怎样用Word制作标准格式公文 *** 作实例

下面，我们就以山东电建二公司《关于表彰

2006

年投产机组突破

500

万千瓦功臣集

体和功臣个人的决定》

这份公文为例，

展示一下用

word

制作标准格式公文的全过程。

（一）页面设置——

1.

新建一个

word

文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，

选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为

A4

；

2.

选择“页边距”选项卡，

首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页

边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上

37mm

，下

35mm

，内

28mm

，外

26mm

。最后点“确定”。

（二）制作发文机关标识——

1.

在文档的第一行输入一个回车符，

并把这个回车符的大小和行距都设置为

71

磅，

即

25mm

。

2.

在文档的第二行输入“山东电建二公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，

对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”

选择框中，

选择“小标宋”

（如果电脑中没有，

可以从网上下载安装，

或者用宋体代替）

，

在“冲举字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的

宽和高都是

62

磅，

也就是

22mm

，

在“字体颜色”选择框中选择红色；

选择“字符间距”

选项卡，

在“缩放”选择框中选择“68%”，

使单个字的宽度缩小为高度的

68%

，

即

15mm

。

点击“确定”，完成发文机关标识的制作。

3.

选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62

磅”，单击确定。

（三）确定并标识发文字号——

1.

在文档的第三行和第四行分别输入大小为

3

号字的回车符，

并把这两行的行距都

设置成“固定值”“16

磅”，即

3

号字的高度值，这样就根据《格式》的要求，在发文

机关标识下面空出了两行的位置。

2.

根据公文内容拟定发文字号，比如“鲁电〔

2006

〕

26

号”，用

3

号仿宋体字居中

排布在文档的第五行。

3.

选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16

磅”。

（四）标注红色反线——

1.

在文档的第六行，输入一个大小为

11

磅即约

4mm

的回车符；

2.

选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11

磅”。

3.

在第六行回车符的下面插入一条长度为

156mm

宽度为

1mm

的红色反线：

单击“插

入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行

的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择

“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”，线条虚实为“实线”，线条粗细为

“2.8

磅”，即

1mm

。单击“确定”，完成线条格式设置。

（五）设置标题——

1.

在文档的第七行和第八行分别输入一个

3

号字大小的回车符，

并把这两行的行距

都设置成“固定值”“16

磅”；

2.

在文档的第九行和第十行输入公文的标题，（因为该公文标题较长，需占用两行

的位置）并设置成

2

号小标磨判悉宋，居中排布。同时，把两行的行距设置成“固定值”“33

磅”。因为

2

号字的高度是

22

磅，把行距设置成

33

磅，就是使用了

0.5

倍行距，从视

觉效果上看比较美观。

（六）设置主送机关——

1.

在文档的第十一行输入一个

3

号字大小的回车符，

并把这一行的行距设置成“固

定值”“16

磅”；

2.

在文档的第十二行输入主送机关名称，

并设置成

3

号仿宋体，

居左

顶格排布，后标全角冒号。

/

考·试·大

/

然后，把这一行的行距设置成“固定值”“16

磅”；

（七）设置正文——

1.

自文档的第十三行起，输入公文的正文，每自然段首行左空

2

字，回行顶格。

2.

输入瞎乎完毕后，选择全部正文，设置成

3

号仿宋体字，行距为“固定值”“28.8”

磅。根据公文格式标准一般情况下正文每页排

22

行，每行排

28

个字的要求，正文的行

距应该设置为

28.8

磅。

（八）设置成文日期——

成文日期的标注位置需要经过计算。对于单一机关发文来说，成文日期的标注位置

应该满足加盖印章时“印章上距正文

2mm

～

4mm

，

下压成文日期”的要求。

由于一般机关

或者企事业单位的印章直径都是

45mm

，加上与正文的距离

2mm

～

4mm

，这就要求成文日

期的下边缘与正文最后一行的下边缘之间的垂直距离保持在

47mm

～

49mm

之间。这个距

离减去成文日期字符本身的高度

16

磅，

即

5.6mm

，

则需要在正文的最后一行与成文日期

之间空出一个

41.4mm

～

43.4mm

的距离，换算成磅值，就是

117

磅～

123

磅。因此：

1.

在正文最后一行的下面输入一个高度为

117

磅～

123

磅的回车符，然后把这一行

的行距设置为与回车符高度相等的“固定值”；

2.

在空行的下面输入成文日期，并设置成

3

号仿宋体字，采用右对齐方式；

3.

把光标放在成文日期的最后，连续输入

8

个空格，以满足《格式》中单一机关发

文成文日期“右空

4

字”的要求。

（九）设置印发机关和印发日期——

把光标放在公文末页的最后一行，输入印发机关和印发日期，并设置成

3

号仿宋体

字，印发机关左空一字居左，印发时间右空一字居右。印发时间使用阿拉伯数码标识。

比如输入印发机关“山东电建二公司办公室”，“2006

年

12

月

31

日印发”。

（十）标注主题词——

1.

根据公文的标题、正文，结合本单位的主题词表，确定公文的主题词。比如本公

文的主题词可确定为“人事”、“表彰”、“决定”；

2.

把光标放在公文莫页的倒数第二行，用黑体字居左顶格输入“主题词”三个字，

后标全角冒号；

3.

在全角冒号的后面，用

3

号小标宋体字输入“人事”、“表彰”、“决定”这三

个主题词，

/

考·试·大

/

每两个主题词之间输入两个空格，即空

1

个字的位置。

（十一）标注版记间隔线——

单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工

具，

在“印发机关和印发时间”行和“主题词”行的下面各划一条与版心同宽的横线→

双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择线条虚实为“实线”，线条粗细为

“2.8

磅”，即

1mm

。单击“确定”，完成线条格式设置。

（十二）标注页码——

1.

