销售与收款循环的实质性程序都有哪些环节

1有关职责分工的政策和程序

S公司建立了下列职责分工政策和程序：

（1）不相容职务相分离。主要包括：订单的接受与赊销的批准、销售合同的订立与审批、销售与运货、实物资产保管与会计记录、收款审批与执行等职务相分离。

（2）各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责，同一部门或个人不得处理销售与收款业务的全过程。

2主要业务活动介绍

（1）销售

1）新顾客

如果是新顾客，他们需要先填写“顾客申请表”，销售经理×××将进行顾客背景调查，获取包括信用评审机构对顾客信用等级的评定报告等，填写“新顾客基本情况表”，并附相关资料交至信用管理经理×××审批。

信用管理经理×××在“新顾客基本情况表”上签字注明是否同意赊销。通常情况下，给予新顾客的信用额度不超过人民币×××元；若高于该标准，应经总经理×××审批。

根据经恰当审批的新顾客基本情况表，信息管理员×××将有关信息输入Y系统，系统将自动建立新顾客档案。

完成上述流程后，新顾客即可与公司进行业务往来，向S公司发出采购订单。

对于新顾客的初次订单，不允许超过经审批的信用额度。如新顾客能够及时支付货款，信用良好，则可视同“现有顾客”进行交易。

2）现有顾客

收到现有顾客的采购订单后，业务员×××将订单金额与该顾客已被授权的信用额度以及至今尚欠的账款余额进行检查，经销售经理×××审批后，交至信用管理经理×××复核。如果是超过信用额度的采购订单，应由总经理×××审批。

3）签订合同

经审批后，授权业务员×××与顾客正式签订销售合同。

信息管理员×××负责将顾客采购订单和销售合同信息输入Y系统，由系统自动生成连续编号的销售订单（此时系统显示为“待处理”状态）。每周，信息管理员×××核对本周内生成的销售订单，对任何不连续编号的情况将进行检查。

每周，应收账款记账员×××汇总本周内所有签订的销售合同，并与销售订单核对，编制销售信息报告。如有不符，应收账款记账×××将通知信息管理员×××，与其共同调查该事项。

业务员×××根据系统显示的“待处理”销售订单信息，与技术经理×××、生产经理×××、财务经理×××分别确认技术、生产和质量标准以及收款结汇方式，由生产计划经理×××制订生产通知单。如果顾客以信用证方式付款，则在收到信用证后开始投入生产；如果采用预收货款方式，则在收到30%的货款后投入生产。

开始生产后，系统内的销售订单状态即由“待处理”自动更改为“在产”。

[注：生产环节控制活动记录于生产与仓储循环的审计工作底稿（SCL）。]

（2）记录应收账款

1）记录应收账款

产品生产完工入库后，系统内的销售订单状态由“在产”自动更改为“已完工”。

信息管理员×××根据系统显示的“已完工”销售订单信息和销售合同约定的交货日期，开具连续编号的销售发票（出口发票一式六联发票），交销售经理×××审核，发票存根联由销售部留存，其他联次分别用于报关、税务核销、外汇核销以及财务记账等。

报关部单证员×××收到销售发票后办理报关手续，办妥后通知业务员×××在系统内填写出运通知单，确定装船时间。出运通知单单的编号在业务员×××输入销售订单编号后自动生成。根据系统的设置，如输入错误的销售订单编号，则无法生成相对应的出运通知单。

运输经理×××根据系统显示的出运通知信息，安排组织发运。

仓储经理×××安排组织成品出库。

船运公司在货船离岸后, 开出货运提单，通知S公司货物离岸时间。

信息管理员×××将商品离岸信息输入系统，系统内的销售订单状态由“已完工”自动更改为“已离岸”。

应收账款记账员×××根据系统显示的“已离岸”销售订单信息，将销售发票所载信息和报关单、货运提单等进行核对。如所有单证核对一致，应收账款记账员×××编制销售确认会计凭证，后附有关单证，交会计主管×××复核。

