采购的基本流程

采购 *** 作管理流程如下：

一、寻价

（一）明确原材料采购要求

1、根据具体使用

确认要求：

（1）技术人员或者提出需求人员提出物料采购要求（包括产品的型号、技术参数、材质等）；

（2）提出部门提出物料要求，采购根据采购小样，试产后再由提出人确认物料具体要求（针对不明确物料需求的情况）。

2、 采购人员整理原材料采购要求，供后续采购提供依据，如有更改生产及时通知采购部门。

（二）供应商的开发

1、通过多方信息渠道收集相关供应商或承包商的资料，至少寻找3家以上的供应商；电话或QQ、旺旺与这些供应商或承包商进行初步的沟通：索要相关技术资料、报价表等，必要时可要求寄样品以供我们测试；

2、初步比较后找相对合适的3家（或以上）作实质性的沟通（对用量大或重要的原材料必要时需进行实地考核综合评估），通过价格、性能、服务等相关方面的因素形成《寻价格表》，并依此作为选用供应商的依据。

3、跟踪样品到货及使用情况；

4、各项考察合格后可进行初步合作：打样、小批量采购等；

5、初步合作完成作一个评定，确定合格后选取为合格供应商或加工商，如仍存在问题要求其限期改善，直至达到我方的标准。

二、采购过程的实施

（一）采购申请：

1、产品物料的采购申请由仓库根据最低库存提出申请，经主管部门经理批准后交采购部经理确认签收；采购人员制作采购计划并根据要求进行供应商选择与实施采购；

2、 办公、生活用品由行政部门提出申请，经主管部门经理批准后交采购部签收（特殊情况也可由行政部自行采购）；

（二）采购实施：

1、采购首先选择好合适的供应商并做好物料订单，经采购经理签字确认后传真到供应商并要求供应商制作采购单（购销合同）签章确认后回传，采购人员核对型号、数量、价格、到货日期等、，确认无误后再回传到供应商处要求进行生产与发货，采购原件采购人员整理并跟踪合同的到货情况；

2、办公、生活用品的采购经采购部初步估价后向财务部借支现金，直接到市场购买，月用量）大的物料应找好一两家合适的商家固定供应。

（三）采购跟进：

1、所有采购单（购销单）都应汇总到《采购计划表》上，以便统一管理；

2、采购交期应及时做好采购计划表中的《供应商交货进度表》，依此作为跟进交货和沟通的依据；

3、物料到公司由采购人员签收并及时确认数量与质量，对于坏料立即退货、少料要求补料；

4、把订单物料入库单交一联到采购部，采购部单核对当天入库单与快递单并记录到汇总表上，以备查询。

与及时跟进。

（四）供应商管理：

1、在采购整个过程中及时录入《采购计划表》中的《供应商评价表》；

2、定期（每季度）对所有协力厂商在产能、品质控制、价格、服务等多方面进行评估，具体见《目录》；

3、按评估结果对供应商进行分类（分A、B、C、D四级）：A类为优秀，B类为合格，C类为免强合格，D类为不合格；

4、对A类供应商保持良好的和作关系；对B类供应商要加强沟通；对C类供应商要求限期改善；对D类供应商予以取消，终止合作关系；

5、根据具体情况与供应商谈产品价格与付款周期。

采购部门日常工作需要负责什么以下是我为您整理的，希望对您有帮助。

如下

一、各类物品采购工作流程

1、仓库补仓物品的采购工作流程：

仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:

1货品名称，规格;

2平均每月消耗量;

3库存数量;

4最近一次订货单价;

5最近一次订货数量;

6提供本次订货数量建议。

经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程式报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况，要向主管领导汇报。

2、部门新增物品的采购工作流程：

若部门欲添置新物品，部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程式报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施

3、部门更新替换旧有装置和物品的采购工作流程：

如部门欲更新替换旧有装置或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:

1货品名称，规格;

2最近一次订货单价;

3最近一次订货数量;

