怎么给外发的文件加密

1、 文档发出去后，能得到完整的内容保护、密码验证，时间控制和权限控制，可以控制外发文档的使用权限和自动销毁时间。比如：只读、禁止编辑、禁止另存、禁止转发、禁止剪切/复制、禁止录屏、禁止截屏、禁止打印、显示公司版权水印文档保护；同时可以绑定U盘，绑定计算机，限制只在第一次打开的计算机上使用，设置打开次数，设置打开密码等 *** 作。

2、 安装、 *** 作使用极为简便，接收人员只需用鼠标双击文件既可阅读；不需要安装第三方插件或客户端软件。

3、 所有外发文档都是密文外发，非明文加壳外发，文档过期自动销毁；如遇非法复制传播文档自动销毁。

4、 德人合科技文档外发控制系统支持：office文档，PDF、各种，图纸，视频等各种文档格式。

5、 *** 作简单，生成的外发文档非EXE程序，可以单机生成；也可以通过外发申请流程经管理员审核后生成外发文档。。

6、生成的外发文档可以授权接受方编辑后重新发回，方便员工和客户或协作方在权限控制内进行业务沟通。

软件由 深圳德人合科技有限公司 提供，可免费试用

C公司是一家生产五金和塑料制品的港资企业，在行业内有一定有影响力，从2005年11月开始试行本公司的模具管理系统（MMS），经过本公司顾问师和C公司项目负责人及所有同事的共同努力，系统在一个月时间内完成了上线工作。

C公司于八十年代初在大陆建厂，经过二十多年的发展，随着产品品种的不断更新，模具的数量也越来越多，而由于历史的原因，模具的管理一直是公司的“老大难”问题，具体体现在：

● 模具的管理职责不明确，仓库、工模部、冲压部、注塑部都存有部分模具，而且模具的摆放凌乱，相关的文文件对模具的记录也不完善，经常为了找一个模具，要找多个部门，甚至经常发生模具丢失的情况。

● 模具经常影响产品的排期，PMC在排好生产计划给冲压部或者注塑部之后，上述两个生产部门经常在上模生产之后才发现产品有质量问题，不得不重新下模，然后送交工模部进行维修，严重的影响了生产排期，并导致几个部门相互扯皮，PMC埋怨生产部门不按计划进行生产，生产部门埋怨工模部没有对模具进行维修，工模部埋怨未收到生产部的修模通知。

● 很多产品需要进行外发加工，模具也是由C公司提供给外发加工商，而对外发加工商手中的模具无法控制和管理。模具是C公司的一项重要的企业财产，外发加工商经常说模具被啤坏，需要修模费用，而这些修模又没有依据记录，所以管理者对此也非常头痛。

● 模芯的更换很频繁，导致有时领错模芯，生产出错误的产品，使用更换模芯的技术是目前比较常用的方法，它能够节省模具重复制造的成本，但由于C公司的产品数量比较多，特别是相近的产品型号也非常多，从而导致模芯的数量非常多，一个模胚最多可以有一百多个模芯进行更换，这样庞大的资料之前是用Excel作一些简单的记录，但由于经常频繁更换，曾经有几次发错模芯，而导致生产出错误的产品，引起客户投诉，给C公司造成了严重的损失。

● 工模部制造模具的进度没有统计，模具的成本核算缺乏价格细目，从而导致模具成本的可信度不高。C公司的工模师傅都在公司内部有相当长的工作时间，已经习惯于无计划、无监督的工作方式，公司的高层管理人员需要经常打电话到工模部才能知道模具的生产进度和模具的制造成本，造成管理上面的障碍。

为了解决以上问题，有效地降低成本、改善产品品质、提升管理质数，C公司在香港生产力促进局的引荐下，购买了我公司的模具管理系统，我公司通过对C公司进行调研之后，决定按“总体实施、分步规划”的原则实施模具管理系统。

整个系统实施共分如下步骤进行：

一． 前期准备工作

为了系统能够顺利上线，本公司顾问师对C公司作了详细的调研，与C公司项目负责人多次沟通，收集整理C公司的各种文文件记录，协助C公司项目负责人整顿模具交收流程。并制定实施计划，安排相关人手配合使用系统。

针对于模具分散管理的情况，在本公司顾问师的建议下，每个部门都腾出一部份空间作为专门摆放模具的小仓库，在此仓库内部按模具的类别分为A区、B区、C区等，此区域内的模架也同样编上号码，仓库用铁丝网包围起来，只留下一张作为搬运模具出入的门，门上的锁由专人负责。

