如何正确理解和应用ERP中的数据

看下数据的分类，通常我们可以把数据分为静态数据、动态数据、交易数据、统计数据和绩效指标数据。

1．静态数据。

简单来讲，就是短期内不会变化的数据，一般指生产活动开始之前要准备的数据，如物料清单、工艺路线、仓库和货位代码、会计科目的设定等。这些数据在我们系统上线之前就要准备好。但是静态是相对的，也需要定期维护，保持其准确性。

2．动态数据。

一般是指生产经营活动中不断发生、经常变动的数据。如客户的应收账款，当客户购买产品但是没有付款时，应收账款就会增加，当款项收回时，应收账款就会减少，物料在领用时就会减少，采购入库时就会增加。我们在实施ERP系统之初，要输入动态数据的初始值，也就是期初数据，期初数据一旦建立，就需要随时维护。

3．交易数据。

一般指业务单据上面的数据，比如我们进行物料采购，在这个采购流程中，会产生很多业务单据，采购申请单、采购订单、入库单、采购发票等等，这些单据上面的数据就是交易数据。所有的动态数据，都是通过交易数据来更新的，比如我们在系统里面保存一张入库单，或者保存一张出库单，那么对应物料的库存数量就会更新，比如我们在系统里面过账一张销售发票，客户的应收账款就会更新。

4．统计数据。

就是对交易数据的分类汇总，这个数据是给管理人员使用的，它是一种经过加工处理的数据，供管理人员掌握经营生产状况、进行分析和决策。比如对某一个原材料今天我们一共采购了多少数量，我们就可以根据这个原材料的所有入库单进行统计。比如，对于某一个供应商，我们今年一共从这家供应商采购了多少金额，我们就可以通过跟这个供应商有关的采购订单来进行统计。在没有ERP的时候，要得到这些统计数据是非常费劲的，并且还非常的不准确。而让ERP来做这些数据统计的工作，就比较快速准确。

5．绩效指标数据。

也就是我们常说的KPI数据，这个数据就是对流程的运行进行监控，可以监控交易数据，也可以监控统计数据。比如对于采购申请，我们首先在系统里面把绩效指标数据设置好，假如我们要求在采购申请提交以后，必须在两天之内得到处理，这个两天就是我们设置的一个绩效指标数据。设置好之后，系统就会监控所有的采购申请，如果发现有一张采购申请过了两天还没有得到处理，那么呢ERP就会按照预先设定好的流程发出警告信息。比如，给采购经理或者是仓库经理发Email，如果ERP系统支持移动办公，就可以发短信，这样就实现了对交易数据的监控。

最后，我们看下这五类数据之间的关系，可以归纳为四点。

1．静态数据是为交易数据服务的。我们在处理一张业务单据的时候，要处理很多的静态数据，如果我们首先把这些静态数据整理好了，保存在主文件里面了，将来处理业务单据的时候，直接调用这些静态数据就可以了，这样就可以加快处理速度。

2．交易数据更新动态数据。比如，我们处理一张入库单或者出库单，就会更新物料的库存数量，我们处理一张销售发票，就会更新客户的应收账款，我们处理一张采购发票，就会更新供应商的应付账款。

