档案数字化的意义与作用

档案数字化的意义与作用

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。

它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

主要负责对文件、图书资料进行整理、扫描、图像处理以及目录制作，工作区域是在办公室。档案数字化加工人员是扫描、录入的专业人员，组织电脑信息录入、文档资料扫描、文档图形图像处理、档案装订整理等，是档案数字化的专业人员。

数字档案可以有效地解决这些实际档案工作中的痛点。首先，数字档案可实现档案管理的数字化和自动化，便于检索和借阅，有效的提高工作效率。其次，数字档案可以联通档案孤岛，进行整合，实现资源联通共享。再者，数字档案可以使档案管理流程更加顺畅，系统可为档案的完整、准确、安全提供有力保障。

档案数字化可以提高档案信息化管理水平，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久保存和安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。

为规范档案目录数据库的建设工作，现将各门类档案的档号格式统一如下：

1、文书档案：

传统组卷方法：全宗号(4)加年度(4)加目录号(3)加案卷号(4)加页号(4)

简化整理方法：全宗号(4)加年度(4)加保管期限（代号）(3)加分类号(4)加件号(4)

2、会计档案：全宗号(4)加年度(4)加目录号(3)加案卷号(4)

3、设备档案:全宗号(4)加年度(4) 加分类号(4)加案卷号(4)加件号(4)

4、基建档案：全宗号(4)加目录号(3)加案卷号(4) 加页号(4)

5、声像档案：全宗号(4) 加期限（代号）(3)加分类号(4)加案卷号(4)加件号(4)

6、实物档案：全宗号(4)加年度(4)加期限（代号）(4)加分类号(4)加件号(4)

7、电子档案：全宗号(4)加年度(4)加期限（代号）(3)加分类号(4)加件号(4)

8、婚姻档案（传统）：全宗号(4)加年度(4)加目录号(3)加案卷号(4)加页号(4)

婚姻档案（简化）：全宗号(4)加年度(4)加保管期限（代号）(3)加分类号(4)加件号(4) 说明：

1、凡编“目录号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)加年度(4)加目录号(3)加案卷号(4)加页号(4)

2、凡编“分类号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)加年度(4)加保管期限（代号）(3)加分类号(4)加[案卷号（4）]加件号(4)[页号（4）]

3、“[]”内字段为对应可选项，即：若选用“案卷号”，则将“件号”改为“页号”。

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