文档管理的市场现状

对信息和知识的获取和使用已经成为当今社会发展的基本动力，这也是信息时代的显著特征之一。而文字和图形是信息和知识的最主要载体，特别是利用计算机技术实现的信息和知识的获取和利用，已经成为21世纪信息化革命的主要特点和标志。随着我国信息化建设全面进入内容阶段，数据库、“海量存储”、信息安全等领域都成为了IT业界关注的重点，IT 产业的重心也已经逐渐转向信息处理和利用水平的升级。计算机应用的大规模普及，进一步丰富了人们获取信息和知识的来源，可以说，今天的工作、生活正在被大量的文档所包围。

在日常工作中，利用计算机，人们除了可以通过键盘直接录入文字信息，生成和保存文件，也能很轻易的通过Email、MSN、ICQ来收发文档，用OCR结合扫描仪获取文档，还可以通过数码相机、录音笔这些数字输入设备并辅以必要的软件来获取文字图像资料等等。

正是通过以上种种方式，人们在工作生活中面对的文档数量在迅速地增长。因此，对文档的管理变得尤为重要，可以说文档管理已经与我们的工作生活息息相关。在日常应用中，随着信息化浪潮扑面而来，人们对处理大量的录入文档的需求也越来越迫切。或许用户有时会有如下的经历：面对大量扫描录入的文档信息，不知道如何合理有序地分类存放，因此有时候想找到某个文档，颇有一种大海捞针的感觉；或者网页里有许多自己感兴趣的数据，这些数据都存在一定的规律，并且数据量很大，如果通过手工方式把这些数据保存出来，工作量可想而知，不但劳神费力，并且时间一长，还容易出错，平添许多烦恼。而文通鉴的出现则解决了用户的这些难题。

据文通鉴开发人员介绍，文通鉴就可以把用户的纸质文档原文“复印”到电脑，而且变成可编辑的文本，供用户查找，满足了用户在文档输入、编辑、存储、应用过程中的各种需求。利用TH-OCR技术，“文通鉴”可以识别包括中文简体、繁体、日文、韩文、英文在内的多种文字，同时还能准确地将纸质文档“一键录入到WODR”；利用“文通鉴”，用户还能实现PDF格式文档的生成以及PDF与其他格式文档之间的自由转化，并能轻松对PDF格式文档增加批注和标签；通过“文通鉴”提供的文档管理平台，用户还可以直接通过缩略图的方式预览包括扫描文件、Word文件、电子表格、PDF 文件及数码照片。此外“文通鉴”还能实现文档的关键字/全文智能检索、自动获取电子表格等多项功能。

基于全球领先的电子文档管理理念，“文通鉴”面向中文电子文档管理全过程，满足了用户在文档获取、文档处理、文档存储、文档应用等各个环节的不同需求，能够轻松完成纸介质文档向电子文档的转换、不同格式的电子文档的自由转换和调用、快速全文检索和文档原文再现等复杂应用，大幅度提升了用户的文档信息化管理效率。

虽然文档管理蕴藏着巨大的市场，但是如何才能激发用户的这种需求？于是文通信息想到了免费试用。文通信息总经理沙建辉表示：加深用户对文通鉴这种应用性极强的软件产品的认可，产品试用是最好的手段之一。据了解，在活动期间，文通信息总共发放免费光盘2万余张，试用用户覆盖了教育、政府机关、医院、科研机构、广告、媒体等行业。而且据文通鉴销售人员介绍，文通鉴的文档管理功能得到了不同行业用户的充分认可，而且这些用户还针对各自的应用，开发了很多新的应用点。比如从某广告公司利用文通鉴将各类纸质彩页通过文通鉴扫描进电脑，然后进行全文检索，这样只要输入要查找的关键字就能轻易找到需要的文案，效率是以前的10倍；某整形医院在试用了文通鉴之后，不仅将病人的病例实现了电子化，而且还将很多整形方面的文章、资料、图片通过文通鉴输入了电脑，建立了电子资料库，有效的实现了资源共享。而在教育行业，无论是制作课件、网上批改试卷还是建立电子资料库，文通鉴的文档管理功能发挥的更是淋漓尽致。除了行业市场，文通鉴对个人的文档管理也非常出色，据文通信息介绍，对于个人用户，文档管理不仅仅是报纸、杂志这些文档，比如一位来自北京的用户在购买了文通鉴之后，将家中的各种单据、票据、各种证件等等通过文通鉴“复印”到电脑，然后逐一建立索引，不仅查找方便，而且还可以直接在电脑实现这些文档资料的打印、传输。

