一个完整的采购流程包括哪些步骤

采购，是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源， 为满足自身需要或保证生产、经营活动正常开展的一项经营活动。

从定义中可以看出采购的目标是为满足自身需要和保证经验活动而展开的活动。

我们科力普省心购做为晨光旗下专门的办公用品采购平台，日常接触最多的就是各公司的采购人员，包括我们自己也有很多采购工作人员。在工作的过程中，我们总结了采购的流程，主要包含以下几方面：

1   采购计划

采购计划是采购员根据请购单和公司生产计划、销售计划制定的采购计划，是以公司需求为依据的。

2    供应商的选择与考核

采购的职责之一就是为公司节约成本，选择高品质的产品，因此需要考察供应商是否达到自己的要求，要判断供应商的好坏。

以生产型供应商为例。采购经理一定要确定供应商具备一定的质量管理系统、生产控制系统、物料管理系统和合理的管理结构。这意味着采购经理本人应熟悉生产企业的运作。好的供应商与差的在这些基本管理系统上会有实质的区别。供应链管理专业通过一系列的课程来提高学生在这方面的能力。非专业的人也可参加一些质量管理、生产进度、库存管理、运营管理等方面的培训。

3   询价、比价、议价

确保供应商有合理的利润。作为采购方，一般都在谈判中有相当的优势，关键是把这些优势发挥到什么地步。把供应商压榨到无利可图绝对不是明智之举。采购要做的是真正理解供应商的成本结构，让它有一定的利润，但又不要牟取暴利。这需要一些成本估算方面的知识。

4  合同的签订

买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其他过程，最后双方签订有关协议，合约即告成

5  交货验收

交货验收，采购员必须确定或物品品种、数量、质量、交货期的正确无误。

就总体而言，采购的工作涉及收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款全过程的，每一个过程都非常重要。

作为一名优秀的采购人员必须具备较强的综合能力。

确定供应商时，需要专业的行业知识和经验；

选择最终供应商时，需要多部门合作的协调能力；

谈判价格时，不仅需要商务知识、经验，还需要谈判技巧；

完成订单时，需要懂得基本的财务和税务知识；

好的采购员，首先是一名好员工，遵守公司规定，维护公司利益，为公司创造更多的价值。

其次，是一个好商人。这是采购应该具备的技能定位，有全局观，有成本意识，有价值衡量标准，有使业主方利润最大化的能力，也就是在采购时让企业少走错路弯路的技能。

采购管理的主要程序

建立和实施制度化的采购管理程序， 这是采购管理工作有效进行的根本保证。 有法必依， 违法必究， 这是制度能切实贯彻执行的保证。只有制度化了， 才能在公司中用法治， 而不是人治。下面我准备了关于采购管理的主要程序，提供给大家参考!

① 规定采购条件。

明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量、需求的满足保证等负完全责任， 并明确采购主管人对下属的工作过程和结果的监控负责、采购物品必须是必需的不可或缺的， 而且经查对无库存或库存不足以满足需要者。 采购物品必须适量， 不得超标积压或不可用或根本不需用、采购物品的单价须为掌握内的合适单价， 而且力求是最低的单价。 执行价格不得高于公司核定价格或掌握的现行市场价格。大数量或高单价的物品采购必须有三家以上供应商报价选择， 并在采购事项未确定前传送财务部、采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认之供应商处购买， 即不适宜随意变更供应商。 已有之供应商处没有所需采购之物品， 或因单价及质量或因其他原因等因素， 可变更或选择新的供应商， 但应将变更理由及有关事项告知财务部并征得财务部认可， 同时向财务部提供[新增供应商资料卡片]、采购物品必须保证物有所值且物有所用， 即相同质量下的价格最优化是采购的前提。

② 明确分工。

公司下辖生产性原村料消耗的装配部和塑胶部等生产部门、工模材料消耗的工模部、总务维修及工程材料消耗的总务部、机械设备维修材料消耗的设备维修部、办公文具用品消耗的信息部、员工伙食消耗的人事部等诸多采购部门， 为明确采购员的权利和责任， 使各采购活动有条不紊并将责任归落到人， 必须对公司的所有采购活动按类别进行明确分工并落实到相应采购人员。 采购人员必须是该种采购的内行者， 如原材料及辅助材料由生产采购部负责， 工程物资由总务部负责， 设备维修材料由设备维修部负责， 工模材料由工模部负责， 电脑、精密仪器、电子设备、机器设备等由使用部门或专业人员负责。

