办公室文件该怎么归档

这个的话，就有很多中的归档方式了，主要看你的办公文件都是什么样类型的办公文件了，你可以按照文件的类型来分类了，比如每个部门的文件，都归纳放在一起，有些部门文件比较多的话，就在对部门的文件进行分类的，而且在分类的时候，注意可以进行下备注，可以在一些文件的上面，用便利贴写上一些简单的著名，这样的话，以后找起来的话，也会比较快一点，甚至以后办理离职或者转岗交接的时候，也会比较方便的。

还有就是可以依照文件的时间来归档的，毕竟有些文件要是比较旧的话，可能就不常用到，如果再找的时候，还要按照一个类型的文件一个个去翻的话，就比较累了，而且很浪费时间，效率也不高的，你可以按照时间分类，每年的文件放在一起，夹张纸隔开了，而且可以时间最近的放在最上面，时间最久的放在最下来，拿起来也方便。

还有就是可以按照重要新和不重要性来归档，如果是一些类似很重要的合同文件的话，就需要单独的放在一起了，甚至可以说直接放在保险箱里，避免文件的丢失造成重大的影响，其他不重要的文件，就可以采用其他的方式归档了，这样的话，也能防止工作中出现差错了。

不管是你采用那种的归档方式，一定要注意的就是尽量规定起来，以后都用这种方式归档，不要随意的更换，而且主要是自己写一下自己采用的归档方式，以及放置的位置，这样的话，也方便别人也采用这种方式，避免给你增加了工作负担。

一、从应用商店下载文档

1在三星平板的应用商店中搜索并下载您想要的文档；

2下载好的文件存放在默认的文件夹内，如“My Files”文件夹。

二、将文档归档到桌面

1打开文件夹，定位到下载的文档；

2选中下载的文档，按住不放。稍等片刻，自动出现一个灰色区域；

3把文档拖拽到桌面上，就可以将文档归档到桌面了。

文件归档程序；

1、文件材料收集。保证应归档文件材料的齐全完整。

2、对应归档的文件材料进行分类。分类指两个方面，一方面将公司应归档文件材料按档案种类分开，如文书档案、科技档案（产口档案）、会计档案、电子档案、、专人声像档案等；二是在各种门类中按一定的规律将文件材料分类，如文书文件材料按党群、综合行政、财务管理、产品经营销售、劳动人事等问题分开。会计档案按凭证、帐簿、财务报表、其它核算材料等分开。科技档案按产品型号、基建工程类别等分开。等等

3、组卷。对应归档的文件材料，按文件材料形成的一般规律，组合成案卷。组卷要求是符合文件材料形成规律，方便今后的查阅、利用和保管。

4、编号，填写卷内文件目录。就是对组成的案卷进行编张页号，并填写卷内文件目录。作用是便于对档案的查阅。

5、装订。对组成的案卷进行装订。归档的文件材料装订一般用线装订，不能用金属物，防止锈损文件材料。

6、拟定案卷标题。主要是对组成的案卷拟写一个标题，标题能概括卷内文件材料的内容，便于以后能准确查找到文件材料。

7、划定保管期限。对每卷文件材料要划定一个保管期限。划定保管期限国家有标准，可以参照执行。

8、案卷排列编号。就是对整理好的案卷排列编号。排列编号要按一定的规律。比如文书档案按年度-期限-类别排列；科技档案按一个项目的进程顺序排列；会计档案按会计类型-年度-期限排列。等等。