若核对无误，会计主管×××在发票上加盖“相符”印戳，应收账款记账员×××据此确认销售收入实现，并将有关信息输入系统，此时系统内的采购订单状态即由“已离岸”自动更改为“已处理”。

如果期末商品已经发出但尚未离岸，则应收账款记账员×××根据出库单等单证记录应收账款，并于下月初冲回，当系统显示“已离岸”销售订单信息时，记录销售收入实现。

国内销售除无需办理出口报关手续外，其他与出口销售流程基本一致。以下控制流程记录中将不再涉及国内销售。

[注：产成品发运环节控制活动记录于生产与仓储循环的审计工作底稿（SCL）。]

2）销售退回、折扣与折让

S公司销售业务系以出口销售为主，与顾客签订的销售合同中规定不允许退货，若发生质量纠纷，应采取索赔方式，根据双方确定的金额调整应收账款。业务员×××接到顾客的索赔传真件等资料后，编制连续编号的顾客索赔处理表，交至生产部门和技术部门，由生产经理×××技术经理×××确定是否确属产品质量问题，并签字确认。如确属S公司的责任，应收账款记账员×××在顾客索赔处理表注明货款结算情况。对于索赔金额不超过人民币××元的，由销售经理×××批准，如超过该标准，应经总经理×××审批。

应收账款记账员×××编制应收账款调整分录，后附经适当审批的顾客索赔处理表，交会计主管×××复核后进行账务处理。

3）对账及差异处理

月末，应收账款主管×××编制应收账款账龄报告，其内容还应包括应收账款总额与应收账款明细账合计数以及应收账款明细账与顾客对账单的核对情况。如有差异，应收账款主管×××将立即进行调查。如调查结果表明需调整账务记录，应收账款主管×××将编制应收账款调节表和调整建议，连同应收账款账龄分析报告一并交至会计主管×××复核，经财务经理×××批准后方可进行账务处理。

4）计提坏账准备和核销坏账

S公司董事会制订并批准了应收账款坏账准备计提方法和计提比例的会计估计。

每年末，销售经理×××根据以往的经验、债务单位的实际财务状况和现金流量的情况，以及其他相关信息，编写应收账款可收回性分析报告，交财务部复核。

会计主管×××应收账款可收回性分析报告，分析坏账准备的计提比例是否较原先的估计发生较大变化。如发生较大变化，会计主管×××编写会计估计变更建议，经财务经理×××复核后报董事会批准。

S公司坏账准备由系统自动计算生成，对于需要计提特别坏账准备以及拟核销的坏账，由业务员×××填写连续编号的坏账变更申请表，并附顾客破产等相关资料，经销售经理×××审批后，金额在××元以下的，由财务经理×××审批，金额在××元以上的，由总经理×××审批。

应收账款记账员×××根据经适当批准的更改申请表进行账务处理。

（3）记录税金

报关部单证员×××负责收集出口销售的相关单据，每月末汇总交由财务部办税员×××复核，办理出口退税手续，每月将增值税纳税申报表和由税务部门盖章确认的出口退税汇算清缴明细表交由财务经理×××审核，无误后签字确认。如发现任何异常情况，将进一步调查处理。

