OA办公自动化管理

景鹰高速公路项目利用“景鹰高速公路项目管理系统”中的办公自动化子系统实现项目办、施工单位、监理单位等参建单位的办公自动化。

系统支持协同工作和移动办公，采用先进的技术和设计，把整个机构内部的数据资料，放入系统内进行处理与Internet完美结合，使整个系统突破内部网络，延伸到世界每个角落，本系统实现集中化管理，由系统管理员通过系统配置模块对整个系统进行方便、有效的设置和管理，每位用户通过个人助理模块保存个人独有的事务与他人进行信息交流。每个处室，每位用户根据各自的职能和权限，对各个模块 *** 作使用的权限也不同。每位用户都有各自的账号，账号中保存着用户的名称和所属处室，以及用户自定义的密码，所以用户利用任何机器上网 *** 作的界面都是相同的。

系统实现项目内部无纸化办公，使用对象是项目办、设计单位、监理单位、施工单位等的管理人员，使各部门集中在一个封闭的网络环境中进行信息交流。

1.首页

系统利用重要版块、滚动屏幕、业务信息标签页显示方式，方便用户进行最新信息的浏览、查询。

包括公文管理、固定资产、档案管理，办公申请、企业社区、行政办公、信息中心、公共信息、个人空间、人事管理、电子邮件、IM即时在线系统。目的是为了更好提高办公效率，减少办公费用，体现协同办公的优势，如图2-53。

图2-53 办公自动化首页

（1）通知公告。

将项目相关部门的通知、公告在首页上进行发布，以便于相关人员通过网络实时查看相关通知公告的信息。

（2）政务信息。

将项目相关政务信息在首页上进行公示。

2.行政办公

将项目相关部门及单位某阶段的工作重点在首页上进行公示。

日常行政办公中提供个人办公的辅助工具，包括电子邮件、待办事宜、日程安排、IM实时在线、修改密码等模块。

（1）电子邮件。用户可以与其他用户甚至是internet用户进行电子邮件交换，交换信息也不仅仅限于文本字符，还包括图形、动画等多媒体信息，以及各种文件和程序，如word文档、Excel表格等各式各样的信息。

（2）待办事宜。新建存放当日或近期要处理的相关工作任务，以便于随时查询。

（3）日程安排。用户可以给自己或下级安排下达计划，此处建立与每日待办事项、会议安排的连接，通过填写日程安排，可以有计划的安排每日工作事项，也便于协调会议和活动的时间安排。还可在自己的日历安排表上设置各种提示信息，这些提示信息可以是用户每周计划、每年纪念日或每天下班前的总结，并有闹钟设置，可以在特定的时间提醒用户。

（4）修改密码。给用户提供一个修改登陆口令的地方。

3.公共信息

公共信息是办公服务系统一个辅助模块，包括大事记、项目新闻简报、项目规章制度、公告板等信息。

（1）大事记是记录管理单位的一些重要信息；

（2）新闻简报是发布管理单位的最新的简报信息；

（3）公告板是项目办的重要公众信息和单位的公告，通知是单位对一些公共活动的通知，员工可以通过公告板了解单位最新公布的信息，了解单位的最新动态；

（4）规章制度是发布管理单位和项目办的各种规章制度，员工通过此信息可以了解管理单位和项目办的各种管理规范。

4.信息中心

信息中心主要是发布建设项目的工程信息，同时也是系统管理员对相关信息进行筛选处理、发布的重要模块。

（1）工程信息：是为更快速的了解工程进度及工程的相关事宜而设计，主要包括工程简报、项目进展及劳动竞赛等信息。通过此模块指挥部各职能部门员工可以了解到工程的进展情况，同时领导部门也可以及时协调各职能部门工作。

