什么是受控文件受控文件的使用

受控文件指按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件。它主要是由文控中心和认证办共同管控。以下是由我整理关没野于什么是受控文件的内容，希望大家喜欢!

受控文件的简介

这是一种标准性、责任制的文件，必要修改时需要进行申请，并登记ECN文件，审核批准，同时ECN也必须受控。文件封面一般加盖受控图章。受控文件是“非受控文件”的对称，凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件，也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。受控文件可以复制阅读参考，但复制的文件不生效。许多公司还将受控文件拍成照片，上传到内部局域网，以供有需要或争议时直接在网络上查看，这样可以避免原件的丢失和损坏。一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件，如：成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等。 受控文件作废时，应从所有使用场合及时收回，以防止其误用。

受控文件，之所以需要“受控”，是因为其重要性，标准性和责任性。所以，需要制定相关的管理制度，并由文控部门进行管控监督，防止被非正规修改，或对文件不重视、随意损坏或丢失。正是因为其具有标准性，所以如有修改版或新版本分发出去，需要回收旧的文件，以防止误用。这也是受控文件与其他文件的最大区别。因此，复印版的受控文件是不生效的，只能用于了解参考，不作为标准和责任的依据。

受控文件的使用

受控文件或资料丢失后，一般要重新填写《文件备案发放申请表》，并写明原因，报有关部门审批备案。文控中陪陆心在补发文件时，在《文件备案发放申请表》上取消遗失文件的受控号，编新的受控号，并通知相关部门，声明作废，防止误用。

一般情况下，受控文件是不可以带出工作场所(或规定的场所)的。并且，所有的受控文件应该妥枯乱喊善保存。将受控文件丢失，就是违反了你们公司的规章制度，应该按内部相关制度对你进行处罚。至于处罚标准，由公司相关管理制度而定。

对于重要的文件当然要有备份了，比如说正本放在档案室里，一旦副本丢失可以马上补回来。如果文件有保密性质，那每次使用只能是其中一部分文件，另外要加强责任制，两个人中必须有一个人对其负责或者每天用完必须交回。其实对于丢失，如果不是有人拿怎会丢呢?

受控文件指按照发放范围计数分发并能保证收回的文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本，可以复制参考阅读，但复制版不生效，不可做为标准和责任的依据。而且文件封面一般加盖受控图章。 跟踪文件一般指各工序流程的卡、单、记录等。

受控文件指受控制的文件，不能随便毁坏、丢失、外流。跟踪文件指按照流程，需要全程记录有关情况的文件。

所谓受控文件，是指文件管理部门能控纳逗制，并且想控制的文件，可以按自已的想法对文件进行更改、回收、作废等；\x0d\x0a非受控文件，是指文件管理部门不能控制或不想控制、不必控制的文件；\x0d\x0a这样说您能理解吗？\x0d\x0a比如：经受权人批准，发放到企业外部的（如认证中心、供方、顾客、当地政府）的文件，本企业管理部门根本不可能再对其进行控制，就成洞销卖为非受控文件。或者是一些文件不重要，比如一些通知、告示、公告等，公布出后，就不必再进行控制，也成为非受控斗搜文件；\x0d\x0a对于一些重要文件，如管理文件或图纸、工艺文件等，必须是要受控的。\x0d\x0a所谓受控是指可以受到控制，所谓控制，是指可以按管理者的想法执行，并及时接收到反馈信息，不断修正其方法、路线，使其按管理者的思路运行，是谓控制。\x0d\x0a\x0d\x0a 希望对你有所帮助

按照公司文件管理程序进行管理的文件，就是受控文件，例如，文件按照规扮毁定审核、批准，版本更新经过批准，发放范围经过批准，作废文件回收处理等等。有些临时通知厅哗备不需要按照此类要求控制，那就不属于受控范围芦斗了。

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