从活动结束后的用户反馈信息来看，文档检索、PDF转换、纸质文档的录入识别是文通鉴最受关注的三个方面。特别是文通鉴强大的文档检索功能更是得到了许多用户青睐而这也是目前多数用户文档管理最常用的方面之一。对于这一结果，文通信息总经理沙建辉表示：从人们的日常工作习惯来看，每天需要文字识别的资料很少，而文档的查找和检索却是人们每天都在应用的。因此，作为一款文档管理解决方案，我们对文通鉴的应用前景非常有信心。而从目前试用活动取得的巨大反响来看，也更加坚定了我们进军文档管理市场的决心。

张红英

（中国地质调查局西安地质调查中心，西安710054）

摘要 为保证成果地质资料汇交质量、延长资料的可再利用生命周期，本文主要针对成果地质资料电子文件汇交与管理中存在的真实、完整、可用性、安全性方面问题，提出了解决问题的思路。

关键词 地质资料；电子文件；汇交与管理；问题

为推进地质资料管理现代化进程，提高地质资料管理水平，充分发挥地质资料作用，完善成果地质资料电子文件汇交制度，保证成果地质资料电子文件能有效地得到管理和利用，国土资源部2002年颁发制定了《成果地质资料电子文件汇交格式要求（试行）》，并于2006年进行了全面修改完善，经过这几年电子文件汇交格式要求的试行和贯彻执行，成果地质资料电子文档的制作和汇交质量逐年提高，但仍存在着值得我们高度重视的问题，地质资料电子文档管理工作也迎来新的挑战。

1 存在问题

1.1 真实、完整、可用性

汇交成果地质资料的真实、完整、可用性是保证成果地质资料质量和利用服务的基础。但是汇交的成果地质资料文件材料不全、电子文件与纸介质资料内容不一致，这是电子文件汇交中经常出现的问题。

电子文档可以在不同的计算机和载体之间传递和复制，而内容、信息形态无任何变化，很难像纸质资料那样能确定哪个是“原件”，哪个是“复制件”，从而直接影响到如何才能保证电子文档的真实性、可靠性和完整性。

电子文件本身不能被人们直接读取，必须借助于专门软硬件系统，由于信息技术的飞速发展，一般的信息设备如计算机更新很快、常用的WINDOWS系统及WORD版本升级更快，几年时间就会过时被淘汰，而耐久性较好的电子文档载体如光盘在适宜条件下也许可以保存几十年甚至上百年。因此若干年后有可能出现虽然有保存完好的光盘等电子载体，但读取设备及软件系统可能已从社会上消失，无法找到相应的读取软硬件系统，那时电子文件就会变为无法读取的死信息。

软硬件迅速更新并被淘汰的现状和具有永久利用价值的电子文档要求永久保存之间的矛盾亟待考虑。

1.2 安全性

成果地质资料电子文件在其形成、存储、利用等方面存在许多不安全的因素。

（1）汇交的电子文档携带有病毒，这会对其保管和利用造成潜在的危险，有的甚至造成无法挽回的损失。

（2）电子文件不具有固定的存储载体，电子文档易更改，对电子文档具有一定权限的人可以对其任意增加、删除、修改，而 *** 作者本身不留任何痕迹，所以为保证电子文档的安全、正确和完整需要解决一系列技术难题及制定一套配套的管理制度。

