销合同)→填单编号→录入微机.
二,管理标准:
面认真分区域整理经销商(或样板市场)的档案.
负责落实,追查,弥补已经借出或遗失的档案.
准确无误地传递经销商人员变动信息及变更地址.
对档案的保密性及安全性负责,不得随意让公司以外的人借阅.
对退,换货报表及时监督返回至市场财务及物流.
三,工作内容及方法:
工作过程必须程序化,明细化,对于每天的档案必须及时归档,以防丢失及漏存.
对于市场变动要及时建档.
四,工作方法:
对于公司客户档案,应建立目录及简要内容.
对客户档案及目标责任书,按省,人分类归类,统一存放.
根据客户情况整理,归档,填单编号,详细登记.
个人档案:要求姓名,性别,地区,省,品种,经销政策(价格,保证金,首批提货量,扣率),生日,家庭状况,联系方式(办公室电话,宅电,手机),
销售档案:所辖区商业,医院,药店名称及数量,业务员详细情况,联系方式.
资料准备:及时,准确无误的为客户提供所需资料.
商务部货运管理程序及评估方法
一,发货程序:
客户与公司签订《销售合同》.
客户服务汇总统计《销售合同》输入微机.
根据销售合同的具体事项及客户传递的发货申请及汇款数量,填写成品出库单,按要求详细填写(运输方式,单位,地址,申请人,收货人,电话),传市场财务进行资信审核.
经资信审核款已到的加盖审核章并签字,款未到的按公司具体规定签字挂帐.对于资信审核不合格的成品出库单,客户服务需重新开据并转告客户.
经资信审核(盖章)签字后,交销售经理签字同意后递交库房.
库管根据成品出库单列举的品种,数量将成品交予发货组,发货组签字(确定运输方式及到站),将货物运到指定发货站将货物发出.
发货组将货物发出后,将发货单交予库管保管,由库管将发货(根据公司时间要求)传给客户,并与客户沟通核实,确定提货时间,在估计货物已到时再次与客户沟通确定是否提货.
库管将成品出库单及时登记并输入电脑,定期与财务对帐.
库管在发货的同时,将成品出库的其中两联交给市场财务及客户服务作帐务处理.
每周末库管与客户服务及市场财务核对成品出库单.客户服务需向客户声明:因运输部门存根仅保留三个月,超过三个月将无法查询,所以公司只对三个月内的货物丢失负责查询,如客户未收到公司发货,尽快收集证据,超过三个月公司概不负责.
二,评估体系:
由客户服务与各地客户定期沟通,就货运中出现的问题提出改进意见和方法.
客户沟通发货的运输方式,发货时间,到货时间,货物破损,货物短缺等问题,进行整理,分析,报有关领导及相关部门(附表一).
就各地客户对货运的查询情况及查询结果设立登记簿,定期分类整理,报有关领导.
设立客户回访制度,请客户向我们反馈信息提出意见.
合同管理
一,工作程序:
合同单→填单编号→微机登录.
二,管理标准:
根据大区传递的合同单进行微机录入,要求及时,准确,当天完成.
合同执行时应注明时间,数量.
合同应统一编号,按时间,地区,人员存档,由管理员统一管理,未经商务部经理批准,任何人不得私自查阅.
已执行的合同与未执行的合同应分别存放,空白合同领用应登记.
退/换货管理制度
一,退/换货原则:
公司原则上只换货不退货.
确实属于产品质量问题,可进行换货.
由于商业客户管理不当,营销不当所造成的产品过期,霉变等问题,公司将不予进行换货或退货处理.
实有特殊情况,经公司营销中心同意许可后,方可退货.
二,退/换货处理程序:
申请换货的客户填写《退/换货申请表》,传递回公司客户服务,经营销中心同意后,由客户服务通知客户方可将货物退回公司库房.
库房收到退货后,检查包装,清查数量,取样交药厂质检部.经药厂质检部检验,盖章签字,确有质量问题,予以换货如无质量问题者,将不予进行换货和退货处理,费用由客户承担.
需换货者,由客户服务根据营销中心签字认可的《退/换货报表》所确认的数量,开据相同的红字及蓝字成品出库单,由库房直接将货发往退货单位.
货运管理岗位职责
审核"成品出库单"的填写是否规范正确,确保不复发,漏发,错发.
详细登记发货记录并输入计算机.
货发出后,当天向客户传真发货单
每日将发出的货物单及时收集,整理.
认真,及时,准确地向客户服务汇报有关货运情况.
估计货到后与客户沟通,详细填写货运管理反馈表
库房保管岗位职责
每日严格检查物品的堆放,严禁出现潮湿,霉变,日晒,变质等各种现象.
经常核对帐面及库存数量,对库存数量不足的产品及时通报相关领导.
认真审核成品出库单,严格按要求――运输方式,到货站,地址, 品种,电话,邮编,不能出现错字,误字,漏字等情况.
在发货的同时,将成品出库单二联分别交市场财务和客户服务.
每周与市场财务,客户服务核对帐务.
及时填写退,换货报表,并将其余两联分别交给市场财务和客户服务.
市场财务岗位职责
及时通知客户服务货款到帐情况.
在没有特殊情况下,客户汇到公司帐号的高出部分货款,2日内必须 汇出.