4提供本次订货数量建议。

采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程式办理有关审批手续，经董事会批准后，组织采购。

4、鲜活食品冻品的采购工作流程：

蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由各酒吧、各部门总厨或主管

，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。

5、燃料的采购工作流程：

采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单,按酒店采购审批程式办理，并组织实施。

6、维修零配件和工程物料的采购工作流程：

工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:

1货品名称，规格;

2平均每月消耗量;

3库存数量;

4最近一次订货单价;

5最近一次订货数量;

6提供本次订货数量建议。

大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表专案填写采购申请单工程预算表附在采购申请单下面,且采购申请单内必须注明以下资料:

1货品名称，规格;

2库存数量;

3最近一次订货单价;

4最近一次订货数量;

5提供本次订货数量建议。

以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程式报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施

二、采购工作流程中须规范事项:

1、所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门经理核签后，整份共四联交给资产会计，资产会计复核后送董事。

2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。

3、稽核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。

1签置核对：检查采购申请单是否部门经理签置，核对其是否正确。

2数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。

4、邀请供应商报价。

三、货比三家工作流程：

每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：

1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，

包括：①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商至少选择3个供应商，要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。③提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交评定小组审批。

2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报董事会稽核四、采购活动的后续须跟进工作

1、采购订单的跟催

当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。

2、采购订单取消

1酒店取消订单：

如因某种原因，酒店需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事会作出决定。

2供应商取消订单：

如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。

3违反合同：

合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。

4档案储存：

所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同

采购人员自购物品价格资讯每天须录入至采购部价格资讯库

5采购交货延迟检讨

凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批示。

6采购物品的维护保养：

如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项对装置等专案的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统相容，以免造成不能配套或无法安装的情况。

询价采购具体流程

一、 询价采购流程

1、采购审批。达到公开招标数额标准的货物，拟采用询价采购方式的，采购人应当在采购活动开始前，报经主管预算单位同意后，向设区的市、自治州以上人民 财政部门申请批准。

2、成立询价小组。询价小组是完成采购任务的基础，询价小组成员中的采购人代表起着关键作用，必须具备相应的采购专业知识和技能，具有较丰富的 采购实践经验，还必须对采购对象十分了解，可在采购中向询价小组讲述采购需求。

3、制作询价通知书。询价通知书是供应商响应采购人采购项目需求的指南，因此询价通知书必须规范、标准。确定被询价的供应商名单 询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。

4、正式询价。应商按询价通知书的约定，在约定的时间和地点将响应文件送达。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，为了体现公平，询价小组不得同某一供应商就其报价进行谈判。

5、编写询价评审报告。询价小组评审结束后，应根据评审记录和评审结果编写评审报告。评审报告应当由询价小组全体人员签字认可。询价小组成员对评审报告有异议的，询价小组按照少数服从多数的原则推荐成交候选人，采购程序继续进行。

6、确定成交供应商并公示名单。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。采购人或者采购代理机构应当在成交供应商确定后2个工作日内，在省级以上财政部门指定的媒体上公告成交结果，同时向成交供应商发出成交通知书，并将询价通知书随成交结果同时公告。

7、签订合同。采购人与成交供应商应当在成交通知书发出之日起30日内，按照询价通知书确定的合同文本以及采购标的、规格型号、采购金额、采购数量、技术和服务要求等事项签订 采购合同。

8、履约和验收。采购人或者采购代理机构应当按照采购合同规定的技术、服务等要求组织对供应商履约的验收，并出具验收书。验收书应当包括每一项技术、服务等要求的履约情况。大型或者复杂的项目，应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收。验收方成员应当在验收书上签字，并承担相应的法律责任。

二、 采购询价方式适用的条件

《 采购法》第三十二条对询价采购方式及适用情形作出了规定，即采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的 采购项目，可以依照本法采用询价方式采购。