实际收到税务部门的退税款时，由会计主管×××将实际收到的退税款与退税申报表数字进行核对，并由财务经理××复核，无误后在凭证上签字作为复核证据。

对销售与收款循环涉及的税金实施实质性程序更为有效，故以下控制程序中将不再涉及税金。

（4）收款

信用证到期或收到顾客已付款通知，由出纳员×××前往银行办理托收。

款项收妥后，应收账款记账员×××将编制收款凭证，并附相关单证，如银行结汇水单、银行到款通知单等，交会计主管×××复核。

在完成对收款凭证及相关单证的复核后，会计主管×××在收款凭证上签字，作为复核证据，并在所有单证上加盖“核销”印戳。

出纳员×××根据经复核无误的收款凭证及时登记银行存款日记账。

（5）维护顾客档案

如需对Y系统内的顾客信息作出修改，业务员×××填写更改申请表，经销售经理×××审批后交信息管理员×××负责对更改申请表预先连续编配号码并在系统内进行更改。

信息管理员×××每月复核顾客档案。对两年内未与S公司发生业务往来的顾客，通知业务员×××并由其填写更改申请表，经销售经理×××审批后交信息管理部删除该顾客档案。

每月末，信息管理员×××编制月度顾客信息更改报告，附同更改申请表的编号记录交由财务经理×××复核。

财务经理×××核对月度顾客更改信息报告、检查实际更改情况和更改申请表是否一致、所有变更是否得到适当审批以及编号记录表是否正确，在月度顾客信息更改报告和编号记录表上签字作为复核的证据。如发现任何异常情况，将进一步调查处理。

