WBS是把项目结构分解成更小,更容易管理的工作单元。随着WBS层次的降低,意味着项目工作也越来越详细。最底层的WBS单元叫做工作包,是进行范围、进度、成本管理的基础。WBS分解得越细,那就说明对该项目的工作计划、管理和控制的能力就越强。然而大量的分解工作会导致生产效率降低,资源浪费。
曾经有一个项目,情况是这样的:我们公司的项目经理,在项目建设初期带领项目团队确定了项目范围。后因工作安排太忙,无瑕顾及本项目,于是他要求:
(1) 本项目各小组组长分别制定组成项目管理计划的子计划;
(2) 组长各自监督其团队成员在整个项目建设过程中子计划的执行情况;
(3) 项目组成员坚决执行子计划,且原则上不允许修改。
在执行了三个月以后,项目经常出现各子项目间无法顺利衔接,需要大量工时进行返工等问题,目前项目进度已经远远滞后于预定计划。
造成这种情况的原因是:
项目缺少整体计划,他只是完成了项目管理计划中的子计划,并没有形成整体管理计划;作为项目经理,他应该承担起项目监控的职责,而不应该完全交给各小组组长;
各项目小组各自为政,缺少整体的报告和监控机制;
缺少整体变更控制流程和机制,不允许修改是不切实际的;
因为工作太忙,所以项目经理对本项目所投入的精力不够,没有对该项目进行应有的管理,从而造成现在的局面。
应采取的补救措施如下:
建立整体管理机制,项目经理应该对自己工作的轻重缓急进行排序,分配更多的精力来管理项目,必要时可减轻项目经理的其他工作,或由其他合适的人员来进行整体管理。
理清子项目小组目前的工作状态,如工作进度、成本和资源配置等。
重新定义项目的整体管理计划,并关联到项目子计划中。
加强项目的沟通、报告和监控机制,加强项目各小组之间的衔接,缩短监控周期,密切整体监控与组织协调。
加强项目的整体变更控制,为项目提供质量保证,和项目必须的资源。
按照整体管理计划要求,重新进行资源平衡。
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以下案例请参考。
某公司司,是国家级高新技术企业,是无线网络产品与服务提供商,主要从事移动通讯无线覆盖产品的研发、制造、销售与服务。经营的“云海WINHAP”品牌,得到了国内电信运营业的广泛认同,并与中国联通、中国移动、中国电信等主要电信营运商结成了紧密的合作伙伴关系,在通讯行业具有相当高的知名度和商誉。公司总部设在深圳,在全国设有24个办事处、6个子公司,形成了覆盖全国的工程服务网络。
正因为公司机构庞大,业务广泛,因此在项目管理过程中出现了种种阻力: 跨区域管理,多项目管理,周期长,靠EXCEL表的手工管理捉襟见肘,日渐困难; 各部门缺少信息共享平台,沟通协作困难,无法有效组织调配项目资源; 项目计划不清晰,任务难跟踪,关键节点难控制,风险控制力度不足;流程混乱滞后,过程不透明,执行力弱,效率低;项目成本难以核算,预算及绩效数据不清晰,决策无依据,拍脑袋;项目知识文档无法有效归集,知识分散,利用率低,团队能力提升缓慢。
根据云海通讯的所面临的困境,易升云图BPM有的放矢,将项目管理模块应用到公司的日常管理中去:
在项目执行中易升云图BPM实时反应出项目进展情况、所发生的费用、回款情况,为管理层对于项目的决策提供数据支持。对于具体任务开展人员,汇报工作 *** 作简单。
项目进行中,决策层可以随时查看掌握项目进行状况,进行项目监控并以此决定项目的执行重点。
项目开展过程中的各类Word、Excel、PdF以及图片等文档,都可以按照项目的关系,分门别类的进行归档,并执行相应的文档授权管理。
根据各WBS任务执行者的工作进度汇报,当任务部分完成或全部完成时,任务执行者可以通过软件进行汇报,向相关人员发出审批信息,刷新任务的执行进度,并在任务全部完结后进行项目竣工汇报,产生项目相关数据报表,供管理人员分析决策。
签约后,项目已正式开始运作,云海通讯实现了项目启动、项目计划、项目执行、项目控制及项目关闭等项目生命周期的管理;利用项目阶段任务定义,工作任务分解功能,让使用者清晰项目范围,制定可共享的项目计划,增强了各部门协同管理工作,减少了组织沟通成本;通过流程驱动,促进以往“人跟进事”往“事敦促人”的工作模式转变;建立一套准确反馈项目信息的平台,为部门、人员的绩效考核提供相应的数据支持。相信有易升云图的鼎力相助和双方的密切配合下,定能使云海通讯有限公司管理水平的稳步提升,在公司流程管理上带来巨大进步使公司更加快速发展、更大更强!
基于易升云图BPM的研发项目管理基于易升云图BPM的工程项目管理 更多客户选择了易升项目管理:
易升项目管理系统应用价值:
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3、易升项目管理对项目的人、财、物、时间、目标、风险、成本、变更、协作、知识等关注点提供了标准化功能框架,全面支持项目全生命周期管理。
4、统一的平台门户,项目人员协同客户、供应商及合作伙伴搭建准确及时的信息反馈平台,可以使管理者清晰了解项目全面信息,实现有效决策与绩效考核。
5、项目过程中的知识与文档得以积累沉淀,构建高效的企业文化氛围和可持续发展的知识体系。
更多客户通过易升项目管理获得更多效益:
1、 易升项目管理让客户满意度达95%
2、 通过易升BPM平台定制功能,项目管理的需求符合度达98%
3、 零代码开发使项目实施周期减少了50%
4、 流程自动化使业务执行效率提高60-85%
5、 信息整合使任务完成的时间减少30%
6、 减少对客户响应时间60%
7、 降低项目管理整体成本10%-50%
以下是2题的WBS分解:一、举行新春晚会
1.晚会策划
1.1编写晚会计划
1.2购买食品
1.3采购娱乐物品
1.4发出宾客邀请
1.5布置晚会场景
2.晚会举办
2.1开幕致辞
2.2共享晚宴
2.3自由交际、娱乐
3.晚会收尾
3.1答谢嘉宾
3.2收拾场地
4.项目管理
二、邀请贵客
1.邀请前准备
1.1列出贵客清单
1.2家宴菜肴计划
1.3联系贵宾并发出邀请
1.4迎接贵宾
2.入席用餐
2.1答谢贵宾
2.2共享家宴
2.3聊天
3.家宴收尾
3.1恭送贵宾
3.2收拾卫生
4.项目管理
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