(1)使程序精减到最低程度。
对主管人员来说,最重要的准则就是要限制所用程序的数量。程序控制有一些固定的缺点,例如增加文书工作的费用,压抑人们的创造性,对改变了的情况不能及时作出反应等等;所有这些都是有关的主管人员在制定程序之前要反复考虑的。换句话说,主管人员必须在可能得到的效益、必要的灵活性和增加的控制费用之间权衡得失利弊。
(2)确保程序的计划性。
既然程序也是计划,因而程序的设计必须考虑到有助于实现整个组织的(而不仅仅是个别部门的)目标和提高整个组织的效率。主管人员应当向自己提出如下的问题并作出满意的回答:程序是否已计划好?如果建立某一程序是必要的,那么所设计的程序能否收到预期的效果?能否有助于实现计划?举个例子,间接材料的发放程序必须起到监督间接材料的领用、控制间接材料的消耗、加强成本核算、降低成本、提高企业经济效率的作用。
(3)把程序看成是一个系统。
任何一个程序,无论是工资发放、材料采购、成本核算还是新产品开发等程序,其本身都是包含着许多活动的呈网络关系的系统。同时,从组织的整体角度来考虑,任何一个程序又都是一个更大的系统的组成部分或要素。我们可以将由许多程序组成的系统称为程序系统。将程序看作系统,就是要从整体的角度细微地分析和设计程序,务必使各种程序的重复、交叉和矛盾现象减少到最低限度。此外,将程序看作系统,还有助于主管人员追求整体的最优化而不仅仅是局部的次优化。
(4)使程序具有权威性。
程序能否发挥应有的作用,一方面取决于它设计得是否合理;另一方面取决于它执行得是否严格。程序要求人们按既定的方式行事,但人们往往总是想按照习惯的方式或是随意性的方式处理事情。这就给程序的实施带来不少阻力的,因而也就对程序的控制提出严格的要求,这就是使程序具有权威性。具体地说,这就要求:
1、程序的制定和发布要具有权威性。在国外一些企业中,设有专门的标准委员会,负责统一制定、协调和发布程序及其他管理标准和技术标准,并监督其实施。而且,一般是企业的最高主民者亲自兼任标准委员会的主任。
2、各级主管人员特别是上层主管人员要带头遵守程序。尤其是人事任命、费用开支和投资计划审批的程序等,最容易在上层主管人员那里受到破坏。上行下效,上级不遵守,下级自然会乱来。
3、必须长期坚持对程序实施的检查监督。这要求有三个步骤:
第一,把程序以手册或其他文字形式分发给必须依此办事的人;
第二,必须使员工懂得为什么这些程序的每一个步骤都是必要的,以及设计这些程序想达到什么目的,并教会员工如何在程序的指导下工作;
第三,通过内部审核等职能性活动,定期检查程序的实施情况,特别是要对因违反程序造成的事故和损失进行认真的追究和严肃的处理。
程序的重要性的毋庸置疑的。但由于程序的计划和控制工作单调枯燥,看似简单平凡,所以主持其事的人往往得不到最高主管部门人员的关心和支持。在我国,真正对程序的计划和控制持认真态度的企业或其他组织还不多,即使在这些组织中,有的也只是“认真”过一个时期,后来因为各种原因而流于形式。所以,真正实行程序化、标准化管理并不是件容易的事。不过,我们也应当看到,随着改革开放的深入进行,随着各方面管理工作的不断完善以及引进、吸收、消化国外先进的管理方法、技术、手段等,有不少组织也已真正开始重视并认真对待其管理当中有关程序的制订和控制工作,并已取得良好的效果。实践经验证明,推行管理的程序化和标准化,是改革传统管理方式,实现管理现代化的重要步骤。
【现代风险导向审计】是指注册会计师通过对被审单位进行风险职业判断,评价被审单位风险控制,确定剩余风险,执行追加审计程序,将剩余风险降低到可接受水平。
【现代风险导向审计的特征】
现代风险导向审计最显著的特点就是将客户置于一个人的经济环境中,运用立体观察的理论来判定影响企业持续经营的因素,从企业所处的商业环境、条件到经营方式和管理机制等构成控制因素等内外部各个方面来分析评估审计的风险水平,将客户的经营风险植入本身的风险评价中。现代风险导向审计具有以下特征:
1、审计重心前移,从以审计测试为中心转移到以风险评估为中心。
传统风险导向审计不能适应现代报表审计的需要,就在于其原有的风险评估不到位,未能有效发现高风险审计领域,造成审计过量或审计不足,现代风险导向审计大大加强了风险评估程序,真正体现了现代风险导向审计的理念。