每半年，销售经理×××复核顾客档案。

相关工作底稿 主要业务活动控制目标受影响的相关交易和账户余额及其认定常用的控制活动被审计单位的控制活动控制测试程序销售仅接受在信用额度内的订单应收账款：计价和分摊管理层审核批准信用额度。如果是新顾客，销售经理×××将对其进行客户背景调查，获取包括信用评审机构对顾客信用等级的评定报告等，填写“新顾客基本情况表”，并附相关资料交至信用管理经理×××审批。信用管理经理×××将在“新顾客基本情况表”上签字注明是否同意赊销。通常情况下，给予新客户的信用额度不超过人民币×××元的；若高于该标准，应经总经理×××审批。 如果是现有顾客，业务员×××将订单金额与该顾客已被授权的信用额度以及至今尚欠的账款余额进行检查，经销售经理×××审批后，交至信用管理经理×××复核。如果是超过信用额度的采购订单，应由总经理×××审批。抽取新顾客基本情况表，检查是否按政策审批信用额度。 抽取现有顾客订单，检查是否适当复核。管理层核准销售订单的价格、条件应收账款：存在 主营业务收入：发生管理层必须审批所有销售订单，超过特定金额或毛利异常的销售应取得较高管理层核准。对于新顾客的初次订单，不允许超过经审批的信用额度。如新顾客能够及时支付货款，信用良好，则可视同“现有顾客”进行交易。 收到现有顾客的采购订单后，业务员×××将订单金额与该顾客已被授权的信用额度以及至今尚欠的账款余额进行检查，经销售经理×××审批后，交至信用管理经理×××复核。如果是超过信用额度的采购订单，应由总经理×××审批。抽取新顾客订单，检查是否得符合经批准的信用额度销售已记录的销售订单的内容准确应收账款：计价和分摊 主营业务收入：准确性、分类由不负责输入销售订单的人员比较销售订单数据与支持性文件是否相符信息管理员×××负责将顾客采购订单和销售合同信息输入Y系统，由系统自动生成连续编号的销售订单（此时系统显示为“待处理”状态）。每周，信息管理员×××核对本周内生成的销售订单，对任何不连续编号的情况将进行检查。 每周，应收账款记账员×××汇总本周内所有签订的销售合同，并与销售订单核对，编制销售信息报告。如有不符，应收账款记账员×××将通知信息管理员×××，与其共同调查该事项。抽取销售信息报告，检查是否已经编制，如有差异，是否已进行调查和处理。销售订单均已得到处理应收账款：完整性 主营业务收入：完整性销售订单、销售发票已连续编号、顺序已被记录。信息管理员×××负责将顾客采购订单和销售合同信息输入Y系统，由系统自动生成连续编号的销售订单（此时系统显示为“待处理”状态）。每周，信息管理员×××核对本周内生成的销售订单，对任何不连续编号的情况将进行检查。记录应收账款已记录的销售均确已发出货物应收账款：存在、权利和义务 主营业务收入：发生销售发票需与出库单证核对，如有不符应及时调查和处理。船运公司在货船离岸后, 开出货运提单，通知S公司货物离岸时间。 信息管理员×××将商品离岸信息输入系统，系统内的销售订单状态由“已完工”自动更改为“已离岸”。应收账款记账员×××根据系统显示的“已离岸”销售订单信息，将销售发票所载信息和报关单、货运提单等进行核对。如所有单证核对一致，应收账款记账员×××在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统，此时系统内的采购订单状态即由“已离岸”自动更改为“已处理”。抽取销售订单、销售发票、出运通知单以及送货单检查其内容是否一致。已记录的销售交易计价准确应收账款：计价和分摊 主营业务收入：准确性、分类定期与顾客对账，如有差异应及时进行调查和处理。月末，应收账款主管×××编制应收账款账龄报告，其内容还应包括应收账款总额与应收账款明细账合计数以及应收账款明细账与顾客对账单的核对情况。如有差异，应收账款主管×××将立即进行调查。检查其与应收账款明细账金额是否一致，如有差异，是否已进行调查和处理。记录应收账款与销售货物相关的权利均已记录至应收账款应收账款：完整性 主营业务收入：完整性销售订单、销售发票已连续编号、顺序已被记录。信息管理员×××根据系统显示的“已完工”销售订单信息和销售合同约定的交货日期，开具连续编号的销售发票（出口发票一式六联发票），交销售经理×××审核，发票存根联由销售部留存，其他联次分别用于报关、出口押汇、税务核销、外汇核销以及财务记账等。 应收账款记账员×××根据系统显示的“已离岸”销售订单信息，将销售发票所载信息和报关单、货运提单等进行核对。如所有单证核对一致，应收账款记账员×××在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统，此时系统内的采购订单状态即由“已离岸”自动更改为“已处理”。抽取销售订单、销售发票、出运通知单以及送货单检查其内容是否一致。记录应收账款已记录的销售退回、折扣与折让均为真实发生的应收账款：完整性 主营业务收入：完整性管理层制定有关销售退回、折扣与折让的政策和程序，并监督其执行。S公司销售业务系以出口销售为主，与顾客签订的销售合同中不允许退货，若发生质量纠纷，应采取索赔方式，根据双方确定的金额调整应收账款。业务员×××接到顾客的索赔传真件等资料后，编制连续编号的顾客索赔处理表，交至生产部门和技术部门，由生产经理×××技术经理×××确定是否确属产品质量问题，并签字确认。如确属S公司的责任，应收账款记账员×××在顾客索赔处理表注明货款结算情况。对于索赔金额不超过人民币××元的，由销售经理×××批准，如超过该标准，应经总经理×××审批。抽取顾客索赔处理表检查是否真实发生。记录应收账款已发生的销售退回、折扣与折让均确已记录应收账款：存在 主营业务收入：发生定期与顾客对账，如有差异应及时进行调查和处理。月末，应收账款主管×××编制应收账款账龄报告，其内容还应包括应收账款总额与应收账款明细账合计数以及应收账款明细账与顾客对账单的核对情况。