3．交易数据形成统计数据。对交易数据进行统计汇总，就会形成统计数据，这个比较好理解。

4．绩效指标数据监控交易数据和统计数据。

ERP数据简单分成两大类：静态数据（主数据）和动态数据（业务数据）

主数据主要包括：

1）会计科目：包括总账科目、供应商、客户、固定资产等

2）物料主数据

3）项目

4）人员编号

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业务数据包括科目余额、物料数量、订单、会计凭证等

由此可见，数据对ERP系统的重要性。数据如人体的血液，是系统运行的支撑和前提，基础数据则是系统信息的根源，由此才能构筑统一的信息共享平台。可以说，造成项目延期，系统不能顺利切换，或系统用不起来，八成是因为基础数据不准确。ERP系统的基础数据量大面广，从不同角度可以有不同的分类，如静态数据和动态数据、显性数据和隐性数据、主数据和辅助数据。静态数据是不随时间或其他数据变化而变化的数据，是企业公用的数据，同时又是动态数据的基础。静态数据包括系统设置所用到的数据和系统运行实际业务所用到的数据，具体有会计科目、各种比率参数、库位和物料主文件、BOM表、供应商主文件、客户主文件、账号及银行主文件等。动态数据是每笔具体业务发生时产生的数据，它随时间点不同而变动。动态数据按照时间点来分，又可以分为期初数据和日常数据。期初数据包括系统上线切换时点的总账余额、车间在制品余额、库存余额、未结三大订单（CO、PO、MO）。从另一角度来说，物料主文件、BOM、供应商/客户信息、会计科目等属于显性数据，而系统配置的各种参数则是隐性数据，这些数据在业务中虽不可见，但却能影响到系统运算的结果。对另一种划分方式而言，显性数据如物料主文件、BOM、供应商/客户信息、会计科目又被称为主数据，而会计期间、货币和汇率、银行主文件、工厂日历、付款方式、计量单位、结算方式、凭证类型等数据称之为辅助数据。ERP系统就是根据这些基础数据，按照内部逻辑经过运算形成各种报告报表，供管理者掌握生产经营状况，从而进行分析和决策的。基础数据整理是实施过程头绪最多、工作量最大、耗时最长、涉及面最广、最容易出错的部分，是一项艰苦细致的工作。1.成立数据小组，确定工作进度。艰苦细致的工作要由踏实能干的团队担当，严密的计划和合理的组织是完成这项艰巨工作的保证。数据小组成员一般从各个部门的业务人员中抽调，由项目经理或指定的专人负责领导数据小组的工作。数据小组的职责是分析数据准备的范围，建立ERP编码体系，组织必要的培训，制作数据搜集表格模板，监督数据收集质量，并负责数据的最终导入和使用。在工作执行上，数据小组要根据ERP项目的实施进度，制定基础数据整理的时间表，安排好小组成员的分工，并定期召开小组会议，沟通问题，推进工作。2.数据整理自下而上、先易后难。任何工作都需要讲究方式、方法，数据整理概莫能外。ERP基础数据整理一般应遵循先易后难的工作次序，容易整理的公共数据先行整理，需要多次求精的局部数据后行整理。静态数据相对固定，且花费时间长，可以先开始整理，动态数据在系统切换前整理即可。第一手资料和数据保存在生产第一线，要将这些散乱的数据加以收集整理，很大程度上必须依赖企业的基层人员。因此，编码小组应该在与一线人员充分沟通交流的基础上设计出他们能够理解和 *** 作的数据收集表格，系统所需的字段信息应囊括在表格中，然后下发到各个部门以供基层人员收集、记录数据之用。其实在没上系统前，很多数据虽然存在，但没有量化，收集的过程通常要根据数据的历史经验值统计得出。数据也不会一次就能准确，所以要做好每次版本的更新和管理，数据不能乱而且要越来越精确。基层将数据上报数据小组之前，部门应召集业务骨干和有经验的师傅对表格数据逐一讨论和检查，确保没有遗漏、重复，也没有过时、失实的数据。3.把好数据录入关。各部门报来的数据不是孤立无关的，数据小组在拿到基层报来的数据后，必须做好各部门人员的沟通与协调工作，综合平衡后再进行统计汇总。然后，备份电子文档和纸制文档，并注明整理人员、完成时间和最后版本，再由专人录入系统。手工录入是艰巨而枯燥的重复工作，时间长了容易出错，可以配合Excel表批量导入，有条件的也可以编写数据转换程序实现更快速、更完美的录入。为保障数据录入的质量，可以建立相应奖惩制度，一方面可以提高录入人员的积极性，同时也督促其在录入的同时进行认真的检查。基础数据整理的工作重点基础数据整理工作很繁杂，没有捷径，但有方法。对于新上ERP的企业，在千头万绪的工作中，如果能够抓住编码这一主线，把握好物料主文件、物料清单（BOM）和库存数据三个重点，就可以提纲挈领、一以贯之。编码编码是为了进行系统识别和检索而对数据进行唯一的标识。凡是纳入系统管理的数据均要对其进行编码，包括物料编码、供应商编码、客户编码、库位编码、工作中心编码、计划员/采购员编码等。首先确立统一的编码原则。一个考虑周全、成熟的编码体系需要结合行业标准和企业特点,并且跨部门反复讨论，尤其多听取基层和系统使用者的意见，确定最终方案。编码工作中最重要的是物料编码。而规范化是准确性的前提，同一物料叫法不同的现象在企业中比较常见，所以在编码前要先规范物料名称及描述。物料描述应先描述物料主要属性，后描述物料次要属性，基本顺序是名称/型号或规格/尺寸/材料/颜色或表面处理/特殊要求。

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