9、编写案卷目录。就是将排列好的档案，编写案卷级目录，便于查询和保管。编目录要求编手工和电子目录两种。

10、档案排列上架。就是将整理好的档案，按档案种类和顺序号存放入档案箱柜中。

档案的本质属性是原始记录性，这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如，当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案具有法律凭证的作用。但是在在OA办公自动化系统中，电子文件的原始性却很难得到体现。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等等，已经成为档案界的新课题。 依据国家有关标准，结合本单位的实际情况，从档案管理的基本规律和计算机技术的特点出发，制订归档电子文件管理办法是当务之急。制订一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法，以确保真实、有效地把好归档电子文件的质量检验关，从归档电子文件的特点出发研制归档电子档案管理系统软件。 制订管理办法要注意的问题 电子文件的存储载体问题。电子文件的存储载体有多种，如，磁带、磁盘、光盘等。光盘与磁带、磁盘相比，其特点是：记录密度高、存储量大；非接触式记录和信息读取方式；数据传输率高；存取速度快；易保存。因有保护层，信息读出为无接触式的，不存在读取磨损，所以盘片不易损坏。根据这些特点，目前使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。尽管它的标准不够完善，但随着技术的发展，相信在不久的将来，有关光盘的标准会陆续出台。所以在当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。在条件允许时，及时将软磁盘更换为光盘载体长期保存。 纸质档案与电子档案长期并存在保持一致的问题。两种不同载体档案的特点，可概括为两句话：纸质档案便于长期永久保存，而利用较不方便；电子档案便于利用，但难于永久保存。鉴于这种局面，两种载体档案会在一定时期内长期并存。普遍做法是“双套制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。两种载体档案并存特别要注意两种档案的一致性，在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时更应注意保证电子档案与纸质档案对应相符。 电子文件的安全问题。一是电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种平台都能使用的文本文件的格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响。特殊格式电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件。二是使用“只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件，确认其内容信息的原始性。归档前电子文件内容的原始性由归档人负责，归档后的原始性由档案室负责，为了分清责任，最理想的办法是双方在不可更改的载体上签字，而这种光盘的同一处刻录轨迹只能写入一次，这就是“只写一次式光盘加背书”。也可以只读光盘、电子签名、数字水印、隐形条码、数字时间印章法等来确认电子文件内容信息的原始性。三是在网络环境中，可采用一种既能确认发件人身份，又能保密保安全的“公用密钥数字签名技术”。还可采用防火墙技术、网络安全检测、大众身份认证系统、数据加密技术等措施来保证网络安全。当然这都很难达到彻底的安全。四是利用中的安全措施：设置分级查询权限密码并定期或不定期地更改，属于保密范围的信息内容的复制拷贝更要严格控制。系统对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关的记录，作为利用工作查证的依据。而且利用系统应有较强的容错能力，避免由于误 *** 作所带来不可挽回的损失。 电子文件的鉴定问题。一是入口关，即在档案部门接受电子文件是要检验每个文件能否被正常读出、打开或运行；有无感染计算机病毒；内容是否完整，是否与归档移交清单或文件机读目录相一致等。二是定期检查关，即对归档后的电子文件建立定期检查的制度，数据类电子文件检验能否被正常读出，程序类电子文件检验能否被正常运行。对于磁性载体一般应每两年、光盘每四年进行一次抽样机读检验，抽样率不少于10％；对于磁性载体每四年拷贝一次，并建立对电子文件的检查、维护、拷贝等 *** 作过程进行登记制度，避免发生人为的误 *** 作或重复劳动。转储后的载体与原载体同样编号保存。三是利用关，即在平时提供利用时，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，立即要对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。还要注意更新杀病毒软件。 同时，还要把电子文件归档与电子档案管理所需要的计算机系统软件的开发和硬件的配合纳入到下一阶段档案室档案管理系统的建设规划中去，为接受电子文件做好物质和精神准备。