③ 采购审批权限。

所有采购报价、采购合同、采购办理必须先批准后实行， 有效批准者是总经理。禁止未经批准的采购事宜， 但突发性或临时性急需物品(如工作中的机械突损部件、临时特采等)可以由财务部确认后即由采购负责部门采购， 但请购单上须注明急购字样并说明理由， 请购单由总经理补批。

④ 验收职能。

任何物品购入后须经非采购者本人验收并在送货单、上签名作实。 验收人员由财务部指定或确认。 验收者必须核实进货的物品与订货单是否相符， 对经手验收物品的品种、规格、数量和质量等与采购或采购约定所载之要求的相符性负责。 只有完全合格或经相关职能部门批准特殊放行的物品才准验收入库。 验收无误后， 填制材料入库单， 连同供应商送货单分送财务部作为结算货款的凭据。为明确责任， 结算凭据必须由采购员签名作实。

⑤ 退货与索赔。

为避免损失，采购回厂的物品由于质量、规格不符， 采购部门须立即办理退货， 无论货品是否退还给了供应商， 均须立即书面通知财务部及时扣回相应款项。 凡检验结果为不良品的来料检验报告， 品管部应分发至采购部门和财务部， 以有效追踪， 不致有遗漏退货扣款事项的发生。 采购约定中必须明确索赔条款， 对因供应商供货期间、数量、质量或相关原因未达到约定条件而产生的直接损失和因此面导致产生的其他损失， 应由采购部门根据实际应由供应商负责的损失以正式公函向供应商索赔，并由财务部在货款中扣回相应款项或收取现款。 采购部门不能解决的， 公司可以采用不排除以法律形式解决的措施， 以及时保护公司的利益。

⑥ 货款结付政策。

所有采购除零散性或不常用无法采用月结付款和特别情况需用现金支付的外， 均为月结付款方式。 不能使用月结的， 除小金额或零散性的因供应商不能来公司收款而由采购人员购买时直接付款外， 均由供应商直接到公司财务部收款。 禁止采购人员直接办理现金支付事宜。 月结供应商必须在规定期间内(每月5日前)提供对帐单至财务部对帐， 此政策采购部门须明确知会供应商。 货款由财务部根据采购结算条件和资金流转情况安排结付。 为防止货款已结付但事后出现质量或数量等原因而给公司造成经济损失， 采购部门应尽量避免即时结付现金， 即对非月结的大金额的采购保留一周或半月等一定的付款期间。 在不影响公司商誉的前提下， 适度延长付款时间是公司进行信用融资的财务政策。

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采购是企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、通过商务谈判确定价格和交货条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。这一过程包括采购计划制定，采购寻源，采购执行，结案。传统的采购方式程序繁琐，管理麻烦，线上采购，以公平、公正、信息透明为特点是以后的发展趋势，例如zber推出的易竞价平台，是“互联网+采购”的创新模式，即采购商组织供应商“在线”进行竞价，供应商用逐步降低销售价格的方式赢得采购订单的全过程。这个产品把采购程序从线下搬到线上，缩短的采购程序，降低了成本，提高的效率。

采购基本流程：

生产部门请购---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈（下单）----合同的签订（确定付款条件、货运方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---财务结算

1、

采购计划

采购员应根据请购单和公司生产计划、销售计划制订采购计划，应有全局观念。

2、

供应商的选择和考核

A、如何选定最适当的供应商，是采购部门最重要的职责之一。一般而言，供应商的家数愈多，选择最适当供应商的机会就愈大。因此，如何扩大寻找供应商的来源，便是采购人员相当重要的课题。寻找供应商，可以通过网络、杂志、以及杂志和同行业介绍来寻找。

B、对供应商的考核也很重要，一般从经营情况、供应能力、技术能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。

3、询价、比价、议价

4、合同的签订

买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。

5、交货验收

交货验收为采购作业中最为重要的一环。采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。

6、质检

货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。

7、财务结算

货物入库后，财务结算。

比选采购方式的主要流程：

1、采购人发出采购信息（采购公告或采购邀请书）及采购文件。

2、供应商按采购文件要求编制、递交应答文件。

3、采购人对供应商应答文件进行评审，并初步确定中选候选供应商。

（中选候选供应商数量少于递交应答文件供应商数量，具体数量视采购项目情况而定）。

4、采购人保留与中选候选供应商进一步谈判的权利。

5、采购人确定最终中选供应商，并向所有递交应答文件的供应商发出采购结果通知。

6、采购人与中选供应商签订采购合同。

竞争性谈判的主要程序：

1、采购人发出采购信息（采购公告或采购邀请书）及采购文件。

2、供应商按采购文件要求编制、递交初步应答文件。

3、采购人根据初步应答文件与所有递交应答文件的供应商进行一轮或多轮谈判，供应商根据采购人要求进行一轮或多轮应答。

4、采购根据供应商最后一轮应答进行评审，并确定成交供应商。

5、采购人向所有递交应答文件的供应商发出采购结果通知。

6、采购人与成交供应商签订采购合同。

注意事项

1、采购的基本作用，将资源从资源市场的供应者手中转移到用户手中的过程。在这个过程中，一是要实现将资源的物质实体从供应商手中转移到用户手中。前者是一个商流过程，主要通过商品交易、等价交换来实现商品所有权的转移。

