标准作业程序的案例分析

案例一:SOP在物流配送中心中实施应注意的问题

不同模式的配送中心作业内容有所不同，一般来说配送中心执行如下作业流程进货、进货验收、入库储存、拣选或分拣．流通加工、包装、出货检查、装车配送等。这些环节很多需要手工 *** 作或手工辅助 *** 作，所以可以借助于SOP的方法分析各个环节的作业内容、优化作业程序、形成标准 *** 作规程。由于各个物流配送中心的作业流程和工作方法有所差异，具体的SOP制定要根据各自作业的特点进行。

物流配送中心应注意的问题

在物流配送中心中应用SOP时应注意的问题：

1.流程改进优先

在制定作业的SOP之前．要对整个系统流程进行分析和优化，如果系统流程过于繁琐，导致了很多浪费的程序．那么对浪费的程序也制定SOP对提高配送中心的效率意义就不大了。例如要通过信息管理系统的优化．防止对产品信息的重复录入作业。或者优化拣选路径．防止多余的搬运作业。

2.系统的思考

在对各个程序制定SOP的时候还要注意该环节在系统流程中的地位。根据水桶理论，单个环节的最优不代表整体的最优，所以对配送中心的～系列程序环节，要从一个系统的角度制定各个环节的改进目标，实现系统的平衡。同时SOP的制定并不是一劳永逸，要随着 *** 作内容的改变、工具设备的改变，管理方法的改变而改变，也就是注意系统的动态变化，及时根据系统需求进行调整。

3.考虑设备工具的使用

对每个作业制定SOP的时候要从人因工程的角度考虑能否借助一些简单低成本的辅助工具来实现更高的作业效率。例如对于繁重的搬运作业．应该根据不同的物品特性设计一些低成本的搬运设备或搬运辅助工具．从而提高搬运的效率。

4.注重分拣作业的优化

分拣作业主要是根据分拣单的要求从仓库中选取产品，然后将产品搬运到指定的地点．完成拣选，或者批量拣选后再由后续的人员或者设备进行分拣作业。有调查表明分拣作业占物流配送中心运营时间的30%～40%，搬运量的90%．成本的40%．所以分拣作业的效率提高对于整个运营的效率提高有极其重要的意义。在进行分拣作业的SOP制定的时候．可以参考”六不原则”。即不让等、不让碰、不让动、不让想、不让找、不让写。

5.工业工程人员的参加

SOP是一个科学的方法，集成了工作研究、质量管理、人因工程等工业工程的思想和方法，所以制定SOP的人员应该是一个具有工业工程背景知识的人员，从而帮助企业编制更有效地SOP文件。

物流配送中心应用SOP的意义

配送中心的各个环节的作业虽然简单，不需要工人有较高的技术水平，当时由于配送中心的工作量大，作业频繁，以一个工人一个工作日处理一万件产品为例。借助于科学的SOP的制定，一个动作的节省一天就好似一万次，如此下来一个月、一年、整个物流配送中心的节省就非常客观了。SOP在物流配送中心应用的意义具体表现在：

1.提高物流配送中心的运行效率

SOP是实践 *** 作中不断进行总结，优化和完善的产物，在这一过程中积累例如系统的科学分析和许多人的共同智慧，因此能显著的提高工作的销量。通过每个工作的销量的提高，必然会提高整体的运行效率。

2.为物流配送中心的作业提供统一指导

如果企业在 *** 作上没有一个统一的作业规定，就导致不同时段不同 *** 作人员的作业方式不一样，从而影响了整体的运作效率和运作质量。由于物流企业的许多岗位的人员经常发生变动，优秀的工人走掉后会将一些好的作业方式也带走，新聘用的工人就要从头摸索更好的作业方式，这就浪费了很多时间和精力。所以物流配送中心的SOP的建立和实行可以持续优化的流程和作业。同时也可以为新聘用的工人提供作业培训的指导。

3.保证物流配送中心的运行质量

如果每个工人按照各自的方式进行作业。在出现问题的时候就很难确定究竟是哪个工人在哪个环节的问题。二SOP是对每个作业程序的控制点 *** 作的优化，作业每位员工按照SOP的相关规定来进行作业，就不会出现大的失误。即使出现失误也可以很快地通过SOP加以检查发现问题，并加以改进从而保证整个配送中心的运行质量

4.降低物流配送中心的运营成本

由于SOP的作业优化实现运营销量提高和质量保证，从而可以使物流配送中心在降低人员雇佣数量，将少质量保证成本和较少硬件投入成本方面得到很大的改进，从而降低物流配送中心的整体运营成本，保证物流配送中心的竞争优势。

SOP的制定对于企业来说是个庞大的工作内容，在制定初期会有较大的投入，当时SOP实施给企业带来效益是巨大的。所以作为作业密集，对成本控制有极高的要求的物流企业应该结合企业实际情况及早的制定SOP，为企业作业流程优化做一次大的改革，并在日后的运行不断改进，实现更高的效率和更低的成本，从而获取竞争优势。