一、归档内容

1、前期文件：

序号

内 容

1

项目建议书及审批意见、前期工作通知书

2

可行性研究报告（含附件）及审批意见

3

关于立项有关的会议纪要、领导讲话文件

4

调查资料及项目评估研究材料、专家建议

5

建设项目选址意见书（含勘设红线图）

6

用地呈报表、用地批准书等过程文件材料

7

划拨、出让建设用地文件（土地划拨决定书、出让合同及过程文件材料）

8

建设用地规划许可证、附件及附图、国有土地使用证（复印件）

9

拆迁安置文件（意见、协议、方案等）

10

工程、水文地质勘察报告

11

勘测定界（征地放样）、宗地测绘成果资料、定位、±000检测略图

12

景观、日照分析

13

方案、初步设计（文本）及批复文件（含附图）

14

有关行政主管部门（消防、人防、环保、环评、交通、交评、园林、市政、文物、抗震、教育、卫生等）批准文件或取得的有关协议

15

施工图设计审查文件及审批意见

16

建设项目列入年度计划的申报、批复文件、年度计划项目表

17

建设工程规划许可证、附件及附图

18

投资许可证、审计证明、人防、基础设施配套、散装水泥、墙改、白蚁防治（含合同）等规费证明、质量安全监书、保函等

19

建设工程施工许可证

2、招投标文件：

序号

内 容

备 注

1

招标公告

2

投标申请人汇总名单

3

投标资格预审报告及附件

4

招标文件

5

招标答疑

6

开标记录

7

评标表格及报告

8

决标报告

9

中标人投标文件（技术、商务标、资格后审）

10

中标通知书

11

投诉举报书、举报接收、处理往来函件等处理资料

12

勘察合同

13

设计合同

14

施工承包合同

15

监理委托合同

16

其他工程合同（如甲方分包合同、甲供主材合同）

3、监理文件：

序号

内 容

备 注

1

监理规划

2

监理实施细则

3

监理月报

4

监理会议纪要

5

工程开工/复工报审表、工程暂停令

6

监理通知书、通知回复单、质量事故报告及处理意见

7

工程竣工决算审核意见书

8

工程延期报告及审批

9

合同变更、争议、违约材料及处理意见

10

监理工作总结

4、施工文件：

序号

内 容

备 注

1

开、竣工报告

2

施工现场质量管理检查记录

3

工程测量定位记录、建筑物沉降观察测量记录

4

图纸会审

5

设计变更、洽商记录及汇总表

6

工程质量事故及事故调查处理资料

7

新材料、新工艺施工记录

8

节能分部资料

⑴

保温材料出厂合格证、推广证书、检验报告及复试试验报告

⑵

隐蔽工程验收记录

⑶

建筑节能工程现场实体检验报告（现场墙体、屋面传热系数；窗传热系数；现场窗气密性；外墙节能构造等）

⑷

其它资料

9

钢材、水泥、砖、预制构件、预拌混凝土、焊接、防水、装饰及其他材料汇总表、出厂证明文件、复试试验报告

10

施工试验报告及见证检测报告（如：混凝土、砂浆试块抗压强度试验报告、混凝土抗渗试验报告、钢材焊接试验报告等）

11

地基基础隐蔽工程验收记录

12

施工记录（如：混凝土施工日记、技术复核记录、基础验槽等）

13

地基基础检验及抽样检测资料

14

地下室防水效果检查记录

15

中间结构验收记录

16

单独归档的子分部施工资料(如：桩基子分部)