（3）成果地质资料电子文件汇交格式要求推荐电子文档汇交载体为只读CD ROM光盘、DVD光盘、硬磁盘，现电子文档的长久保存常见载体有硬磁盘、软磁盘、光盘、磁带等。由于受磁场和外界条件的影响，这些存储载体可能会消磁、老化和自然损坏，从而损坏或彻底破坏载体上记录的信息。另外由于设备的不断更新，原先使用的存储载体可能已不被使用或得不到技术支持。如早期曾广泛使用的5.25 英寸的高密或低密磁盘，现在已基本淘汰。

1.3 地质资料管理人员素质的不适应性

对电子文件制作、电子文件归档检查验收及其归档后形成的成果地质资料电子文档的管理，绝不是仅仅懂得纸质地质资料管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的；也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的；也不是仅仅懂得地质专业技术的人员所能胜任的。但目前地质资料管理部门技术人才不仅数量严重不足，结构也不甚合理，复合型人才严重匮乏，而且资料部门由于自身的社会地位和条件所限，在引进人才方面与其他部门相比，往往处于劣势，地质资料管理人员素质更亟待提高。

2 解决问题思路

2.1 对电子文档真实性问题的解决

（1）加强地质工作项目的管理环节，严格项目成果的评审验收，成果地质资料的纸介质与电子文件的规范要求作为评审验收内容之一，并将审查认定的文件材料作为归档资料，交于相关资料管理部门备案作为备查；同时明确汇交人责任，要对汇交的电子文件的真实性、完整性和有效性负责，严把汇交前检查验收关，保证电子文档与纸质资料内容的一致性与正确性，对存在伪造虚假汇交资料现象的单位或责任人按相关法规、办法采取处罚措施。

（2）由于电子文档可以随时变换载体，或被不留痕迹地改动，所以为保证电子文档的真实性要采取一些专门措施。如资料管理人员在电子文档接收、验收、整理、归档、保管和利用等各环节建立起规范的业务标准、严密的规章制度，使得对电子文档的修改、存取、传输等任何 *** 作都进行实时登记，以密码形式存储并有防删改措施，并将电子文档备份以备查询，从而构建起一个维护电子文档、电子文档的原始性和真实性的管理保护体系。

（3）由于电子文档具有系统依赖性和设备依赖性，所以在管理电子文档的时候，资料管理部门必须考虑是否需要购置相应的软件和硬件，这些软件和硬件现在市场价格是多少，软件的使用权限及硬件的使用寿命有多长，软硬件是否易于使用等问题。采用保存电子文档相关支持软硬件的方法，使电子文档需要恢复时，可运用存储的相关软硬件，以原始形成时的显示格式恢复，保证正常利用。

2.2 对电子文档安全性问题的解决

（1）做好入库前检查验收工作。地质资料电子文件的信息安全、有效直接影响着电子文档的保管和利用，所以在制作电子文件时必须把电子文件的安全性检查放在首位。

（2）认真研究解决电子文件保存问题。我国目前尚无专门针对电子文件长久保存的标准规范，已有的某些规定还都局限在具体的保管环境和技术参数的选择上。《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）和《成果地质资料电子文件汇交格式要求》，也只是对归档环节中的电子文件载体、格式、软硬件提出了具体要求，而没有涉及长久保存的具体方案。其他的相关规定只是散见于个别标准规范中的某些条款，比如：《档案管理软件功能要求暂行规定》的第八条要求“档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移有效利用”等。另外以光盘为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件的长期保存问题也是有待资料管理工作者进行深入研究和探讨的重要课题。

