工程项目部章丢了怎么办?对于公司来说印章是很重要的,需要在各种重要的文件、合同上加盖相应的印章,这样文件才会生效,才会受到法律保护。
在公司的印章中包括公章、财务章、发票章、合同章、法人章。而在这些印章中,公章使用范围最广,也较为频繁。尤其是将公章外带办事的时候,免不了出现遗失的情况。
近日,网上新闻就报道了公章遗失事件,相对来说都比较幸运,公章找到了。其中一个是王女士在乘坐公交车时着急下车,将装有公司营业执照、公章及几张身份z的背包丢在了公交车上,还好被司机师傅捡到了。
事后,王女士激动说:“背包全是公司重要资料及员工身份z丢失可就麻烦了,幸亏遇到了李延成师傅,避免了损失,太感谢李师傅了”!
另外一个是某公司职员外出办业务,不小心将公司公章丢在了小区中,在当地民警帮助下,调取了周边视频录像,经过搜寻才找到拾获者,取回了公章。也算是有惊无险,不过有点耗费人力。
所以说,公章丢了怎么办呢?首先不要慌,尽量回忆公章遗失的地点,寻求帮助,尽最大努力去找回公章。如果真的找不到了,最好抓紧时间补办新公章,要先到公安机关备案,在当地有公信力的媒体发布登报声明,再准备好资料去挂失,最后重新刻章到公安机关备案。
如果丢失的公章被某些人利用,可能会给公司带来巨大的经济损失,相信大家对此也是深有体会。
当然,上述方法只是为了应对公章丢后怎么办,有点事后诸葛亮的感觉,只能是等事情发生了才用的上。当下更重要的是防微杜渐,将印章规范化、智能化管理,防止出现类似情况。
尤其是在物联网、人工智能、区块链、云计算等技术的助推下,各大企业已经进入了智能办公时代,是时候改变传统的“人+制度”的印章管理模式了。
首推应用爱国小男孩的智慧用印管理解决方案,引入智能印章管理系统,采用云平台、客户端(手机App和Web)智能终端三位融合的交互方式,通过云章可根据用户情况设置用印审批流、设备使用时间及次数等。
融合对接企业OA、ERP等办公系统,提供私有云部署,实现“发起申请—线上审批—数据反馈—贯彻执行”的用印闭环式管理。在印章使用的过程中,运用LBS定位技术,让管理者实时掌握印章位置。
云章具有印章锁定防私盖的功能,将实体印章通过专用夹具嵌入智能云章设备,通过磁能锁智能锁定,使用者获得授权方能加盖印章,并且可以限制盖章人员的用印次数以及用印时间。
印章管理员可以在线远程实时监管,如果印章在使用过程中出现异常,便可以远程一键锁定,这样印章就无法使用了。如果印章不慎丢失了,也可以通过LBS定位技术快速查看印章位置。
为满足广大用户的印章管理需求,爱国小男孩还提供自动化智能用印解决方案配置自动盖章设备“智能印控机”,及智能管章综合解决方案配置多章统管设备“云章柜”来进行全方位的系统管理,让印章管理更安全更高效。
过去签约文件或是生产材料都需要寄送到总部盖章,效率很低;随着物联网智能印章的应用,企业项目分部或是分公司的盖章,只需使用手机APP或是智能设备提交用印申请,总部就能在智能印章管理系统上完成审批和授权工作。
智能印章系统的应用,都极大提升了企业办事便利程度,,这对工作效率的提升和降低企业管理成本是非常有帮助。是当下理想的实物印章管理办法。
智能印章其核心功能就是解决传统实体印章人工管理工作当中出现的低效率、高风险现象,过去人工管理印章,企业印章使用的规范与否全部都要依赖于印章保管人员,如果某个印章保管人员利用工作便利为他人或直接私盖公司印章,那么很可能就会给公司带来风险损失,这对于企业的风险管理会是一个巨大的不稳定因素。
公司在印章方面常见的风险主要有以下几种:
(一) 他人使用假冒的印章。(二) 他人使用扫描打印出来的印章。(三) 对方使用的是没有备案、没有资质的内设部门章。(四) 使用有数码符号的印章。
由于上述风险的高发,公司企业应该提高警惕,在交易时做好审查工作。例如,可以通过要求对方提供公司局的刻章许可或者委托律师调查对方的印章备案情况来检查印章的真伪性,仔细审查是否有油印等公章正常使用时所具有的印迹,拒绝对方不符合规范地使用印章等。
如何避免风险:
首先是建立日常保管制度:
(一)公司印章采取分级保管的制度,各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管。
(二)印章必须由专门保管人妥善保管,不得擅自委托他人保管并在其岗位职责中予以明确。
(三)公章应妥善保管,注意安全,防止损毁、遗失和被盗。
其次是明确保管人责任:
(一)印章保管人必须妥善保管印章,不得遗失。如遗失,必须及时向公司办公室报告;
(二)必须严格依照公司对印章的使用规定使用印章,未经规定的程序,不得擅自使用;
(三)在使用中,保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核,同意则用印,否决的则退回;
(四)检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符,如不符则不予盖章;
(五)在印章使用中违反规定,给公司造成损失的,由公司对违纪者予以处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。
第三使用电子印章代替实物印章:
物理印章常见管控风险点:印章违规使用:盗用章、空白章、人情章
用章安全隐患:私刻印章、冒名签署、外带用章、台账审计
其他管控难点:
效率低:用章流程长、协同效率低;
成本高:纸质成本、寄送成本、存储成本、人力归档耗费时间精力等;
笔者认为,物理印章管控难的核心在于物理印章使用人难确认、使用过程难追溯,通过在线签约模式可以实现签约人身份可见、签约全程可追溯,规避风险;
同时,对于必须使用物理印章的情况,可以通过物理印章智能管控的思路,借助物联网技术实现物理印章使用需经在线授权才可使用,规避物理印章使用安全漏洞。
银行智能印控仪的优点:
银行智能印控仪依托于物联网技术的发展应用,通过物联网技术,可以实现手机APP远程管控印章,只要不授权,工作人员就不能私自使用设备对文件进行盖章。每一次的使用必须先提交用印申请,设备拍摄文件信息,***通过软件对文件图像信息进行审核,确认无误授权盖章,有效地杜绝了违规取用、保管、携带印章外出的行为。
银行智能印控仪的弊端:
智能印章系统应用于银行印章管理当中,是建立在之前的印章管理模式之上,是1+1>2的优化结果,是解决传统印章管理模式弊端的一种解决方案,智能印章产品本身并无明显弊端。
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