⑴

桩基开工报告、交工验收证书

⑵

桩基工程钢材、水泥、砖、预制构件等材料汇总表、出厂证明文件、复试试验报告

⑶

混凝土、砂浆试块抗压强度及钢材焊接试验报告

⑷

打（试）桩记录

⑸

隐蔽工程验收记录

⑹

桩位复核记录、桩位偏差记录

⑺

桩基检测报告（含静载、动测）

⑻

桩位竣工图

⑼

其它资料

17

主体施工试验报告及见证检测报告

18

建筑物垂直度、标高、全高测量记录

19

主体隐蔽工程验收记录

20

主体施工记录（如：混凝土施工日记、技术复核记录等）

21

主体结构检验及抽样检测资料

22

主体中间结构验收记录

23

单独归档的子分部施工资料（如：钢结构子分部）

⑴

材料、配件出厂合格证、进场检（试）验报告

⑵

钢结构检验及抽检报告

⑶

隐蔽工程验收记录

⑷

施工记录

⑸

其它资料

24

装饰装修施工试验报告及见证检测报告（门窗、干挂、抗拔）

25

有防水要求的地面蓄水试验记录

26

装饰装修隐蔽工程验收记录

27

抽气（风）道检查记录

28

装饰装修施工记录（如：混凝土施工日记、技术复核记录等）

29

幕墙及外窗气密性、水密性、耐风压检查报告

30

单独归档的子分部施工资料（如：幕墙子分部）

⑴

设计依据文件、计算书

⑵

设计变更、洽商记录

⑶

材料、配件出厂合格证、进场检（试）验报告

⑷

隐蔽工程验收记录

⑸

建筑幕墙使用维护说明书

⑹

其它资料

31

屋面施工试验报告及见证检测报告

32

屋面淋水试验记录

33

屋面隐蔽工程验收记录

34

屋面施工记录（如：混凝土施工日记、技术复核记录等）

35

屋面单独归档的子分部施工资料

36

安装图纸会审

37

安装设计变更、洽商记录及汇总表

38

安装（水）材料、配件出厂合格证书及进场检（试）验报告

39

安装（水）管道、设备强度试验、严密性试验记录

40

安装（水）隐蔽工程验收记录

41

安装（水）设备基础验收记录

42

安装（水）系统清洗、灌水、通水、通球试验记录

43

安装（水）施工记录

44

安装（水）暖气管道、散热器压力试验

45

安装（水）卫生器具满水试验记录

46

安装（电）材料、设备出厂合格证书及进场检（试）验报告

47

安装（电）设备调试记录

48

安装（电）接地、绝缘电阻测试记录

49

安装（电）隐蔽工程验收记录

50

安装（电）施工记录

51

安装（电）通电、照明全负荷试验记录、大型灯具牢固性试验记录

52

安装（电）线路、插座、开关接地检查记录

53

工程设计变更（水电）联系单汇总表

54

空调材料、设备出厂合格证书及进场检（试）验报告

55

制冷、空调水管道强度试验、严密性试验记录

56

空调隐蔽工程验收记录

57

空调基础验收记录

58

空调制冷设备运行调试记录

59

通风、空调系统调试记录

60

空调施工记录（如：风管、风口、风机设备安装记录等）

61

通风、空调系统试运行记录

62

风量、温度测试记录

63

洁净室洁净度测试记录

64

电梯设备出厂合格证书及开箱检验记录

65

电梯隐蔽工程验收记录

66

电梯基础验收记录

67

电梯施工记录

68

电梯接地、绝缘电阻测试记录

69

电梯负荷试验、安全装置检查记录

70

电梯运行记录

71

电梯安全装置检测报告

72

劳动、技术监督部门验收报告

73

智能化材料、设备出厂合格证书及进场检（试）验报告

74

智能化隐蔽工程验收记录

75

智能化系统功能测定及设备调试记录

76

智能化系统技术、 *** 作和维护手册、培训记录

77

智能化施工记录

78

智能化系统检测报告及运行记录

79

智能化系统电源及接地检测报告

80

消防工程施工资料

⑴

消防水材料、配件出厂合格证、进场检（试）验报告

⑵

消防管道、设备强度试验、严密性试验记录

⑶

消防水隐敝工程验收记录

⑷

系统清洗、灌水、通水、通球试验记录

⑸

消防水施工记录

⑹

系统及设备试运行记录

⑺

消防电材料、配件出厂合格证、进场检（试）验报告

⑻

设备调试记录

⑼

接地、绝缘电阻测试记录

⑽

消防电隐蔽工程验收记录

⑾

消防电施工记录

⑿

系统试运行记录

⒀

其它资料

81

室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件

82

室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件

83

单位（子单位）工程质量竣工验收记录、控制资料核查记录、安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录、观感质量检查记录（G表1、2、3、4）、分部（子分部）工程质量验收记录、住宅工程质量分户检验记录、汇总表、室内净高及净开间尺寸抽测表