（2）信息筛选：系统管理员对相关信息进行发布确认、实时发布的处理中心。

5.公文管理

公文管理是办公系统的一个重要组成部分，主要有收文管理、发文管理两个子模块组成。用户通过该模块可以完成网上公文的起草、校核、批复、签发等业务流程处理，同时针对每一发文可以查看该文签发的流程。

（1）收文管理。

收文管理是一个处理本单位或外单位的正式来文的管理过程，其中包括来文登录、拟办、批办、办理、审核、签发、传阅、归档等任务。收文的基本流程为：收文登记→收文拟办→领导阅办→部门阅办、传阅→编号归档。

此模块由负责收文的人员在接收到对本单位或外单位的发文后，经过扫描等预处理过程，将来文的相关要素输入收文管理数据库，形成收文登记单（文件登记簿）和收文签，填写流水号、文件分类等内容，对文件登记簿可以打印出文件处理卡，办公室有权阅批文件的相关人员，可通过本应用系统快速阅批文件，从而实现企业内部文件的自动流转的快速阅批分送传阅，并形成批示、传阅记录。对有固定格式或有一定规律的属性项（来文字、主题词、流水号等），做到可选或自动生成。

涉密文件的处理功能：对具有“绝密”、“机密”、“秘密”密级的涉密文件和其他具有权限设置的文件，在系统中只能存放收文登记记录，不能存放文件的具体内容，其登记记录也只有具有相应权限的人员才能查看，所有未经授权的越权查看企图都将被系统记录下来以备查阅。

应具有按分类、来文字号、主题词、来文时间、流水号、文件标题、文件字查询的功能，可以通过此查询系统快速查找到需要的文件。

督办和催办：系统自动查找即将到期、已到期和逾期未办的文件，形成手工催办或发送寻呼/邮件进行自动催办。当用户登录时，提示他需要处理的文件。

以上是对通用收文管理流程的简单描述，在具体实施过程中，可以按类别进一步细化为党中央、国务院、国家各部委、政府机关和各下属机构、地方政府的来文件；各下属机构主要包括来自于各合作单位的文件。在办理过程中，可根据实际情况进行流转方向选择，支持多种流程的流转，对于每一个收文管理流程，都提供相应的收文查询。

（2）发文管理。

发文管理是用来实现企业内部文件的计算机全程自动化控制，达到发文计算机化，此应用可进行文件的输入、部门领导审稿、相关处室会签、办公室核稿、领导签发、办公室编号、打印等 *** 作。通过本应用可以实现机关内部文件的自动流转、快速批阅和分送传阅。同时记录了各相关审稿、会签、核稿、签发人的修改情况、批示和各单位收文情况。具备领导签名和批阅手迹保留功能。

发文应用是用来实现企业内部文件，从文件的拟稿、批阅、签发、到文件最后的整理、归档的公文发文流程的全程计算机自动化控制，达到文件发文自动化。

此应用由企业内各部门负责起草文件的拟稿人将文件输入发文数据库，各部门领导核稿、相关部门会签、办公室审稿、企业领导签发、办公室编号打印，可通过本应用快速阅批文件，从而实现机关内部文件的自动流转和快速阅批、分送传阅。

此应用可记录各相关核稿、会签、审稿、签发人的修改情况；具备领导签名和公章加盖功能：可以通过扫描的方式将领导的手写体签名预先存储在系统中，并进行加密处理，以保证此签名的惟一性和安全性。当领导签发某一文件时，将此资料附加在文件上。