这条规定有四层含义，即：

（一）采购的货物货源丰富。

（二）采购现成的而并非按采购人要求的特定规格特别制造或提供的标准化货物。

（三）是采购的货物规格、标准统一；

（四）是采购的货物价格变化幅度小。

扩展资料：

采购（Government Procurement） 是指各级 为了开展日常政务活动或为公众提供服务，在财政的监督下，以法定的方式、方法和程序，通过公开招标、公平竞争，由财政部门以直接向供应商付款的方式，从国内、外市场上为 部门或所属团体购买货物、工程和劳务的行为。

其实质是市场竞争机制与财政支出管理的有机结合，其主要特点就是对 采购行为进行法制化的管理。 采购主要以招标采购、有限竞争性采购和竞争性谈判为主。

参考资料：

中华人民共和国采购法-找法网

采购询价的标准流程

完整的询价采购过程一般应分为六个阶段进行。

1、询价准备阶段，在这个阶段，应按以下步骤进行： 11进行采购项目分析。集中采购机构在受理采购单位委托的采购项目后，要对采购单位提出的采购项目计划和采购方案，从资金、技术、生产、市场等几个方面进行全方位综合分析，为确定科学的采购方案和完整的采购项目清单做好准备。

12制定采购方案，确定采购项目清单。对经分析、论证后的采购方案，集中采购机构要会同采购单位及有关方面的专家对采购项目进行论证和可行性分析，有必要时，要组织有关方面对采购单位进行现场考察，制定最终的采购方案，确定最后的采购项目清单，明确有关技术要求和商务要求。

13编写询价书。集中采购机构要结合项目特点，根据对项目的分析、论证情况和采购项目清单及有关技术要求编制询价书。

完整的询价书主要应包括以下内容： 1）询价公告或报价邀请函：包括采购项目简介和内容、报价单位资格要求、报价单位获取询价书的办法及时间、询价书售价（如果有的话）、报价时间要求、报价地点、报价方式、联系人及****等。 2）采购项目要求：包括采购单位的基本情况、采购项目的详细内容和要求、采购项目清单和相关技术要求、报价单位的资质条件、合同的特殊条款等。

3）报价单位须知：包括询价书的主要内容、项目的实施过程和具体要求、对报价单位的要求、报价书的格式及内容、报价方式和时间要求、对报价书评价的方法和原则、确定成交办法及原则、授予合同的办法等。 4）合同格式：包括合同的主要条款、工程进度、工期要求、合同价款包含的内容及付款方式、合同双方的权利和义务、验收标准和方式、违约责任、纠纷处理方法、生效方法和有效期限及其它商务要求等。

5）报价文件格式：主要包括报价书（或报价函）、报价表、主要设备及服务说明、报价单位的资格证明文件和服务承诺以及相关内容等。 14询价书的确认。

询价书编制完成后，须送采购单位审核确认，经采购单位法定代表人或授权委托人签字并加盖公章后，方可正式印制。 15邀请供应商。

按照询价书确定的供应商资格条件和邀请方式，邀请相关供应商前来参与报价。邀请供应商可采取公开方式和有限邀请方式。

1）公开邀请方式，是指在 采购管理机关（财政部或省、市财政部门）指定的 采购信息发布媒体上公开披露采购信息，刊登询价公告（或报价邀请函），广泛邀请有兴趣参与的供应商前来报价的一种方式。 2）有限邀请方式，是指在 采购供应商信息库中采取随机方式公开选择三家以上相关供应商，以送发书面邀请函的办法邀请其前来报价的一种方式。

16进行资格预审。对有兴趣参与报价的供应商进行资格预审，主要是对其提交的有关资格证明文件进行审查，包括基本资格审查和专业资格审查等。

如采取有限邀请方式，可不需进行资格预审。 17发出询价书。

对经过资格审查、符合项目要求的供应商发出询价书。 18成立询价小组。

询价小组主要负责对各供应商提供的报价按照询价书的规定进行独立评价。询价小组一般由采购单位代表、集中采购机构代表、有关专家等三方面人员组成，成员人数为三人以上的单数，其中专家人数应占三分之二以上。