后者为一个物流过程，主要通过运输、储存、包装、装卸、流通加工等手段来实现商品空间位置和时间位置的完整结合，缺一不可。只有这两个方面都完全实现了，采购过程才算完成。因此，采购过程实际上是商流过程与物流过程的统一。

2、采购是一种经济活动

在整个采购活动过程中，一方面，通过采购获取了资源，保证了企业正常生产的顺利进行，这是采购的效益；另一方面，在采购过程中，也会发生各种费用，这就是采购成本。

要追求采购经济效益的最大化，就是不断降低采购成本，以最少的成本去获取最大的效益。而要做到这一点，关键的关键，就是要努力追求科学采购。科学采购是实现企业经济利益最大化的基本利润源泉。

参考资料来源：百度百科-采购

参考资料来源：百度百科-采购流程

采购作业流程就是详细论述采购部门职责或任务的运营指南，是采购管理中最重要的部分之一，是采购活动具体执行的标准。我给大家整理了关于采购作业流程，希望你们喜欢!

采购作业流程的基本步骤

采购作业流程会因采购的来源、方式以及物件等的不同而在作业细节上有所差异，但基本流程都大同小异。以下是美国采购学者威斯汀所主张的采购的基本作业步骤。

1确认需求

在采购之前应先确定买哪些物料，买多少，何时买，由谁决定等。

2需求说明

确认需求之后，对需求的细节，如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均加以明确说明，以便使来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。

3选择可能的供应来源

根据需求说明在原有供应商中选择成绩良好的厂商，通知其报价，或以登报公告等方式公开征求。在选择供应商时，企业应考虑的主要因素有：

1价格。物美价廉的商品是每个企业都想获得的。相对于其他因素，虽然价格并不是最重要的，但比较各个供应商提供的价格连同各种折扣是选择供应商不可或缺的一个重要指标。

2质量。商品质量也是一个十分重要的选择供应商的影响因素。商品质量的选择应根据企业实际情况而定，并不是质量最好的就是最适应的，应力求用最低的价格买到最适合本企业质量要求的产品。

3服务。服务也是一个很重要的选择供应商的影响因素。如更换次品、指导装置使用、修理装置等，类似这样的一些服务在采购某些专案时，可能会在选择过程中起到关键作用。

4位置。供应商所处的位置对送货时问、运输成本、紧急订货与加急服务的回应时间都有影响。在当地购买有助于发展地区经济，易于形成社群信誉以及良好的售后服务。

5供应商库存政策。如果供应商的库存政策要求自己随时持有备件库存，那么拥有安全库存将有助于装置突发故障的解决。

6柔性。那些愿意且能够回应需求改变、接受设计改变等要求的供应商应予以重点考虑。

4适宜价格的决定

决定可能的供应商后进行价格谈判。

5订单安排

价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单和合约均属于具有法律效力的书面档案，对买卖双方的要求、权利及义务必须予以说明。

6订单追踪与稽核

签约订货后，为求销售厂商如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商按规定交货，并予以严格验收入库。

7核对发票

厂商交货验收合格后，随即开具发票。要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对后财务部门才能办理付款。

8不符与退货处理

凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依据合约规定退货，并立即办理重购，予以结案。

9结案凡验收

合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失、绩效好坏等，并签报高阶管理层或权责部门核阅批示。

10记录与档案

维护凡经结案批示后的采购档案，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备参阅或事后发生问题查考。档案应具有一定保管期限的规定。

采购作业流程的注意事项

在设计采购作业流程时，应注意以下要点。

1采购结构应与采购数量、种类、区域相匹配

一方面，过多的流程环节会增加组织流程运作的作业与成本，降低工作效率;另一方面，流程过于简单、监控点设定不够等，将导致采购过程 *** 作失去控制，产生物资质量、供应、价格等问题。

2先后顺序及实效控制

应注意其流畅性与一致性，并考虑作业流程所需的时限。例如，避免同一主管对同一采购档案作数次的签核;避免同一采购档案在不同部门有不同的作业方式;避免一个采购档案会签部门太多，影响作业实效。