如有差异，应收账款主管×××将立即进行调查。抽取顾客对账单检查其与应收账款明细账金额是否一致，如有差异，是否已进行调查和处理。已发生的销售退回、折扣与折让均于恰当期间进行记录应收账款：存在、完整性 主营业务收入：截止用以记录销售退回、折扣与折让事项的表单连续编号，顺序已被记录。业务员×××接到顾客的索赔传真件等资料后，编制连续编号的顾客索赔处理表。 应收账款记账员×××编制应收账款调整分录，后附经适当审批的顾客索赔处理表，交会计主管×××复核后进行账务处理。抽取顾客索赔处理表检查是否已进行记录。记录应收账款已发生的销售退回、折扣与折让均确已准确记录应收账款：计价和分摊 主营业务收入：准确性、分类管理层复核和批准对应收账款的调整。业务员×××接到顾客的索赔传真件等资料后，编制连续编号的顾客索赔处理表，交至生产部门和技术部门，由生产经理×××技术经理×××确定是否确属产品质量问题，并签字确认。如确属S公司的责任，应收账款记账员×××在顾客索赔处理表注明货款结算情况。对于索赔金额不超过人民币××元的，由销售经理×××批准，如超过该标准，应经总经理×××审批。抽取记账凭证，检查与顾客索赔处理表金额是否一致，并经适当复核。准确计提坏账准备和核销坏账，并记录于恰当期间应收账款：存在、完整性、权利和义务 坏账准备：计价和分摊、完整性、存在管理层复核坏账准备费用，包括考虑是否记录于适当期间。公司董事会制订并批准了应收账款坏账准备计提方法和计提比例的会计估计。 每年末，销售经理×××根据以往的经验、债务单位的实际财务状况和现金流量的情况，以及其他相关信息，编写应收账款可收回性分析报告，交财务部复核。会计主管×××应收账款可收回性分析报告，分析坏账准备的计提比例是否较原先的估计发生较大变化。如发生较大变化，会计主管×××编写会计估计变更建议，经财务经理×××复核后报董事会批准。S公司坏账准备由系统自动计算生成，对于需要计提特别坏账准备以及拟核销的坏账，由业务员×××填写连续编号的坏账变更申请表，并附顾客破产等相关资料，经销售经理×××审批后，金额在××元以下的，由财务经理×××审批，金额在××元以上的，由总经理×××审批。应收账款记账员×××根据经适当批准的更改申请表进行账务处理。抽取销售部门出具的应收账款可收回性分析报告。检查是否编写会计估计变更建议,经财务经理复核后报董事会批准。收款收款是真实发生的应收账款：完整性、权利和义务管理层复核收款记录。信用证到期或收到顾客已付款通知，由出纳员×××前往银行办理托收。款项收妥后，应收账款记账员×××将编制收款凭证，并附相关单证，如银行结汇水单、银行到款通知单等，提交会计主管复核。在完成对收款凭证及相关单证的复核后，会计主管×××在收款凭证上签字作为审批证据，并在所有单证上加盖“核销”印戳。抽取收款凭证，检查其是否经会计主管复核， 是否加盖“核销”印戳。准确记录收款应收账款：计价和分摊 管理层复核收款记录。应收账款记账员××将编制收款凭证，并附相关单证，如银行结汇水单、银行到款通知单等，提交会计主管×××复核。在完成对收款凭证及相关单证的复核后，会计主管×××在收款凭证上签字，作为复核证据，并在所有支持文件上加盖“核销”印戳。 出纳员×××根据经复核无误的收款凭证及时登记现金和银行存款日记账。抽取收款凭证，检查其是否经会计主管复核， 是否加盖“核销”印戳。监督应收账款及时收回应收账款：权利和义务定期编制与分析应收账款账龄报告月末，应收账款主管×××编制应收账款账龄报告。抽取应收账款账龄分析报告，检查是否编制并经复核。维护顾客档案 对顾客档案变更均为真实有效的应收账款：完整性、存在 主营业务收入：完整性、发生变更顾客档案申请应连续编号，编号顺序已被记录。信息管理员×××负责对更改申请表预先连续编配号码并在系统内进行更改。 财务经理×××核对月度顾客更改信息报告、检查实际更改情况和更改申请表是否一致、所有变更是否得到适当审批以及编号记录表是否正确，在月度顾客信息更改报告和编号记录表上签字作为复核的证据。如发现任何异常情况，将进一步调查处理。抽取更改汇总月报检查是否已经复核对顾客档案变更均为准确的应收账款：计价和分摊 主营业务收入：准确性、分类核对顾客档案变更记录和原始授权文件，确定已正确处理。如需对Y系统内的顾客信息作出修改，业务员×××填写更改申请表，经销售经理×××审批后交信息管理员×××负责对更改申请表预先连续编配号码并在系统内进行更改。 财务经理×××核对月度顾客更改信息报告、检查实际更改情况和更改申请表是否一致、所有变更是否得到适当审批以及编号记录表是否正确，在月度顾客信息更改报告和编号记录表上签字作为复核的证据。如发现任何异常情况，将进一步调查处理。每半年，销售经理×××复核顾客档案。抽取按月编制的编号记录表检查其是否已经复核。维护顾客档案 对顾客档案变更均已于适当期间进行处理应收账款：权利和义务、存在、完整性 主营业务收入：完整性、发生变更顾客档案申请应连续编号，编号顺序已被记录。信息管理员×××负责对更改申请表预先连续编配号码并在系统内进行更改。 财务经理×××核对月度顾客更改信息报告、检查实际更改情况和更改申请表是否一致、所有变更是否得到适当审批以及编号记录表是否正确，在月度顾客信息更改报告和编号记录表上签字作为复核的证据。如发现任何异常情况，将进一步调查处理。抽取更改汇总月报并检查是否已经复核。 确保顾客档案数据及时更新应收账款：权利和义务、存在、完整性 主营业务收入：完整性、发生管理层定期复核供应商档案的正确性并确保其及时更新。信息管理员×××每月复核顾客档案。对两年内未与S公司发生业务往来的顾客，通知业务员×××由其填写更改申请表，经销售经理×××审批后交信息管理部删除该顾客档案。 每半年，销售经理×××复核顾客档案。抽取顾客档案检查是否已及时更新