19制作评价办法和文件。评价办法和文件是供询价小组成员在评价过程中和集中采购机构在确定成交过程中使用的有关材料，包括评价标准、评价办法、确定成交原则等。

2、询价及评价阶段，在这个阶段，应按以下步骤进行： 21公开报价。各供应商应在规定的时间内向集中采购机构提交报价文件，报价文件中应一次报出一个不可更改的最终报价，以确保公平竞争。

报价文件要求为密封报送，一般不应接受传真或电话报价。报价文件提交后，供应商不得对报价文件进行修改。

集中采购机构应指定专人（二人以上）在报价截止时间前接收的报价文件，并妥善保管，对在截止时间之后递交的报价应拒绝接收。集中采购机构在报价时间截止后，要举行公开仪式，对各供应商提供的报价文件中的报价表进行公开报价。

公开报价仪式应邀请采购单位代表、供应商代表、监督方代表（纪检监察机关或 采购监督管理机构）、有关方面的技术专家参加，询价小组成员和工作人员一般也应参加公开报价仪式。 22询价小组审阅报价文件。

询价小组全体成员审阅各供应商的报价文件，主要审查各报价文件的完整性、对采购方案的完全响应性，报价单位资格及资质的符合性等，以判定报价文件的有效性等。审阅过程中，应确保公平地对待每一份报价文件。

23询价小组进行综合评价。询价小组要对各供应商的报价进行综合评价，评价的依据主要是询价书、评价办法和文件及事先制定的评定成交的标准等，并确保公平地对待每一个报价单位提交的报价。

在审阅报价文件及对报价文件进行综合评价过程中，询价小组不得同某一个供应商就其报价进行谈判。 24询价小组推荐预成交供应商。

询价小组根据综合评价情况，推选预成交供应商名单。在一般情况下，成交供应商应是符合采购要求、质量和服务相等、且报价最低的供应商。

25询价小组出具询价结果报告。询价。

询价的一般流程

1 询价采购流程一、询价准备

计划整理。采购代理机构按照 采购执行计划，结合采购人员的急需程度和采购物品的规模，编制月度询价采购计划。

组织询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二，以随机方式确定。询价小组名单在成交结果确定前应当保密。

编制询价文件。询价小组按照 采购有关法规和项目特殊要求，在采购执行计划要求的采购时限内拟定具体采购项目的采购方案、编制询价文件。

询价文件核对。询价文件在定稿前需经采购人核对。

收集信息。按照采购物品或服务等特点，通过查阅供应商信息库和市场调查等途径进一步了解价格信息和其他市场动态。

确定被询价的供应商名单。询价小组通过随机方式从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，同时向其发出询价通知书让其报价。

2 询价采购流程二、询价

询价时间告知市招标办、资金管理部门等有关部门。

递交报价函。被询价供应商在询价文件限定的时限内递交报价函，工作人员应对供应商的报价函的密封情况进行审查。

询价准备会。在询价之前召集询价小组召开询价预备会，确定询价组长，宣布询价步骤，强调询价工作纪律，介绍总体目标、工作安排、分工、询价文件、确定成交供应商的方法和标准。

询价。询价小组所有成员集中开启供应商的报价函，作报价记录同时签名核对，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，按照询价文件所列的确定成交供应商的方法和标准，确定一至二名成交候选人同时排列顺序。

询价报告。询价小组必须写出完整的询价报告，经所有询价小组成员及监督员签字后，方为有效。

3 询价采购流程三、确定成交商

采购人按照询价小组的书面谈判报告和推荐的成交候选人的排列顺序确定成交人。当确定

的成交人放弃成交、因不可抗力提出不能履行合同，采购人可以依序确定其他候选人为成交人。采购人也可以授权询价小组直接确定成交人。

成交通知。成交人确定后，由采购人向成交人发出《成交通知书》，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。

编写采购报告。询价小组应于询价活动结束后二十日内，就询价小组组成、采购过程、采购结果等有关情况，编写采购报告。

询价的一般流程是什么？

流程一、询价准备 流程二、询价 流程三、确定成交商 广义的询价是指获得准确的价格信息，以便在报价过程中对工程材料（设备）及时、正确的定价，从而保证准确控制投资额、节省投资、降低成本。