（3）认真做好电子文档的保管。①保持良好的保存环境，可以延缓电子文档载体的自身老化，还可以减慢载体上所存信息的自然衰减，所以电子文档载体（目前主要为光盘及硬磁盘）的保存环境严格执行国家有关要求，库房温湿度控制在国家要求范围内，远离强磁场和有害气体，载体直立排放等。还要建立电子文档维护管理的记录。维护管理记录信息可包含以下内容：电子文档号，资料入库前检查验收情况，定期检查情况与存在问题，以及问题解决处理情况、备份情况等。②文件管理国际标准ISO15489-1认为迁移（在保证文件真实性、完整性、可靠性和可读性的前提条件下，将文件从一个系统转移到另一个系统的行动）被认为是数字信息长期保存的必须和恰当的选择，也是目前比较成熟和频繁使用的方法。但是，数据迁移并不能保存数据的全部原始信息，每一次迁移 *** 作都可能丢失一定的信息，频繁的迁移也会积累较大的信息损失。

故此目前数据备份是保证电子文件安全存储的主要手段，对于长久保存的电子文件，必须定期进行复制，以防止信息损失。

数据备份主要有三种形式：全备份、增量备份、差分备份。同时系统备份（包括软件系统和硬件系统）也应是必须考虑的重要内容。存储体系建立在备份制度完善的基础上，有利于数据的恢复与利用。

2.3 加强电子文档管理知识的学习培训

对于各单位或相关部门一是在重视成果地质资料电子文档制作培训的基础上，重视电子文件管理知识的培训；二可以组织资料管理人员去相关单位或部门学习关于电子文件（文档）管理经验。

对于地质资料管理工作者面对电子文档带来的挑战不能消极等待，而必须与时俱进，不断学习、更新专业、电子技术、信息技术等科学文化知识，掌握各方面的专业知识，了解各专业的工作流程，使汇交的成果地质资料既符合汇交要求，又保持各专业特点，针对电子文件管理中的问题采取措施，以确保电子文档的真实完整、安全可靠，能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在地质工作及社会化服务中发挥更大的作用。

楼主你好，纸质档案数字化之后，同样需要遵循档案管理的有关要求管理，例如档案使用的权限管理，档案资料的定义，分类，立卷，归档等等。当然，电子档案和纸质档案也可以实现统一管理，档案管理系统容许纸质档案、实物档案与数字化档案在同一系统中实施同步管理，并且，可提供实体档案的存放位置地图显示，以方便管理与利用。数字化档案集中统一管理，实体纸质档案则可根据需要，实施分布式管理，即可对设置于不同地点的档案库房实施管理。而电子文件管理，就没有立卷与归档等要求，相对管理较为灵活。

我们可以这样说，纸质的文件数字化之后可以形成电子文件，如果需要归为档案进行管理，则需要遵循档案管理的要求进行管理；如只作为电子文件进行管理，则管理比较灵活，没有太多的条条框框，电子文件本身的管理亦同理。所以，档案管理与文件管理在很多企业都是分开管理的，在档案系统中，一般都将文件和档案分开两个大类进行管理，这些都可以统称之为知识管理。

楼主可以参考一下知识管理系统，可以有效帮助企业进行知识管理：

绍林科技开发的汇博通是一个综合知识管理平台，前身是3Hmis综合知识管理系统，它把门户网站，内外信息管理以及沟通与协作，有机的结合到一起，使得整条业务链条上的信息管理，传递，共享，协作与沟通变得更加容易，有序与方便。

应用范围涵盖办公自动化，文件管理，档案管理，内容管理，证照管理，综合知识资源整合以及大数据应用等以知识文档为基础的众多领域。

同时，系统提供论坛中心、知识问答、微博等知识共享平台，在管理企业显性知识的基础下，有效促进隐性知识的沉淀。

另外，企业内部的知识管理应该照顾到知识的全生命周期管理，从知识的产生到再利用以及自我发酵、完善各个生命周期阶段中都应该有对应的功能进行管理支持。

并且，汇博通将知识管理的应用进一步扩展到手机和平板电脑，可实现公文审批，移动协作，移动考勤，即时沟通，信息查阅以及只是共享等功能，随时随地把企业知识库带在身边。

总的来说，可以应用到知识管理的各个方面，通用性较强，同时也是一套OA系统，可以推进党校知识文档的一体化管理，不论显性或隐性知识都有相应的功能模块，实用性较强。楼主可以参考一下他们官网的解决方案吧。

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