分析程序简单的说，就是把相同的项目发生金额或比率，拿来跟不同期间比较，跟同业比较，目的是找出异常的变动项目，做为查核重点，进行深入的审计

例如

薪资比去年多出50%，显然异常，因为此等费用比较固定。不应该有重大变化

例如

毛利率与去年相比较，发现下降15%，代表重大异常，所以就知道成本的查核要加强力度

等等。。例子很多

每年年末，根据当年审计项目综合情况，结合被审计单位内部控制情况，对被审计单位运作过程中各环节内部控制进行分析，找出经济运作过程中各环节可能存在的管理漏洞(真空区)，并对其进行风险分析，评价风险成本及风险发生可能性。根据风险成本及风险发生可能性对风险事项进行排列，结合审计处人力资源拟定新一年度的《年度审计计划》，并将《年度审计计划》上报主管院长审批。

《年度审计计划》以表格的形式上报主管院长，填列“审计项目内容简述”，并根据审计项目的复杂程度拟定“计划完成天数”及“计划审计人员”。《年度审计计划》经主管院长审批后，审计处逐项落实。

具体审计工作可分为：年度审计计划范围内的项目审计和临时性事项审计。

1.《年度审计计划》范围内项目审计工作流程

(1) 审计处根据主管院长审批的《年度审计计划》，并考虑本部门实际工作情况，安排单项审计开展时间及审计人员。并提前3-5天向被审计单位发出《审计通知》。

(2) 《审计通知》一般以送达或传真的形式发送至被审计单位负责人，如需传真，审计人员应电话通知被审计单位负责人接收《内部审计通知》。

(3) 《审计通知》送达或传真至被审计单位后，审计人员按照通知规定的时间到达被审计单位，进行审计。审计人员到达被审计单位后，让被审计单位负责人在《内部审计通知签收薄》上签名确认。《审计通知》留被审计单位存档，审计人员将《内部审计通知签收薄》带回审计处留存。

(4) 审计人员开展审计工作时若需要学院(除被审计单位外)其他职能部门提供资料以协助审计工作的，审计人员应开具《工作联系单》送交该部门，审计人员将协助提供部门的协助情况记载在《工作联系单回执》上，并交协助提供部门负责人签名确认，审计人员应在“资料接收人”处签名确认，《工作联系单》留协助部门存档，《工作联系单回执》由审计处存档。

(5) 审计调查取证工作中，审计人员在针对具体事项收集证据时应编制《审计取证记录》，并将收集的证据作为《审计取证记录》的附件。《审计取证记录》应由被审计单位或出具证据的单位及人员签章确认，审计人员应在“取证人员签章”处签章确认。

(6) 审计调查取证工作结束后，审计人员应将审计结果在审计报告发出前与被审计单位负责人员进行讨论，争取与被审计单位负责人在对审计发现问题的理解上达成共识。讨论时可将相应的《审计取证记录》作为依据资料供被审计单位查阅。

(7) 审计外勤工作结束后，审计人员应及时撰写审计报告。审计报告打印成文后。向被审计单位负责人送达审计报告征求意见稿，《审计报告征求意见书》应同审计报告征求意见稿同时发出。被审计单位在接收到或应当接收到审计报告征求意见稿及《审计报告征求意见书》后，应在十个工作日内将《审计报告征求意见书回复》送至审计处，超过规定时间视同无异议。

(8) 审计人员收到《审计报告征求意见回复》，应根据《审计报告征求意见回复》内容，考虑是否采纳被审计单位的回复意见，若采纳则考虑是否追加审计取证、修改审计报告等工作，若不采纳则应将被审计单位的回复意见作为审计报告的附件一并报送。

(9) 审计报告正式发送前，审计人员应登记《审计报告发文记录》，编制审计报告文号。装订审计报告，并向报告接收对象报送审计报告。在报送审计报告的同时，审计人员应将《审计报告签收回执》同时送至接收者，并要求审计报告接收者在《审计报告签收回执》上签字确认。

(10) 审计报告正式发出后，审计人员应及时对审计工作底稿、审计取证记录等文件资料进行整理、归档。审计报告归档时，审计人员应按《审计档案》的要求如实、准确的填写审计档案封面及目录。填写完后交审计档案管理人员审核、归档。

2.临时性事项审计(年度审计计划范围外审计项目)(1) 突发性事项审计(年度审计计划范围外审计项目)是指：审计处在进行年度审计计划范围内项目审计时，因发现新的情况，认为应临时增加的审计项目学院其他部门因临时性或突发性事件，需要审计处进行审计的项目(如：离任审计)。(2) 年度审计计划范围外审计项目除了以下几项，其他流程均与年度审计计划范围内审计项相同。

A. 审计处在进行年度审计计划范围内项目审计时，因发现新的情况，认为应临时增加的审计项目，由审计处处长填制《审计项目申请表》，报主管院长审批。

B. 党委组织部或学院其他部门因临时性或突发性事件，需要审计处进行审计的项目(如：离任审计等)，由组织部下达授权通知书或有关部门填制《审计项目申请表》交审计处，由审计处报主管院长审批后方可实施。

C. 审计处在充分考虑本部门实际工作能力，以及对已审批的年度审计计划完成进度造成影响降低至最小时。提前3天向增加审计项目的被审计单位发出《审计通知》。考虑到增加审计项目的特殊性、突发性，审计处也可于审计工作开始当天发出审计通知。

审计的主要程序流程可概括为几下几点：

一、制定审计项目计划

二、审计准备

三、审计实施

四、终结阶段

五、审计流程的延续

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