涉密文件的处理功能：（同收文管理）。

此应用具有按批阅状态、文件状态、文件标题、文件号、文件类别（如函件、通知等）对任意文件查询的功能，并提供全文检索功能，快速查找到需要阅批及分送的文件。

6.工作计划

工作计划是为方便个人及部门合理化、科学化工作而设计，主要包括个人工作计划、部门月工作计划、部门年工作计划。通过此模块可以提高各部门的工作效率。

7.企业社区

企业社区主要包括两方面的内容：企业文化建设、组织活动管理。

该模块主要是突出企业文化建设的过程、意义，如企业对外宣传展示、企业内部各项组织活动的计划、安排及实施情况，以及企业取得的各项成果等信息。

组织活动管理主要是对企业内部相关的党组织活动、团组织活动以及工会活动进行通知、查询。

8.人事管理

主要包括人事档案、工资管理、出差管理、人员外出四部分。

其中，人事档案主要针对项目编制人员进行管理，其中分为在岗人员、待岗人员两部分。出差管理模块可以将出差员工的出差时间、目的地、出差天数进行登记。工资管理是对项目员工的工资进行造册处理。人员外出主要是对员工外出进行登记。对于这些信息有权用户可以按部门、按姓名、按时间进行查询。

9.通讯录

主要包括公共通讯录、个人通讯录两部分。对项目指挥部员工相联系方式进行登记，可以按部门、按姓名、按单位、按所在地进行查询。

10.固定资产管理

主要包括单位资产登记、资产交付以及报废资产登记三部分。

11.办公审批比

办公审批主要是针对企业内部各职能部门办公用品网上使用的申请、审核、审批的一个过程，审批完成后，由办公室统一将一段时间内不同部门的办公需求一次性处理的一个过程，这样可以增强办公室管理的计划性和实施性。

12.档案管理

项目档案管理人员可通过该模块对项目档案进行电子化管理，包括个人电子档案、企业文档管理、机械设备电子文档等信息的管理。电子化的档案管理也是档案室标签页管理模式之一。

系统中对于项目建设前期、中期、后期所产生的各种档案资料按照江西省档案局要求进行电子化管理。

主要体现在：档案资料按类型分类、档案资料内容信息的维护、档案资料信息进行编目处理、对档案资料进行归档、统计、查询等日常维护，其中还包括各种声像档案资料的管理。

（1）档案资料编目、编码维护：建立档案资料编目，并根据用户需要，对档案资料编目进行增加、修改、删除等工作。用户也可根据需要细分档案资料编目信息。

（2）档案资料模板维护：建立和维护常用档案文件的模板。为用户的使用提供方便，减少档案录入的工作。

（3）档案资料分类：用户可按照自己的实际要求，自己维护档案资料的分类，根据实际需要进行适当的增加、删除、修改等 *** 作。

（4）档案资料目录编制：提供将所有文件自动编制全引目录、专题目录、案卷目录、文件目录的功能。

（5）档案资料内容信息的整理录入：对档案资料进行整理，完成目录及对部分图纸文件的原件扫描储存等，根据档案资料的类型对各种档案资料进行分类整理，根据分类的结果进行相应的组卷工作。

（6）档案资料的归档：根据用户的设置，归档分为手工归档和自动归档两种方式，前者为登记原始资料信息，填写、制作各类资料报表，填写日志，打印报表及资料信息；后者为系统根据设定的时间段和归档的内容，系统自动生成归档后的档案资料内容目录。

（7）档案资料的查询：提供方便的档案资料查询功能，可根据用户设定的条件进行模糊查询、并提供方便的打印功能，可对案卷、文件进行方便的检索。提供全文检索功能。查询方式多样、速度快、无距离限制。

（8）档案资料查阅：主要用于用户查阅、利用相关资料，并对查阅情况进行登记处理。

该模块中的竣工资料整理指导建设单位、设计单位、监理单位、施工单位等相关人员在工程进行的过程中，对相关的资料进行收集、整理同时进行编制，避免工程后期浪费大量的时间、人力、物力、财力来搜集相关资料来完成该项工作。主要包括对工程施工过程中的所有表格、数据进行电子化管理，及时归档（按省档案局要求）；对竣工文档进行全程、准确、完整的管理；提供信息检索、复杂检索、模糊检索、综合检索等强大的数据检索功能。