5、竣工图：

1

总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）

2

竖向布置图

3

室外给水、排水、热力、燃气、电气等（包括电力、电讯、电视系统等）管网综合图

4

室外管线图（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、电视）

5

室外环境图（道路、绿化、小品、水景、照明等）

6

室外消防图

7

结构竣工图

8

建筑竣工图

9

装修装饰（含幕墙）、节能工程竣工图

10

电气（含消防电）、电梯、智能化工程竣工图

11

给排水（含消防水）工程竣工图

12

采暖通风空调工程竣工图

13

燃气工程竣工图

6、竣工验收文件：

1

工程简介、地名使用批准书、楼号与地名栋号对照表

2

建设单位工程竣工验收报告，勘测、设计、施工、监理单位质量检查（评估）报告

3

竣工验收备案表

4

政府职能部门各专项验收认可文件（规划、消防、环保、卫生、人防、交警、绿化等）及消防、环保、室内环境检测报告、自来水、防雷等检测文件

7、财务文件：

1

决算文件

8、声像、缩微、电子档案：

1

工程照片

2

录音、录像带

3

缩微品、光盘、磁盘

9、地下管线竣工测量资料：

1

技术报告、成果表等文字材料

2

专业、综合管线竣工图

3

地下管线竣工测量光盘

4

其它资料

二、要求：

1、归档资料为原件。

2、前期资料在领取建设工程施工许可证后将前期办理资料及清单归档。

3、招投标文件在招投标完成后将招投标资料及清单归档。

4、施工文件（原件一份，复印件一份）、竣工图（原件三套）、监理文件（原件一份，复印件一份）和竣工验收文件在工程完工后三月内归档。

5、工程决算文件在工程完工后六月内归档。

1、首先把所有的文件都收集到一起，叠放整齐摆放在桌面上。不要把文件漏掉了，要不然以后在查询文件的时候，会很麻烦的；

2、接着把收集到的文件，按照不同的种类分开，腾出桌面一块地方，都分别摆放开。注意不要混在一起了，要是其中一份文件夹在其他文件中，这样就造成文件归档错误；

3、然后把每种类型的文件按照编号或日期进行排序，在分开摆放。在这个时候的排序，最好是按照有后到前排，这样的话，在你打开文件的时候，最先看到的是最近的文件，而不需要翻到最后面才能找到最近的文件；

4、文件排序完成之后，拿出装文件的文件夹，按照对应的种类进行归档。拿出来的文件夹也要摆放好，因为我们的办工桌就那么大的地方，摆放整齐，有利于我们迅速找到它；

5、所有文件归档完毕之后，需要再检查一下，各类文件是否和文件夹的名称一致。然后把文件都放入文件柜进行保存。放入文件柜时，也要按照文件的顺序进行摆放，不能随意摆放即可。

归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第2年6月。

电子文件的归档时间：

1、实时归档，即在电子文件办理完毕后即提交归档，一般只能采用全自动化、无需电子文件形成或办理部门干预的在线归档方式。

2、定期归档，即按固定周期定时启动归档程序，将电子文件及其元数据提交归档。各门类电子文件的归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第二年6月。

常见电子文件类型归档范围如下：

（1）文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等执行。

（2）政务服务事项电子文件归档范围参照《政务服务事项电子文件归档规范》执行。

（3）照片、录音、录像等声像类电子文件归档范围参照《照片档案管理规范》《录音录像档案管理规范》执行。

（4）科技类电子文件的归档范围参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》《建设项目档案管理规范》等执行。

（5）邮件类电子文件的归档范围参照《公务电子邮件归档与管理规则》执行。

（6）网页类电子文件归档范围参照《政府网站网页归档指南》执行。

（7）社交媒体类电子文件归档范围可参照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行。

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