3关键点设定

为便于控制，使各项在处理中的采购作业在各阶段均能被追踪管理，应设定关键点的管理要领或办理时限。例如，国外采购、询价、报阶、申请输入许可证、出具信用证、装船、报关、提货等均有管理要领或办理时限。

4权责或任务的划分

各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。比如，请购、采购、验收、付款等权责应予区分，并指定主办单位。

5配合作业方式的改善

例如，手工的作业方式改变为计算机管理系统辅助作业后，其流程与表格需作相应的调整或重新设计。

6采购流程应反映集体决策的思想

由计划、设计、工艺、认证、订单、质量等人员一起来决定供应商的选择。处理程式应合时宜，应注意采购程式的及时改进。早期设计的办理程式或流程经过若干时日后应加以检查，并不断改进与完善，以回应组织的变更或作业上的实际需要。

7避免作业过程中发生摩擦、重复与混乱

注意变化性或d性范围以及偶发事件的处理规则。例如，在遇到“紧急采购”及“外部授权”时，应有权宜的办法或流程来特别处理。

8价值与程式相适应

程式繁简或被重视的程度应与所处理业务或采购专案的重要性或价值的大小相适应。凡是涉及数量较大、价值较高或容易发生舞弊的作业，应有比较严密的处理监督;反之，则可略微放宽，以求提高工作效率。

9处理程式应适合现实环境

应注意程式的及时改进。早期设计的处理程式或流程，经过若干时间段以后，应加以审查，不断改进，以适应组织变更或作业上的实际需要。

网上采购程序主要包括：采购前的准备工作、采购中供需双方的磋商、合同的制定与执行、交付与清算等环节。

一、采购前的准备工作

对于采购商来说，采购前的准备过程就是向供应商进行宣传和获取有效信息的过程。在网络环境条件下，将演变成供应商积极把自己产品的信息资源(如产品价格、质量、公司状况、技术支持等)在网上发布，企业则随时上网查询并掌握自己所需要的商品信息资源。

双方推拉互动，共同完成商品信息的供需实现过程。在网络环境中，信息的交流通常是通过登陆和浏览对方的网站和主页完成，其速度和效率是传统方式所无法比拟的。采购前的信息交流主要是企业对供应商的产品价格和质量进行了解。因此，价格在很大程度上决定着采购决策。

二、供需双方的磋商

过程在网络环境下，传统采购磋商的单据交换可以演变为记录、文件或报文在网络中的传输过程。各种网络工具和专用数据交换协议自动地保证了网络传递的准确性和安全可靠性。

企业一旦选择了合适的能保证最佳产品质量、最合理价格、最优质服务的供应商，就可以在网上与其进行磋商、谈判。

各种商贸单据、文件(如价目表、报价表、询盘、发盘、订单、订购单应答、订购单变更要求、运输说明、发货通知、付款通知、发票等)在网络交易中都变成了标准的报文形式，减少了漏洞和失误，规范了整个采购过程。

三、合同的制定与执行

磋商过程完成之后，需要以法律文书的形式将磋商的结果确定下来，以监督合同的履行，因此双方必须以书面形式签订采购合同。这样一方面可以杜绝采购过程中的不规范行为，另一方面也可以避免因无效合同引起的经济纠纷。

因为网络协议和网络商务信息工具能够保证所有采购磋商文件的准确性和安全可靠性，所以双方都可以通过磋商文件来约束采购行为和执行磋商的结果。

四、支付与清算过程

采购完成以后，货物人库，企业要与供应商进行支付与结算活动。企业支付供应商采购价款的方式目前主要有两大类：

1、电子货币类，包括电子现金、电子钱包和电子xyk等；

2、电子支票类，

如电子支票、电子汇款、电子划款等。前者主要用于企业与供应商之间的小额支付，比较简单；后者主要用于企业与供应商之间的大额资金结算，比较复杂。

扩展资料：

传统的采购模式存在下列问题：采购、供应双方为了各自利益互相封锁消息，进行非对称信息博弈，采购很容易发展成为一种盲目行为；供需关系一般为临时或短期行为，竞争多于合作，容易造成双输后果；

信息交流不畅，无法对供应商产品质量、交货期进行跟踪；响应用户需求的能力不足，无法面对快速变化的市场；利益驱动造成暗箱 *** 作，舍好求次、舍贱求贵、舍近求远，产生腐败温床；设计部门、生产部门与采购部门联系脱节，造成库存积压，占用大量流动资金。

参考资料来源：百度百科－电子商务采购

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