询查材料设备价格的方法有：造价信息（地区刊物）、电话询价、上网查询、市场调查、厂家报价等。询价时应该能尽可能多的提供预购的产品信息，数量等。

狭义的询价特指一种 采购手段，即询价采购，是指询价小组根据采购人需求，从符合相应资格条件的供应商中确定不少于三家的供应商并向其发出询价单让其报价。由供应商一次报出不得更改的报价，然后询价小组在报价的基础上进行比较，并确定成交供应商的一种采购方式。

询价采购的法定流程有哪些？

采取询价方式采购的，应当遵循下列程序：（一）成立询价小组。

询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。

（二）确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。

（三）询价。剑鱼招标提醒：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。

（四）确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。

以上内容均根据学员实际工作中遇到的问题整理而成，供参考，如有问题请及时沟通、指正。

采购管理的主要程序

建立和实施制度化的采购管理程序， 这是采购管理工作有效进行的根本保证。 有法必依， 违法必究， 这是制度能切实贯彻执行的保证。只有制度化了， 才能在公司中用法治， 而不是人治。下面我准备了关于采购管理的主要程序，提供给大家参考!

① 规定采购条件。

明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量、需求的满足保证等负完全责任， 并明确采购主管人对下属的工作过程和结果的监控负责、采购物品必须是必需的不可或缺的， 而且经查对无库存或库存不足以满足需要者。 采购物品必须适量， 不得超标积压或不可用或根本不需用、采购物品的单价须为掌握内的合适单价， 而且力求是最低的单价。 执行价格不得高于公司核定价格或掌握的现行市场价格。大数量或高单价的物品采购必须有三家以上供应商报价选择， 并在采购事项未确定前传送财务部、采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认之供应商处购买， 即不适宜随意变更供应商。 已有之供应商处没有所需采购之物品， 或因单价及质量或因其他原因等因素， 可变更或选择新的供应商， 但应将变更理由及有关事项告知财务部并征得财务部认可， 同时向财务部提供[新增供应商资料卡片]、采购物品必须保证物有所值且物有所用， 即相同质量下的价格最优化是采购的前提。

② 明确分工。

公司下辖生产性原村料消耗的装配部和塑胶部等生产部门、工模材料消耗的工模部、总务维修及工程材料消耗的总务部、机械设备维修材料消耗的设备维修部、办公文具用品消耗的信息部、员工伙食消耗的人事部等诸多采购部门， 为明确采购员的权利和责任， 使各采购活动有条不紊并将责任归落到人， 必须对公司的所有采购活动按类别进行明确分工并落实到相应采购人员。 采购人员必须是该种采购的内行者， 如原材料及辅助材料由生产采购部负责， 工程物资由总务部负责， 设备维修材料由设备维修部负责， 工模材料由工模部负责， 电脑、精密仪器、电子设备、机器设备等由使用部门或专业人员负责。

③ 采购审批权限。

所有采购报价、采购合同、采购办理必须先批准后实行， 有效批准者是总经理。禁止未经批准的采购事宜， 但突发性或临时性急需物品(如工作中的机械突损部件、临时特采等)可以由财务部确认后即由采购负责部门采购， 但请购单上须注明急购字样并说明理由， 请购单由总经理补批。

④ 验收职能。

任何物品购入后须经非采购者本人验收并在送货单、上签名作实。 验收人员由财务部指定或确认。 验收者必须核实进货的物品与订货单是否相符， 对经手验收物品的品种、规格、数量和质量等与采购或采购约定所载之要求的相符性负责。 只有完全合格或经相关职能部门批准特殊放行的物品才准验收入库。 验收无误后， 填制材料入库单， 连同供应商送货单分送财务部作为结算货款的凭据。为明确责任， 结算凭据必须由采购员签名作实。