二． 模具基本资料的录入

由于C公司模具数量非常多，资料也非常分散，所以，我们针对于这种情况，先输入模具资料比较完善的工模部的资料，模具的基本资料包括：模具所生产的产品资料、模具的存放位置、模具的开模时间、资产所属、模具状态、模具使用时的注意事项、每啤出件数量、压模期初数以及模具的工程预设寿命次数，并且指导输入模芯的资料。

而对于新模具，我们要求工模部在模具作成之后，填写《模具首次作成入库单》，交给文员，由文员将资料输入系统。

经过一个多礼拜的努力，已将常用的大约500多套模具输入系统，我们即开始使用模具系统进行模具的交收作业。

三． 模具交收流程的建立

C公司使用模具的部门有注塑部、冲压部，还有外发加工商，为了规范交收管理流程，本公司顾问师与C公司项目负责人一起为C公司建立了标准化的管理制度，具体如下：

A 因为生产部来领模具时，领模人必须以生产单来领模，将生产单交给模具管理员，然后模具管理员由系统打发模单，将模具和此单一起交给领模人，并要求将发模单进行签收确认；

B 生产完成之后，最后拿模具进行生产的工作人员此时是最清楚此模具状态的，所以送模具回收的人必须手工填写《模具回收单》，将状态、啤次、以及现在模胚中安装的模芯等模具资料填写到此表中，然后将模具、模具所生产的尾件、《模具回收单》一起交到模具管理员手中，由模具管理人员输入到计算机系统中；

C 工模维修部将模具领出进行修理时，工模维修部先以自制的申领模具通知单给模具系统 *** 作员，再由系统打发模单，将模具和此单一起交给领模人签收确认；

D 工模部将模具修理完成之后 ，必须手工填写《模具回收单》，将状态、修理项目、损坏原因等模具资料填写到此表中，然后将模具和此单一起交给模具管理员，由管理员输入到计算机系统中；

E 因为生产需要将模具领出时，在生产过程中有时候模具会有故障发生，而如果按之前的做法将模具要先入仓再重新领模，这是很麻烦的，此时，我们需要做的只是将模具交给工模部进行维修，然后工模部将维修结果告诉车间，生产完成之后，车间的工作人员必须手工填写《模具回收单》，将状态和维修项目等模具资料填写到此表中，然后将模具和此单一起交到仓库，由仓库人员输入到计算机系统中；

F 有时候模具需要由外发加工商领出进行生产或者维修，模具管理员由系统出《发模单》交给外发加工商；

G 外发加工商将领出的模具进行维修完成之后，需要他们填写《模具回收单》，然后C公司才能签收入系统。

H 客户有时候需要将模具收回，系统照样打发模单，然后将发模原因改为《退回所属公司》即可。

通过系统管控模具的一交一收，就控管了模具的所有历史，建立了一个死循环的、科学管理流程，大大地提高了管理的水平。

四． 模具制造进度追踪系统化

众所周之，模具的制造是一项经验性的工作，对它的管理，我们从人的角度出发，提出“以人为本”的管理方法，采取“自报式”的管理方法要求工模师傅每天下班之前，通过“生产日报表”报告自己这一组的生产进度情况，要求上报的内容有：生产的模具号，生产的工艺，工作的小时，实际完成的工作比例，并特别要求，如果在生产过程中有异常，必须填写异常的状况及解决的方法。