标注单页页码：单击“插入”→“文本框”→“横排”，在单页页面的下页边画

一个与版心同宽的文本框，双击文本框，打开双击文本框的边框，打开“设置文本框格

式”对话框，

选择“颜色与线条”选项卡，

把文本框的线条颜色设置成“无线条颜色”，

单击“确定”；然后，依次在文本框中插入特殊符号“—”→输入单页码如“1”→插

入特殊符号“—”→输入两个空格，选中该行，设置成白体（

Tahoma

）

4

号字，行距

40

磅，即约

14mm

，右对齐，这样就满足了一字线距版心下边缘

7mm

，单页码居右空一字的

要求。

2.

标注双页页码：单击“插入”→“文本框”→“横排”，在双页页面的下页边

画一个与版心同宽的文本框，双击文本框，打开双击文本框的边框，打开“设置文本框

格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，把文本框的线条颜色设置成“无线条颜

色”，单击“确定”；然后依次在文本框中输入两个空格→插入特殊符号“—”→输入

双页码如“2”→插入特殊符号“—”，选中该行，设置成白体（

Tahoma

）

4

号字，行距

40

磅，即约

14mm

，左对齐，这样就满足了一字线距版心下边缘

7mm

，双页码居左空一字

的要求。

到此为止，如附图所示，一份漂亮的公文就设计完成了，剩下的工作就是打印、装

订和盖章了

1.设定版心

国标GB／T 9704—1999要求公文用纸采用GB／T 148中规定的A4型纸，其幅面尺寸为：210mm×297mm，公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。

设定：选定“纸型”标签，“纸型”选A4，“方向”选“纵向”。然后选定“页边距”标签，根据上述数据要求，可算出页边距尺寸为：“上” 设定数值为3.7厘米，“下” 设定数值为3.5厘米，“左” 设定数值为2.8厘米，“右” 设定数值为2.6厘米，“装订线” 设定数值为0厘米。按此数值设定即可实现版心尺寸156mm×225mm（不含页码）。

2.设定页脚

国标GB／T 9704—1999规敬蔽桐定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。”

设定：打开“页面设置”对话框，选定“页边距”标签，“距边距﹨页脚”设定数值为3厘米，可实现一字线距版心下边缘7mm。

选定“版式”标签， “页眉和页脚”选“奇偶页不同”，可实现单并察、双页码分置左右。“节的起始位置”选“新建页”，“垂直对齐方式”选“顶端”。　

3.设定每页行数与每页字数

国标GB／T 9704—1999规定公文排版每页排22行，每行排28个字。

设定：打开“页面设置”对话框，选定“文档网格”标签，选择“指定行网格和字符网格”，不选择“不改变字符跨度”，“每行个字符”设为28，“每页行”设为22，“档数”用默认值1，“文字排列”选“横排”，“应用于”选“整篇文档”。

以上设置全部完成后，点击页面设置对话框左下角的“默认”按纽（见右图），出现选择性提示：“是否更改页面的默认设置？此更改将影响所有基于NORMAL模板的新文档”（见下图），点击“是（Y）”，保存所有更改设置，则以后建立新文档时，上述设置将以默认值出现，

每次建立新文档时将不必再重新设置。

4．字体设置

GB／T 9704—1999规定公文“正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字”。

设定：选择“格式”菜单中的“字体”命令，打开“字体”对话框。选定“字体”标签，“中文字体”选“仿宋＿GB3212”，“字形”选“常规”，“字号”选“3号”，其他设置不变。点击对话框左下角“默认”按纽，将上述设置保存为默认值。此默认值为文档正文默认值，标题可在文字录入过程中另行设定。

5．插入页码

国标GB／T 9704—1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。”

设定：选择“插入”菜单中的“页码”命令，打开“页码”对话框，其中“位置”选“页面底端（页脚）”，“对齐方式”选“外侧”，若第一页需要显示页码则选择“首页显示页码”，点击“确定”，则在页脚位置出现页码，其中单页页码居右，双页页码居左。

在文档第一页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号为“4号”，在汉字输入状态输入“－1－”，然后选择“格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框，选定“缩进和间距”标签，“亮坦缩进右”设为“1字符”，点击“确定”，关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成单页页码设定。

在文档第二页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号为“4号”，在汉字输入状态输入“－2－”，然后选择“格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框，选定“缩进和间距”标签，“缩进左”设为“1字符”，点击“确定”，关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成双页页码设定。

6．成文日期的输入

国标GB／T 9704—1999规定“用汉字将年、月、日标全；‘零’写为‘○’”。这里所说的‘○’即不是键盘上的数字“0”，也不是英文字母“O”。‘○’可通过下述方法输入：

方法一：选择“插入”菜单中的“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框，对话框里有多种时间和日期的表达式，其中便有GB／T 9704—1999所规定的日期表达式，选中后点击“确定”即可。

方法二：使用“智能ABC输入法”，如输入 “i2001”，按空格键，则输入的即为“二○○一”。若想输入“二○○一年十二月十一日”，可直接输入“i2001ns2ys1r”，再按空格键即可。

工具/原料

电脑   wold

方法/步骤

1、在word菜单栏点击“插入”。

2、在下方点击“页眉和页脚”选项。

3、单击“页眉”选项。

4、d出页面，下方点击“编辑页眉“。

5、点击指盯信上方的“图片唯轮”。

6、d出界面找到存放图片的位置并选择，点击“插入”则瞎。

7、鼠标双击文档空白处，完成带公司LOGO的抬头。

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