根据各地的发货,回款等情况,每日,周,月定期进行汇总报相关领导.
每周,月定期进行销售分析,报相关领导.
全面收集,整理,分类,汇总各地最新销售信息.
每隔15天,根据各品种的发货情况,定期制作发货评论,上报领导.
对于客户要求查询的有关回款,开票及相关政策,30分钟内给予反馈.
客户服务岗位职责
负责全面收集,整理,分类,编码,汇总各地的客户档案(个人和销售).
对客户的最新信息资料要及时更正,归档,并定期报公司相关领导.
认真,及时,准确地提供客户所需的相关资料,详细地解答客户有 关方面的咨询.
负责逐步完善渠道管理体系,强化渠道管理.
对客户提出的相关问题及时通知各大区经理及销售经理.负责合同的收集,整理,归类工作,做好合同管理.
商务部服务承诺
自收到客户申请及汇款到公司(款已到和款未到),24小时内审核完毕,2日内将货物发出.
对发货不符合公司规定的,当天告知客户.
对于不能按客户要求数量发货的,当天告知客户.
对于发出货物,当日告知客户(传真)客户查阅货物,当天进行答 复.
对客户打来的电话,是本部门的问题立刻予以回答,不是本部门的问题,需转告的记录下来告知相关人员,必须当日督促落实,回复.
时效服务
对于客户所需的各种产品资料,企业证明和公司有关政策文件,规章制度,各类通知,销售合同在一个工作日内整理完备邮寄至客户.
对于客户所急需的有关产品材料,质检报告,证明,公司各类管理表格等,在30分钟内传真至客户.
对于客户邮寄,传真的各类资料,变更通知,发票,汇票及公司各类相关政策等,在30分钟内分类登记传至相关部门,并根据登记情况跟踪处理结果.
跟踪服务
协助客户查询,办理有关开户,变更,开票,变价,调货,退换货,缺货,冲击报案等事宜时,一个工作日内给予办理答复,对于不能当日解决的,跟踪到底,并直到问题解决.
在充分搜集,整理市场各种信息和市场存在问题的基础上,及时向销售经理反映市场问题,并将解决情况主动反馈给经销商.
科学服务
建立客户表格化服务体系.针对各市场编制"市场调研表","重点客户调研表",完善"月任务跟踪表","市场问题汇总反馈表",分类汇总,每月进行统计,分析,分类归档,并将信息及时反馈相关领导部门.
结合客户销售情况,时时关注客户发货,回款,并提醒大区经理,督促任务完成.
汇总客户的各产品物价审批及药检报告的报批手续.对手续不健全者及时向相关领导反馈.
对公司没有而客户需要提供的手续及时向相关领导反馈,并跟踪至问题解决.
销售管理制度
- -
副总
销售部
市场部
商务部
大区经理
大区经理
大区经理
大区经理
招 商 部
产品经理
平面设计
客户服务
库房
发货
市场财务
办事处
客户
总经理
客户服务
开据出库单
销售经理
签字认可
物流
大区经理
汇总
销售经理
销售副总
统计
货款审核
签字盖章
市场财务
挂帐签字
款未到
营销中心
市场财务
发
货
单
签
字
盖
章
销售及回款报告
(周,月,季)
报 表 分 析
(周,月,季)
交各
大区
经理
盖章签字
款已到
出库单回执分发
退换货报表传递
库房帐务管理
与财务定期对帐
发货明细汇总
及时上报库存
向客户传真提货单
客户档案管理
合同管理
资料准备
开据发货单
库 管
发 货
按发货单要
求及时发货
客户服务
物流
回执交库房
商务部
营销中心
登记发货记录
这个问题看似很难办，尤其是对新入职的新员工来说，更是具有不少的难度。
其实，这个问题并不复杂，复杂的原因在于你是新人，你不认识领导，领导不认识你，而且领导身边的人你也不熟。这使你更加地胆怯。
因而，你首先应该是增加自信心，打起精神，信心饱满地去见领导。
具体做法如下:
一、简要整理好自己的自我介绍和要办的事，要语言简练、言吐得当，给人以清晰的好印象。
二、给你不认识的领导打电话:“您是XX吗?我是XX部门新来的MM，有一份XXX资料(文件、单据)XX已经签字了，现在需要您审核，请问我现地过去您现在方便吗?”
三、可以请你的上司给你要见的领导打电话，让他帮你联系，并把你介绍给他。
四、领导不在，你可以明正言顺地在门外等，等的时候可以和领导身边的同事请教签字的事，借机联络感情--熟人好办事。
领导：
领导是领导者为实现组织的目标而运用权力向其下属施加影响力的一种行为或行为过程。领导工作包括五个必不可少的要素:领导者、被领导者、作用对象(即客观环境)、职权和领导行为。
概念：
因为领导是管理学上的一个概念，所以我们一般会把领导这个词置于管理学中理解。
根据《管理学基础》中的解释:领导是以实践中心展开的，由拘役社会系统中的领导主体根据领导环境和领导客体的实际情况确定本系统的目标和任务，并通过示范、说服、命令、竞争和合作等途径获取和动用各种资源，引导和规范领导客体、实现既定目标，完成共同事业的强效社会工具和行为互动过程。
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