通过工模人员每天上报的日报表，由工模部的人员输入系统，工模部的主管、经理，以及在写字楼中的生产管理人员，都可以足不出户就可以指导模具的生产进度。

而成本核算人员，通过模具生产的实际工时，也能很迅速准确地统计出模具的成本。

五． 系统正式上线

经过一个月的紧张工作，系统已达到预期的目标，因此，公司高层决定，正式采取模具管理系统进入正式的工作。

在系统上线之后，天阳公司的顾问以及售后服务并没有因此而停止，而是时刻跟踪客户的状态，为客户提供最优的服务永远天阳客户部的目标。

我找的，不知道能帮上你么！

天锐绿盾终端数据透明加密防泄密管理软件

01 防止公司内部数据泄密

通过动态加解密技术，有效防止公司内部数据泄密。即员工在创建、编辑文档时会被自动加密存放在硬盘上，防止员工故意或由于疏忽而造成泄密或对文件恶意破坏。

管理思路>>

● 不改变员工使用习惯、不改变文件格式、不改变公司网络结构、不降低员工办公效率、不封闭公司网络、不封闭公司电脑的外设端口；

● 企业内部形成类似一个“用户无感知的加密网”，员工未经授权，不管任何方式，数据离开了公司的环境，都无法正常查看；

● 只有经过公司审批后，用户才可在授予的权限范围内，访问该文件；

● 做到公司内部文档交互自由流通，无任何影响。

02 防止机密文件在公司内部扩散

管理思路>>

● 被授权的员工获得该机密文件后，打开时必须输入授权人设定的正确口令，才能访问该机密文件；

● 被授权的员工经过合法的身份认证后，也只能在赋予的权限范围内访问该机密文件；

● 机密文件访问权限控制包括：阅读次数、打印次数、是否可截屏、是否可编辑、阅读时间、禁止删除、过期自毁等。

03 防止员工外出办公泄密

管理思路>>

短期外出：方便员工晚上回家或者周末在家也能正常加解密文件，不需要额外的 *** 作。

长期外出：在规定的期限内，携带笔记本在外也可以正常工作，超过期限，将无法打开加密文档。

永久外出：对在分公司或办事处用户，可使用永久离线，保证总部与分部之间的资料都是加密的，可以互相访问，又可以控制分部的资料，防止外泄。

04 防止员工离职泄密

管理思路>>

● 员工在新建、编辑重要文件（如：CAD文件、设计图纸等）时，服务器自动对重要文件备份到服务器指定隐藏目录下保存，避免员工离职时有意删除或格式化电脑，给企业带来损失；

● 通过对公司电脑上的数据透明加密，有效地避免了员工离职时想带走大量重要资料的行为。

05 防止文件外发后泄密

与外界进行频繁的信息沟通已成为公司必要的一种业务模式，这些交互的信息可能会涉及企业核心信息，而这些信息一旦流出企业就面临着失控的风险。为了解决对外业务交互的后顾之忧，我们提供信息对外发布管理思路：

管理思路>>

● 当需要给客户或合作伙伴外发文件时，首先向上级领导进行外发申请，而后才有权将该文件打包成受控文件，外发给客户合作伙伴；

● 被授权的客户或合作伙伴获得该受控外发文件后，打开时需先进行合法的身份认证，才能在授予的权限范围内访问；

● 身份认证的方式包括：口令认证、机器码认证、联网认证；

● 访问权限包括：阅读次数、可打印、可截屏、可编辑、阅读期限、过期自毁、回收等；

● 被授权的客户或者伙伴在访问该文件时，无需在自己的电脑上安装任何插件，即可访问。

06 防止电脑丢失泄密

在计算机广泛使用的今天，笔记本电脑的丢失会给我们带来很大的麻烦，除了经济损失外，电脑中存储的涉密资料及个人隐私的泄密会成为另一个潜在的威胁，有可能给我们带来无可挽回的损失。数据的加密保证了在笔记本电脑丢失的情况下，电脑中存储的资料仍然不被泄密。

07 防止员工打印泄密

管理思路>>

● 对员工是否可打印、可在哪台打印、打印何类型文档，做到事前控制；

● 对打印的内容进行记录，并提供详细打印日志报表，便于审计；

● 提供水印功能起到防伪的作用。

08 防止移动终端办公泄密

与iPad 、iPhone结合，实现通过iPad 、iPhone方式在线访问公司服务器的加密数据，提高公司领导层的办公效率。

09 避开服务器复杂环境，防止服务器数据泄密

管理思路>>

● 公司内部加密数据上传到公司指定的白名单服务器时，数据会被自动解密成明文后保存在服务器上；

● 员工将服务器上明文数据下载到公司内部终端时，数据被自动加密，避免数据泄密；

● 员工在公司外在线访问公司服务器上的数据时，可正常访问；

● 当员工在公司外下载服务器上的明文数据时，下载被自动禁止，避免明文数据下载后泄密。

10 桌面管理降低泄密风险

管理思路>>

● 对终端硬件使用规范管理：U盘、刻录机、打印机等使用规范化管理；

● 对终端软件使用规范管理：规定企业不同的部门电脑统一安装哪些软件，其他的所有软件都是禁止安装；

● 对员工网络行为规范化管理：对员工的上网行为规范化管理；

● 对员工终端软硬件环境、上网行为规范管理后，让员工潜移默化地养成良好的工作习惯，提高保密意识和办公效率，降低数据泄密风险。

最终实现>>

● 对软硬件环境规范管理、对员工网络行为规范管理，让员工养成良好的工作习惯，提高保密意识，降低泄密风险；

● 对内部文件透明加密后，保持现有的工作模式和 *** 作习惯不变，不改变文件格式、不封闭网络、外设端口，保证办公效率，实现数据防泄密管理，形成“对外受阻，对内无碍”的管理效果；

● 未经公司授权允许，数据不管以何种方式离开公司均无法正常访问。只有经过合法流程审批后，才能在公司授予的权限范围内访问；

● 全程监督、跟踪、记录所有员工的全部 *** 作，实时回溯泄密全过程。

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