如何合理分类管理企业文件

一、按照部门名称分类

按照部门名称分类是较为常见的一种分类形式，它是根据组织架构的部门名称来分类新建企业文件一级文件夹，并将以部门名称命名的企业文件夹一级文件夹授权给部门成员。因部门名称一级目录与部门成员自然相关，因此更便于企业管理员来管控文件授权，也更方便部门成员间即时共享和管理部门相关文件。

二、按照文件类别分类

文件类别通常是根据文件的内容来分门别类归档文件，常见的文件类别包括：规章制度(生产管理制度、质量管理制度、行政制度、决定决议、管理条例等)、技术标准(质量标准、工艺规程、 *** 作规程等)、工作标准(部门及人员岗位职责、工作流程、标准作业流程等)、凭证记录(生产管理记录、质量管理记录、销售记录、检验检查记录等)、方案文档(产品方案、技术方案、各类验证方案、各种项目方案)、合同文本(合作合同、销售合同、协议书等)、人员日常办公文件(工作计划、工作总结、报告、统计报表、工作简报等)、公司资料(公司重要活动的照片、视频资料等)。

三、按照业务、产品或服务分类

不同的行业的业务和产品存在千差万别，需要企业管理员从实际出发，根据本企业的实际业务、产品或服务内容来合理分类一级目录。

四、综合型分类

孙子曰“兵无常势，水无常形”，关于文件的分类方式也并不是一成不变，一种分类执行到底的。以上三种分类方式示例了常见的企业文件归类思维，在实际运用中很多企业往往会根据实际业务需要综合运用以上分类，多种分类形式并存。

通常情况下，ISO质量管理体系下，公司文件分为4大类。

1、质量手册，里面包含公司组织机构、部门职责等内容，这些可根据公司实际编写。

2、程序文件汇编，这个里面需要详细分为几小类，如文件控制程序、记录控制程序、人力资源管理程序、设施和工作环境管理程序、产品实现管理控制程序、内部审核程序等，这些都是有模版的，按照实际情况就可以编写。

3、三级文件汇编，这个里面同样是详细分为几个小类，如文件编号规定、档案管理办法、外来文件管理办法、各部门职责、质量目标分解指标、岗位任职要求、设施管理办法、工作环境管理办法、售后服务手册、仓库管理制度等都可以放进里面，同样，也有模板，按照实际情况编写就可以。

4、一些指导书或者是 *** 作手册汇编，这部分根据企业自己的实际情况，如果有就写，没有就不写！

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