2、风险评估由直接评估变为间接评估。
传统风险评估直接评估发生重大错报的概率,也就是直接对审计风险进行评估,现代风险评估小再直接对审计风险进行评估,而是从经营风险评估入手。之所以从经营风险评估入手,有几个方面考虑:一方面是持续经营的考虑;经营失败往往带来审计失败;二是经营风险对审计风险的影响,经营风险越高,审计风险也越大,也就是管理舞弊可能性就越大;三是从经营风险中能更有效发现财务报表潜在的重大错报,因为财务报表是经营的反映;如果经营风险未能在报表上得到体现,则财务报表很有可能失真。
3、风险评估以分析性复核为中心。
传统风险导向审计对于信息的再加工重视程度不够,分析性复核主要运用在报表分析上;现代风险导向审计以分析为中心,分析性复核成为最重要的程序,为了适应分析性复核功能扩大的要求,分析性复核开始走向多样化,不再是只对财务数据进行分析,也对非财务数据进行分析;分析工具充分借鉴现代管理方法,将管理方法运用到分析性程序中去。
4、风险评估从零散走向结构化。
RBSSAA的两大贡献是:审计重心前移,将战略分析引进审计;使风险分析走向结构化。风险分析结构化最大的好处是一方面考虑了多方面的风险因素,另一方面这些因素有机联系在一起,这样便于作综合风险评估。
5、审计测试程序个性化。
传统审计程序标准化,这种标准化审计程序存在很大问题,一是不能对症下药,没有贯彻现代风险导向审计思想;二是客户的预期,由于很多客户的财务人员都是注册会计师出身,或者系统学习过审计;或者长期有与注册会计师打交道的经验,这使注册会计师无法突破客户预先设置的障碍或防范措施。审计测试程序个性化就是为了克服传统审计测试的缺陷,针对风险不同的客户、客户不同的风险领域,采用个性化的审计程序。
6、注册会计师专业知识重心转移,即以会计、审计知识为中心转向管理知识、行业知识为中心。
由于审计重心转移,审计结果主要依赖的不是审计测试,而是风险评估。风险评估采用各种风险分析方法都是现代管理知识在审计中的运用,这种运用必须以行业知识(包括市场、研发、生产等行业知识)为基础。此外,事务所也要实行知识价值链管理,融合审计资源,成立事务所的专业顾问团队或者与咨询公司结成战略联盟,事务所在审计与咨询分离时必须重新融合审计和咨询两大资源,即要符合新会计法案的要求,也要重视咨询在审计业中运用,这种表现是咨询为审计提供专业服务,审计为咨询拓展业务。
7、审计测试程序个性化。
传统的标准化审计程序存在很大问题,一是不能对症下药,没有贯彻风险导向审计思想;二是客户的预期,由于很多客户的财务人员都是会计师出身,或者系统学习过审计,或长期有与会计师打交道的经验,这使会计师无法突破客户预先设置的障碍或防范措施。审计测试程序个性化就是为了克服传统审计测试的缺陷,针对风险不同的客户、客户不同的风险领域,采用个性化的审计程序。会计师不再是流水线上的工人,重复机械性工作,对审计项目经理是那样,对审计助理人员也是那样。
8、自上而下与自下而上相结合。
传统风险审计从控制风险入手,视野过于陕窄,并主要依赖实质性测试,这种自下而上方式有坐井观天之感;SSA强调自上而下的审计,但这种审计也有缺陷,所以它也强调交易事项和战略系统审计结合,现代风险导向审计提倡是两条线同时作战,自下而上与,相互印证,提高效率,这也叫并行作业,非常有效,可以形成对客户的前后夹攻。
9、审计证据重点向外部证据转移。
风险评估是客户置于广阔经济网络中相互联系一个复杂网络,由于审计重心向风险评估转移,因此注册会计师必须充分了解客户整体企业经营环境,从外部取得大量的证据来评价风险评估的恰当性,并以此评估客户的经营风险及审计风险。为什么媒体能一而再、再而三比注册会计师先行一步发现企业造假呢?记者无法取得企业的内部证据(当然也有内部举报的),记者更多从外围入手,从外部证据取得突破。注册会计师有能力的要建立自己的数据库(或者利用咨询公司的成果),以记者或咨询师的想法思考如何对客户进行风险评估和审计测试,这更多要从搜集外部证据入手。
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