电子档案管理要求

电子档案管理要求如下：

1、档案人员要转变思维方式，更新观念。电子档案是档案管理中的新生事物，一些人在思想上难以一时接受，或者虽然接受了，但却将其只作为资料或副本保管，是档案管理走进了误区。为此，要提高档案人员对电子档案重要性的认识，使其摆脱以纸质档案管理为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，实现由纸质文件的现代观念向电子档案的“后现代观念”的转变。

2、档案人员要保证电子文件的可识读性。纸质文件能保证信息的原始性和真实性，可识读性毋庸置疑。而电子文件却不同，外表看来保存完好的磁盘，由于环境（硬件、软件、加密、编码方式等）的变化，信息很可能具有不可读。电子文件的信息内容是以特定的编码形式记录下来的，信息技术的发展不断有新的编码替代原来的编码，电子文件各自所有的编码方式和迅速变化的计算机系统运行环境间矛盾会越来越尖锐。

3、档案人员要确保电子档案的原始性。电子文档在保存中容易被复制和修改且不易被发现，因此，保证电子文件的原始性是保证其凭证作用的关键。电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子文件在形成或传输过程中存在着被改动的可能。处理后的电子文件是否与原来一样，存在着认定上的困难。因此，科学界定电子档案的原始性是档案研究领域的新课题。

4、档案人员要加强对档案的集中统一管理。电子文件其物理结构和逻辑结构往往不一致，同一个电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以在不同的载体上而不影响其正常显示输出，在电子文件的传输载体转换等信息处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。这个特性，使其在管理上与传统纸质档案的管理要有所不同。

5、档案人员要严保档案安全。要注意电子文件“物理生命”与“信息生命”的保护。保护电子文件的“物理生命”主要是防磁、控制环境的温湿度、防机械损伤。对电子文件“信息生命”的保护是对档案管理又一新的挑战。物理状况良好的电子文件也许有一天会无法识读；保管“完好”的电子文件也许内容失窃却一无所知。这些就是对电子文件“信息生命”保护不当造成的。对电子文件“信息生命”的保护应注意以下四个问题：保证电子文件的持续可读性；防电脑病毒；控制网络中电子文件系统的安全；备份处理，异地保存。

电子文件的归档是指不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

一、电子文件归档范围

电子文件的归档范围是电子文件形成、积累与归档制度中最重要的内容，对保证归档文件的完整、齐全至关重要。

电子文件归档范围小于其收集积累范围，主要来源OA系统、业务系统及其他数字设备，同时应基于电子文件的特性、电子文件的管理特点、“双套制”归档要求、机构信息化不彻底的特点，综合确定归档范围。

二、电子文件的归档方式

1、物理归档是指文件管理部门把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程，由档案部门负责对这类归档数据的管控与维护。物理归档可以实现电子文件的集中管理，保证电子文件的安全性。

2、逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

一般还应采取以下措施对逻辑归档的电子文件加以控制：第一，采取备份措施。第二，定期物理归档。

三、电子文件归档的时间要求

电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。实时归档指数字设备中生成并处理完毕电子文件即时向数字档案室档案管理系统中归档。定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件处理完毕一段时间之后再向数字档案室系统中移交。

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