资料管理制度

档　案　管　理　制　度

文件编码：QT/ZB01-01-2006

受控编号：

修改状态：A/1

编 制：

审 核：

批 准：

XXXXX公司

二○○七年元月十日

档　案　管　理　制　度

1 目的和适用范围

1.1 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

1.2 适用于公司各部门资料管理员及档案员。

2 职责

2.1 行政管理部是档案管理的归口部门，各部门有责任做好本部门的资料收集和管理工作。

2.2 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

2.3 档案管理员应严格按制度做好公司各类档案的收集、鉴别、分类、整理、编目、装订及归档工作。

2.4 总工程师及行政管理部经理负责监督档案室资料的完整性。

3 规程

3.1 上级来文件的管理

3.1.1 上级来文件要进行登记，将来文日期、标题、来文机关、来文号、收文号、文件页数等登记在来文登记表上，然后交有关领导和部门阅批或办理。

3.1.2 文件阅毕或交办完成后，对有保存价值的文件应及时收回、归档。

3.2 公司文件管理

3.2.1 技术文件

3.2.1.1 文件、工艺、标准要数字准确，图样清晰。

3.2.1.2 按规定发往有关部门，车间负责人，有关职能人员，不得随意发放和乱扔。

3.2.1.3 技术文件要归档保管，专人负责，注意保密，无主管理领导批准，不得外借/外传。

3.3 文件归档管理规定

3.3.1 文件归档的范围

3.3.1.1 公司的规划、年度计划、决定、委托书、协议、合同、会议记录、职工教育、培训、劳动工资、人事档案及党务活动记录等文件。

3.3.1.2 技术文件应有产品图样、加工工艺，工装图样、产品标准，技术说明，设备的安装、维修、运行记录，技术引进，技术改造等。

3.3.1.3 产品生产过程形成的文件、资料、各类计划、统计报表、统计分析等文件。

3.3.1.4 生产经营活动中形成的文件、各类生产记录及质量过程控制记录、合同、协议，以及原材料采购，入库保管等形成的各类文件等。

3.3.1.5 财务审计、会计档案。

3.3.1.6 声像档案。

3.3.1.7 电子档案。

3.3.2 文件的分类与编号方法：按问题分类整理；编号以盒为单位，按文件时间排列次序编号，以固定排列次序并编制盒内文件目录。

3.3.3 文件归档的要求

3.3.3.1 归档文件必须反映生产科研和经营等活动的真实内容记录，要层次分明，符合规定。

3.3.3.2 公司的归档文件实行“年度归档制”，即：次年的二月份前为文件归档期。

3.3.3.3 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料；各种质量记录的原始资料则由该记录的归口管理部门负责收集、鉴别、整理、编目、装订后上交档案室，各主管部门经理应积极配合与支持。

3.3.3.4 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责提前归档。

3.3.3.5 归档文件必须完整，清晰，且存档文件以原件为主。

3.3.3.6 电子文件归档要求

a. 电子文件归档时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

b. 检测完需归档的电子文件后，应再编制归档目录，并将目录及文件拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。

c. 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、保管期限、硬件及软件环境。

3.3.4 档案保存期限

3.3.4.1 文件资料的保管期限分为永久、长期（16至50年左右）和短期（15年以下，含15年）三种。

a. 凡是记述和反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司发展建设等工作有长远利用价值的文件资料，应列为永久保管。

b. 凡是反映本公司一般活动的，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，应列为长期保管。

c. 凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料，应列为短期保管。

3.3.4.2 质量记录保存期限规定

a. 质量管理体系有效性运行的记录保存期为5年。

b. API会标产品记录保存期应符合API相应规定要求，如规范未规定，则保存 期为10年。

3.3.5 文件、资料的保管单位统一由行政管理部设专人负责。

3.4 档案的查阅/借阅

3.4.1 档案借阅者必须做到：

•爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

•注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

3.4.2 本公司人员需查阅/借阅档案时，必须在《文件查阅/借阅登记表》上进行登记。借走文件最长期限不得超过三天，三天后如需继续使用可再续借。

3.4.3 非本公司人员需要查阅/借阅档案时，则须经总经理批准并签写查/借阅记录后方可执行。

3.4.4 电子档案利用时应使用拷贝件，利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

3.5 档案的销毁

3.5.1 公司任何个人或部门非经允许，不得销毁公司档案资料。

3.5.2 需要销毁的文件包括：

3.5.2.1 超过期限的质量控制记录、检验记录及相关台帐；

3.5.2.2 超过期限的设备运行、保养、维修记录；

3.5.2.3 已收回的不再使用的旧文件，仅留一份存档备查；

3.5.2.4 其它需要销毁的文件。

3.5.3 待销毁档案需要填写《文件销毁审批单》，经文件所在部门领导确认，总工程师批准后方可销毁，做好文件销毁记录，记录需永久保存。

3.5.4 在销毁公司档案资料时，必须由总工程师或行政管理部主任指定专人监督销毁。

修改记录 修改时间 修改标记 修改处数 修改通知单号 备 注

20061201 斜体加黑 2处 0601 更换第2、3页

作为部门工作的指导及帮助性的文件是三级文件。

为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。

一级文件由法人代表签批。二级文件由授权管理者代表签批、三级文件由部门管理者签批。通过ISO体系认证的企业，其一级文件是指《质量手册》、二及文件是指程序文件、三级文件是指作业指导性文件及表格等。

三级文件资料范围：

公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；

产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。

以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。

扩展资料：

三级文件的鉴定销毁：

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。

2、销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。

3、对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》，将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。

参考资料来源：百度百科-文控管理

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