竣工资料整理主要是对以下文件、资料进行编制：

（1）经批准的可行性研究报告、初步设计、概算或调整概算、变更设计及开工报告等文件；

（2）历年的年度基本建设投资计划；

（3）经审核批复的历年年度基本建设财务决算；

（4）编制的施工图预算、承包合同、工程结算等有关资料；

（5）历年有关财产物资、统计、财务会计核算、劳动工资、审计及环境保护等有关资料；

（6）工程质量鉴定、检验等有关文件，工程监理有关资料；

（7）施工企业交工报告等有关技术经济资料；

（8）有关建设项目的附产品、简易投产、试运行、重载负荷试车等生产基本建设的财务资料；

（9）有关征地拆迁资料（协议）和土地使用权书面证明；

（10）其他有关的重要文件等。

13.会议管理

会议管理是行政管理的一个重要内容，利用会议管理可以发布、查询各种会议召开的时间、会议主题、会议记录、以及相关的主持人等信息。其中查询会议时可以查看所有会议内容，或者按召开会议部门、会议主持人、会议类型进行查询。

14.办公自动化管理的特点

（1）为项目办、设计单位、监理单位、施工单位等构建了一个信息交流的平台，可以交流施工方法、施工工艺、施工经验等。

（2）实现无纸化办公，提高工作效率，降低办公成本。各种通知、文件、函件以及各参建单位之间的往来文件通过OA办公自动化发布和传递，实现了参建单位之间的无纸化办公。不需要施工单位、监理单位等行程几十公里，甚至一、二百公里到项目办拿文件或报送文件，提高了工作效率，节约了交通费、打印费等办公费用，节省了时间。

（3）保留对公文的修改痕迹。在公文拟稿和核稿过程中，系统保留了对公文的修改痕迹，记录了修改人、修改时间、修改前内容、修改后内容等。

（4）支持电子签名、电子签章、文件套红。系统集成了电子印章、电子签名、文件套红等功能。在发文签发后可由综合处进行套红、成稿，并盖上电子印章。

电子印章是将所有单位的公章扫描形成图片存放于服务器的某一个目录下，各个公章可以设置单独的管理员，并由上传人设置访问密码，每次要盖章时可以通过名称自动获取服务器上对应的公章，获取时需要输入管理密码，方可盖上电子章，盖章后可设定电子公章不能移动、改变，并将自己的相关信息存入到公章的证书信息中，以防止其他人纂改。

我们在差旅行业深耕十八年。公司经营范围包括计算机软件开发、销售及相关推广服务；计算机硬件销售等。武汉胜意科技是一家软件开发及相关解决方案提供商，主要业务方向是针对旅游业的商品推广解决方案即CPS产品。

差旅费控4.0，是移动互联网时代一种更符合当代企业全流程差旅费控管理的新模式，由武汉市胜意科技发展有限公司（简称“胜意科技”）提出  ，意为开放式供应链,实现精细化管控和补助计算自动化,且实现多供应商一品多维度比价的差旅平台  。

企业差旅费用管理正面临着以下困境，企业没有建立自己差旅数据库，无法实时了解数据动态；不能聚合多供应商进行比价采购，无法有效节省采购成本；服务商未形成竞争机制，服务质量难以得到改善；缺乏独立的差旅平台，无法按需管理；集团与各分子公司未统一差旅政策；没有实现事前事中事后全流程费控管理。

胜意科技结合十八年的技术创新和资源沉淀，创立了“差旅+费控”一体化平台，即差旅费控4.0解决方案 ：开放式供应链,实现精细化管控和补助计算自动化,且实现多供应商一品多维度比价的差旅平台。

我整理的这些降低差旅成本的方法也许正好适合你！ 我们作为是国内领先的企业消费及费用管控专家，从消费支出管理咨询、差旅管理、费用报销、费控系统平台建设，到开放的产品供应链及运营服务，为企业提供一站式的全面费控管理解决方案。依托十八年的行业资源和技术沉淀，在帮助企业降低差旅管理成本实践方面，积累了一些成功经验，希望对大家有所借鉴。

