1、首先将需要分类管理的文件放入文件夹中,可以新建一个文件夹进行存放。
2、然后右键点击文件夹的空白位置,在打开的选项菜单中选择“分组依据”。
3、在打开的“分组依据”选项菜单中根据实际需要点击对应的分类项目,例如选择“类型”,也可以点击“更多”自定义分类项目。
4、即可将放入文件夹中的所有文件按照不同的文件类型进行分类排序,并会在分类标题上显示每类的总数。
根据文件废弃基准,对判定为保存或保管的文件,装订成文 件夹,并要保证任何人对必要文件 30 秒内能够取出。具体按如下方法进行:
1. 原则:只保管一个文件夹
根据 One Best 原则:One File,One Location 的原则,使公司 的文件不重复保留,在指定的场所只保管一本原件,禁止文件夹 个人所有。
2. 确立分类的体系和分类项目
确立文件分类体系,对文件进行层别,分类。
进行文件夹管理,文件夹侧面奇缝标明大分类(业务),文件 名,文件编号,文件收录日期,收录文件名,保管期限,保存期 限,管理责任者等。
3. 制订目录
制作文件摆放位置清单,方便任何人查取。
4. 可视化管理
文件摆放的位置与数量要做到一眼就能看清楚,常常利用颜 色标签或对全体文件摆放后画一条斜线(如图 6-8 所示)。
5. 文件使用者的明确化
使用文件时标示使用者。
6. 文件管理体系的运行与维持
明确文件管理责任,选定资料管理担当。尤其对文件的保管 (存放在办公室)和保存(存放在资料室)进行明确区分,定期 进行资料整理,运营和维持文件管理体系。
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