档案管理数字化的万能档案_数字化档案管理系统

“万能档案管理软件”是一款以公文处理一条龙、各类档案的规范化管理为一体的档案管理软件，该软件采用Aess、Sqlsever数据库，分为单机版、C/S网络版两个版本，可稳定运行于Win95/98/ME/NT/2000/XP电脑系统，软件严格参照国家档案管理局《归档文件整理规则》进行开发设计，已成功应用于近千家国家行政机关、企事业单位等，软件界面友好、功能全面、 *** 作方便，主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护、 *** 作帮助八大模块，涵盖了日常工作的方方面面，并且软件在档案自动采集、登记簿连续打印等方面有非常优异的表现，深受用户好评。

万能档案管理软件具有8大特色：

1、以国家档案局最新发布的《归档文件整理规则》为标准设计，专业性强，权威性高， *** 作方便易上手，成功应用于很多行业。

2、主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护、 *** 作帮助八大模块，涵盖了资料登记、立卷归档、检索借阅、档案移交等各项日常工作，并使工作处理流程规范化，大大提高了工作效率。

3、支持保存各种格式的电子文件，如word、excel、扫描文件等，同时也支持保存电子路径，可直接打开目标文件夹、文件或网页。

4、根据录入档案资料的不同，可自定义档案模板。

5、可利用日常录入的数据对档案内容进行自动采集，方便省心。

6、内置完备的打印格式并可对打印格式自定义，支持连续打印登记簿，类似银行打印存折，使每页最终打印为满页。

7、可以设置多个用户，并且根据工作需要为每个用户设置不同权限，提高了系统数据的保密性和安全性，满足了各类档案的管理和控制需求。

8、可以通过局域网或广域网上的其它计算机进行数据的登记、检索，并可授权相关用户直接打开登记的电子文档。

档案数字化的意义与作用

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。

它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

主要负责对文件、图书资料进行整理、扫描、图像处理以及目录制作，工作区域是在办公室。档案数字化加工人员是扫描、录入的专业人员，组织电脑信息录入、文档资料扫描、文档图形图像处理、档案装订整理等，是档案数字化的专业人员。

数字档案可以有效地解决这些实际档案工作中的痛点。首先，数字档案可实现档案管理的数字化和自动化，便于检索和借阅，有效的提高工作效率。其次，数字档案可以联通档案孤岛，进行整合，实现资源联通共享。再者，数字档案可以使档案管理流程更加顺畅，系统可为档案的完整、准确、安全提供有力保障。

档案数字化可以提高档案信息化管理水平，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久保存和安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。

什么叫档案数字化，档案数字化的好处

档案数字化是一种新型的档案信息管理模式，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

1代替原件使用，有效延长原件的保存时间。

2数字化副本分地保存。要长期或永久保存的重要档案，用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。

3恢复档案材料模糊褪变的字迹。对字迹出现模糊扩散或褪变的档案，可经过计算机扫描等处理技术恢复模糊褪变字迹。

4提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用，从而提高办公效率。

5提高经济效益，数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大，下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用，分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，通过局域网，政务网，互联网进行计算机检索，阅读电子档案，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

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