⑤ 退货与索赔。

为避免损失，采购回厂的物品由于质量、规格不符， 采购部门须立即办理退货， 无论货品是否退还给了供应商， 均须立即书面通知财务部及时扣回相应款项。 凡检验结果为不良品的来料检验报告， 品管部应分发至采购部门和财务部， 以有效追踪， 不致有遗漏退货扣款事项的发生。 采购约定中必须明确索赔条款， 对因供应商供货期间、数量、质量或相关原因未达到约定条件而产生的直接损失和因此面导致产生的其他损失， 应由采购部门根据实际应由供应商负责的损失以正式公函向供应商索赔，并由财务部在货款中扣回相应款项或收取现款。 采购部门不能解决的， 公司可以采用不排除以法律形式解决的措施， 以及时保护公司的利益。

⑥ 货款结付政策。

所有采购除零散性或不常用无法采用月结付款和特别情况需用现金支付的外， 均为月结付款方式。 不能使用月结的， 除小金额或零散性的因供应商不能来公司收款而由采购人员购买时直接付款外， 均由供应商直接到公司财务部收款。 禁止采购人员直接办理现金支付事宜。 月结供应商必须在规定期间内(每月5日前)提供对帐单至财务部对帐， 此政策采购部门须明确知会供应商。 货款由财务部根据采购结算条件和资金流转情况安排结付。 为防止货款已结付但事后出现质量或数量等原因而给公司造成经济损失， 采购部门应尽量避免即时结付现金， 即对非月结的大金额的采购保留一周或半月等一定的付款期间。 在不影响公司商誉的前提下， 适度延长付款时间是公司进行信用融资的财务政策。

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政府采购的流程需要结合具体的采购方式确定，政府采购方式不同，流程也是不同的。通常来说，政府采购的流程是什么？

一、公开招标

1、受理申请表；

2、确定采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购、其他采购方式）；

3、编制招标文件；

4、招标办审核招标文件，采购人对招标文件进行确认；

5、发布招标公告；

6、投标报名，资格预审，发售招标文件；

7、组织答疑，对招标文件进行必要的补遗(发布变更公告）；

8、组织召开招标会；

9、中标公示；

10、签发中标通知（成交确认）书；

11、未中标供应商退还投标保证金；

12、签订合同。中标供应商和业主单位在招标文件规定的时间内签订合同；

13、中标供应商退还投标保证金。并按招标文件规定缴纳履约保证金；

14、将招标文件资料经整理后统一装订编号归档。

二、协议采购

1、受理申请表；

2、确定采购方式；

3、由业主填写《政府采购定标申请联系单》选择供应商；

4、由供应商提供报价单；

5、根据协议采购有关规定确定中标价；

6、出具中标通知书。

三、询价采购

1、受理申请表；

2、确定采购方式；

3、制作询价单，发布招标公告；

4、被询价的供应商一次性报出不得更改的价格；

5、确定成交供应商，招投标中心根据符合采购要求、质量和服务相等条件下，以报价最低的为成交供应商；

6、出具中标通知书。

四、竞争性谈判

1、 受理申请表；

2、 确定采购方式；

3、 编制招标文件；

4、 发布招标公告；

5、 成立谈判小组，所需专家从专家库中随机抽签产生；

6、 谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判；

7、 确定成交供应商；

8、 出具中标通知书。

五、单一来源采购

1、 受理申请表；

2、 确定采购方式；

3、 采购人与供应商在保证采购项目质量的基础上协商；

4、 供应商填写报价单；

5、 确认，报监督科备案；

6、 出具中标通知书。

一、采购资金的确认

（一）属于财政拨款的采购资金，由财政部门有关业务科室根据下达给采购单位的年度采购预算，按照拨款申办程序，由负责资金拨付和账户管理的科室于采购前将计划安排的采购资金划入政府采购资金专户；实行国库集中支付试点单位的采购预算资金，单位只须在网上填报采购预算给相关业务科室批复后采购办人员即可在网上查询到，其资金不需拨入政府采购资金专户。