1、加强对企业差旅政策的调研

常规意义上的差旅管理公司要帮助企业从机票预订、酒店预订再到餐饮津贴等，要处理企业各种不同的差旅供应和服务事项，基于专业信息化系统和工具的支撑，应该说大部分差旅管理公司都能满足到企业这些基础要求。

在提供服务之前，差旅管理公司或者差旅系统提供商会在通过调研企业的差旅政策后，以确认所制定的差旅政策是否能够覆盖和约束整个公司差旅的各个范围里的支出。并根据差旅管理政策，梳理出清晰的差旅管理流程，从申请到报销，以便更好的做出符合公司政策的差旅服务决定，并且还不会产生额外的成本，导致损害到企业的利润。

2、奖励你的员工

我们发现，很多企业强制要求员工差旅节约，但管控结果却事与愿违。我们在要求差旅人员选择更具成本效益的出行选择时，都是在给公司节省成本。从另一个角度上说，是在给企业创造利润，那么企业则可以视情况给员工提供奖励，比如可以给员工奖励现金或者带薪休假，用来感谢员工减少差旅的费用，并且鼓励员工继续这样做。这样既能鼓励员工遵守差旅政策，又能提升员工的差旅幸福指数。任何差旅政策都无法做到没有d性，否则就很难执行落地。因此，企业方要做的不是压缩d性，而是因势利导，合理利用d性。

3、节省航班机票

在不少企业里，机票差旅费用都是占大头的支出。不少财务总监跟我们说，要是能管理好机票费用，差旅管理就成功了一大半。一个客观情况就是，机票在特定的时间会比较便宜，所以要清楚员工的机票预订的具体时间。只要在旅行和航空公司的日期上灵活运用一下，这样就能够节省一笔成本。而且能够获取的到机票的促销政策，我们可以通过系统设置机票折扣率提醒，也可以大大降低企业差旅的成本。这种处理方式适合那种有计划的差旅行为，对于很多即时性的差旅活动，更要灵活机动处理。

4、设定现实的食物和运输补贴

很多企业对员工在差旅过程中的用餐是开放式的，通通用补助的方式来执行。但现在的变化趋势就是，无论是员工的线上点餐还是线下用餐，都能够通过企业的一站式消费管理平台，以及给与员工的预付卡支付来管理。用这样的方式，对于员工的食品与运输开支也是可以在一定程度上节省的。比如可以把餐费设置为每天总体上的津贴，而这样就能够让员工选择单独在早、午、晚餐上的花费。而在运输方面，则能够对差旅员工建议选择最具成本效益的方法，当然这也要考虑好旅程的时间。

5、降低酒店的成本

哪怕是同一家酒店、同样的房型，在不同的供应商渠道，房价也是有所不同的。如何才能快捷筛选出最低价格的供应商？能做到这一点，就可以节省很多成本。这个时候，企业就非常需要一个能够整合多供应商渠道的统一的查询、预订平台，以实现多供应商的比价。在平台中，针对不同的差旅员工能，匹配不同的差旅标准，并且关联预算体系，可以决定让差旅员工选择停留的地方，并且确定好酒店的预算门槛以及星级评分，还可以指定标准间所需的房间类型，并且清楚地说明是否能够覆盖迷你吧的费用，以及WiFi的费用等等。

参考资料：1 胜意科技  这些企业降低差旅成本的方法也许正好适合你！

2 百度百科    武汉市胜意科技发展有限公司

3 百度百科    差旅费控4.0

用三张表来实现

第一张表记录人员信息，包括工号、姓名、性别、适应考勤规则代码

第二张表记录人员上班明细记录，包括工号、上班时间、下班时间

第三张表记录考勤规则，报表考勤规则代码、另外的字段就是你上面的这些规则

做考勤处理的时候把这三种关联起来

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