企业采购业务流程主要涉及哪些环节？

采购业务流程及管理制度（试行）

总则

第一条为了满足公司飞速发展的需要，为了加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制，财务部在李总的指示下，在项目部、采购部等部门的配合下，特制定此制度。

第二条对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括：

（一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务；

（二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任；

（三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。

第三条采购部门的划分

（一）生产原材料采购：由采购部门负责办理。

（二）日常办公用品采购：由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。

（三）对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。

第四条采购方式

一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购：

（一）集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。

（二）长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。

（三）未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有原辅材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。

（四）询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格（特殊情况下，需电话征得总经理同意）；由此引起后果由责任人负全责。

（五）采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。

第五条询价、比价、议价

（一）经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。

（二）凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。

（三）采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。

（四）采购部门接到请购部门（项目部、行政管理部）以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

具体实施细则

第六条采购报销流程图

......

第七条请购与采购

（一）使用部门根据本部门实际物资需求情况，填写请购单（即采购单第一联），明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等，交给采购部门审核。请购单应有部门经理签字。

（二）采购部门收到使用部门提交的请购单时，审核后如确有必要购买，由采购经理签字，再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的“采购申请单”（即采购单第二联）后，应按照上述总则 *** 作，货比三家，选择出合适的供应商后，并以电话或传真确定交货(到货)日期。

（三）采购单一式四份，第一联即使用部门提交的请购单，第二联即采购部门使用的采购申请单，第三联交给财务（采购员核销时）,第四联交给仓管员（以备验收）。

第八条验收与入库

（一）采购物资到货后，采购员要及时组织质监部门、仓库管理员进行入库前的清点验收，验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发~票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。验收合格后，验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签字，作为验收和检验物资的依据，第一联本部门留存，第二联交给仓管员。

（二）仓管员根据进货检验报告结果（主要是验收单）对合格货品进行入库，入库单必须通过采购员、仓管员签字。不合格品由相关采购员办理退货事宜。入库单一式三份，第一联本部门留存，第二联交给财务，第三联交给采购员。

第九条付款与核算

（一）预付款采购

1、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号)，办理付款批准手续后(付款通知书须由总经理签字)，交公司财务部门办理预付货款业务。

2、货物及发~票已到，验收合格并与购货合同、发~票及清单核对无误后，采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发~票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，财务做账。

（二）现款采购

采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持购货发~票到仓库办理入库手续，由质监部门、仓库保管员验收，并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发~票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，然后办理报销手续。

（三）后付款采购

采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发~票、购货合同），财务部审核后由总经理签字。供应商需要结款时，由财务将款项汇出。

（四）货物已到发~票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经总经理签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款，待发~票到后再付清余款；发~票已到货物未到，不准支付购货款。采购业务完毕后，财务部门要催促采购员及时结清购货结余款，不留“尾巴”。

（五）物资采购必须取得发~票方可报销，如无特殊情况，发~票应是增值税专用发~票。

以上仅供参考！

采购管理的主要程序

建立和实施制度化的采购管理程序， 这是采购管理工作有效进行的根本保证。 有法必依， 违法必究， 这是制度能切实贯彻执行的保证。只有制度化了， 才能在公司中用法治， 而不是人治。下面我准备了关于采购管理的主要程序，提供给大家参考!

① 规定采购条件。

明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量、需求的满足保证等负完全责任， 并明确采购主管人对下属的工作过程和结果的监控负责、采购物品必须是必需的不可或缺的， 而且经查对无库存或库存不足以满足需要者。 采购物品必须适量， 不得超标积压或不可用或根本不需用、采购物品的单价须为掌握内的合适单价， 而且力求是最低的单价。 执行价格不得高于公司核定价格或掌握的现行市场价格。大数量或高单价的物品采购必须有三家以上供应商报价选择， 并在采购事项未确定前传送财务部、采购物品在条件相同的.前提下应在正在发生业务或已确认之供应商处购买， 即不适宜随意变更供应商。 已有之供应商处没有所需采购之物品， 或因单价及质量或因其他原因等因素， 可变更或选择新的供应商， 但应将变更理由及有关事项告知财务部并征得财务部认可， 同时向财务部提供[新增供应商资料卡片]、采购物品必须保证物有所值且物有所用， 即相同质量下的价格最优化是采购的前提。

② 明确分工。

公司下辖生产性原村料消耗的装配部和塑胶部等生产部门、工模材料消耗的工模部、总务维修及工程材料消耗的总务部、机械设备维修材料消耗的设备维修部、办公文具用品消耗的信息部、员工伙食消耗的人事部等诸多采购部门， 为明确采购员的权利和责任， 使各采购活动有条不紊并将责任归落到人， 必须对公司的所有采购活动按类别进行明确分工并落实到相应采购人员。 采购人员必须是该种采购的内行者， 如原材料及辅助材料由生产采购部负责， 工程物资由总务部负责， 设备维修材料由设备维修部负责， 工模材料由工模部负责， 电脑、精密仪器、电子设备、机器设备等由使用部门或专业人员负责。

③ 采购审批权限。

所有采购报价、采购合同、采购办理必须先批准后实行， 有效批准者是总经理。禁止未经批准的采购事宜， 但突发性或临时性急需物品(如工作中的机械突损部件、临时特采等)可以由财务部确认后即由采购负责部门采购， 但请购单上须注明急购字样并说明理由， 请购单由总经理补批。

④ 验收职能。

任何物品购入后须经非采购者本人验收并在送货单、**上签名作实。 验收人员由财务部指定或确认。 验收者必须核实进货的物品与订货单是否相符， 对经手验收物品的品种、规格、数量和质量等与采购**或采购约定所载之要求的相符性负责。 只有完全合格或经相关职能部门批准特殊放行的物品才准验收入库。 验收无误后， 填制材料入库单， 连同供应商送货单分送财务部作为结算货款的凭据。为明确责任， 结算凭据必须由采购员签名作实。

⑤ 退货与索赔。

为避免损失，采购回厂的物品由于质量、规格不符， 采购部门须立即办理退货， 无论货品是否退还给了供应商， 均须立即书面通知财务部及时扣回相应款项。 凡检验结果为不良品的来料检验报告， 品管部应分发至采购部门和财务部， 以有效追踪， 不致有遗漏退货扣款事项的发生。 采购约定中必须明确索赔条款， 对因供应商供货期间、数量、质量或相关原因未达到约定条件而产生的直接损失和因此面导致产生的其他损失， 应由采购部门根据实际应由供应商负责的损失以正式公函向供应商索赔，并由财务部在货款中扣回相应款项或收取现款。 采购部门不能解决的， 公司可以采用不排除以法律形式解决的措施， 以及时保护公司的利益。

⑥ 货款结付政策。

所有采购除零散性或不常用无法采用月结付款和特别情况需用现金支付的外， 均为月结付款方式。 不能使用月结的， 除小金额或零散性的因供应商不能来公司收款而由采购人员购买时直接付款外， 均由供应商直接到公司财务部收款。 禁止采购人员直接办理现金支付事宜。 月结供应商必须在规定期间内(每月5日前)提供对帐单至财务部对帐， 此政策采购部门须明确知会供应商。 货款由财务部根据采购结算条件和资金流转情况安排结付。 为防止货款已结付但事后出现质量或数量等原因而给公司造成经济损失， 采购部门应尽量避免即时结付现金， 即对非月结的大金额的采购保留一周或半月等一定的付款期间。 在不影响公司商誉的前提下， 适度延长付款时间是公司进行信用融资的财务政策。

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