（二）未列入政府采购计划，需另外追加的采购项目，由行政事业单位向市财政局分管业务科室申报，采购办根据资金落实情况给予追加采购计划；实行国库集中支付试点单位的采购追加资金，其资金的确认同上，不需拨入政府采购资金专户。

（三）属于单位自筹的采购资金，采购单位应在采购前5个工作日将资金划入市政府采购资金专户。

二、采购计划的确认

（一）属集中采购的项目，在采购前，各单位必须对所采购项目的技术参数、规格型号、采购数量、资金渠道、售后服务等要求进行确认（公务用车采购的还应按程序报相关部门审批），并按采购办规定的时间上报。

（二）各单位报送的采购计划，不得提出具体的品牌要求。但考虑到部分项目的特殊性及工作的需要，各单位可提出1-2个推荐品牌，供市采购办参考。

（三）属较复杂、非标准的货物，报送采购计划时应附详细的采购要求及说明。 （四）各单位一般不采购外国货物，确因工作需要采购的，应当报经市采购办批准。

三、政府采购流程

（一）单位提出采购计划，报市财政局分管业务科室进行预算审核；

（二）财政局各业务科室批复采购计划，转采购办；

（三）采购办按政府采购制度审批汇总采购计划，一般货物采购交由政府采购中心采购，特殊物品采购可委托单位自行采购；

（四）政府采购中心制作标书，并送采购单位确认；

（五）政府采购中心发布招标公告或发出招标邀请，发售标书，组织投标，主持开标；

（六）评标委员会进行评标，选出预中标供应商。经采购单位确认后，决定中标供应商；

（七）中标供应商与采购单位签订合同；

（八）中标供应商履约，采购办与采购单位验收（对技术要求高的采购项目要有专家参与验收）后，由采购单位把合同、供货发票原件和《采购单位验收物品意见表》送到采购中心办理付款手续；

（九）政府采购中心把手续办好，送交采购办作为依据，向供应商支付货款；

（十）采购单位入固定资产账；

（十一）招标活动结束后采购部门要建立档案，包括各供应商招标的标底资料、评标结果、公布的合法证书、公证资料、招标方案等。

采购管理有哪些重要流程？

为了保持采购管理流程的公平、透明和高效，对采购流程的良好理解是关键。

每个采购管理流程都涉及多个要素，包括需求确定、供应商研究、价值分析、提出采购请求、审查阶段、采购订单转换、合同管理、收到订单的监控/评估、三向匹配、付款履行和记录保持。以下是采购流程中的重要阶段：

1、制定计划

采购流程的需求识别阶段使企业能够制定准确的计划，及时以合理的成本采购商品和服务。

2、采购申请

采购申请是内部用户/客户提出的采购需求，寻求采购团队的帮助以满足现有需求。 它包含采购正确的商品、服务或工程所需的关键信息。

3、列出潜在供应商并对其进行分析

一旦请购单获得批准并生成采购订单，采购团队将制定个人采购计划并勾勒出相应的招标流程。制定可能提供商品/服务的供应商清单。在此过程中使用基本的在线搜索或更正式的措施。

此步骤的目标是评估潜在供应商。定价、服务质量、行业声誉和认可度、保修和保证条款以及客户服务是一些评估措施。评估后，该协议将授予提供最大价值和最佳市场定价的供应商。

4、评估和签约

一旦招标过程正式结束，采购团队将与评估委员会一起审查和评估供应商报价，以确定哪个供应商最适合满足现有需求。 通过详细的合同分析和谈判，可以发现更多降低成本的选择，包括动态折扣。

5、订单管理与发票审批

供应商在规定的时间内交付承诺的商品/服务。收到货物后，购买者检查订单并将收到的物品的任何问题通知供应商。

在此步骤中，将采购订单、包装单（随订单一起送达）和供应商发票三份文件对齐并进行核对，以查明差异并确保交易准确无误。一旦发现差异，应予以解决。

如何借助系统软件简化采购流程

一个可靠的采购管理软件可以简化繁杂的采购流程并保持透明。简化的采购流程可以更好地控制采购生命周期的每个阶段。

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