按照手册和程序文件规定审核551、541、721~723、851等条款的实施情况。采取交谈、提问、查阅记录等方式进行

林江，其实共享里有的，答案2的那张图

关于在ISO9001标准质量体系环境下实现订单推拉式的JIT生产的若干设想

JIT（JUST IN TIME）生产是日本丰田汽车公司首先发明并应用的一种先进有效的生产方式，其本身的含义就是能在客户需要的时候按顾客需要的数量提供客户需要的产品。公司行为的目的就是追求最大利润，JIT生产方式主要的目标零库存就是为这一目的服务的，即用最小的资金占用实现客户需求的最大满足，从而实现最大的利润。

JIT生产方式的主要目标：1，零库存；2，零距离；3，零营运费用。理论上其中零库存的实现要求与客户的零距离，企业与客户的沟通是即时的，顾客需要的时候企业能够按客户需要的数量提供顾客需要的产品。在大部分的实际 *** 作中这是不可能实现的，因为其中有生产过程中在制品占用，运输中客户没有确认收货以前也算是我方库存量，所以我们讲的零库存实际上只能是在适当的时间按客户需要的数量提供顾客需要的产品。即在工厂完成产品生产的时间刚好是客户订单的要求交货日期。现行企业管理模式对客户要求的满足依靠最大的库存，后果是大量的库存积压，流动资金的大量占用，从而造成资金流动率下降，资产利润率的下滑。

ISO9001标准质量管理体系是国际标准化组织1998年所颁布实施的关于质量管理的要求，比较以前版本其中删减了关于财务方面的要求。

标准质量管理体系首先是以保证质量及持续改进的系统，这个系统我们可以理解为即标准中的《质量手册》；而这个系统的运行由一系列的体制来保证，我们可以理解为保证质量体系运行及保持持续改进的体制文件。通过标准的《程序文件》、《质量手册》编制、应用、实施，可以帮助我们建立、健全一个以保证质量及持续改进的系统。

一，ISO9001标准质量管理体系《程序文件》、《质量手册》的建立：

1， 总要求：各个工序的过程的确立。

2， 管理承诺：明确管理理念，质量意识的全员树立。

3， 顾客导向的确立：市场定位、市声细分。

《质量手册》按部门分类：

生产部：

1， 设备管理

2， 环境管理

3， 采购管理

4， 生产技术管理

5， 标识管理

6， 防护

办公室：

1， 人力资源管理

2， 文件管理

3， 记录管理

4， 内审

技术部：

设计开发

检测部：

1， 计量器具

2， 进货检验

3， 过程检验

4， 不合格品管理

5， 出厂检验

销售部：

1， 销售计划

2， 订单审核

相关通用条款：

1， 职责权限

2， 质量目标

3， 质量工作考核

二，JIT生产方式的建立：

1， 订单管理模式：JIT生产方式是一种订单推拉式的生产方式，结合ISO标准程序中相关销售的《程序文件》要求，通过对订单的审核评定，可以及早制定生产计划、采购计划和相关过程、工艺的控制要求。

2， 零库存：通过生产计划、采购计划的实施及相应适当调度，使库存保持在合理的最低水平，同时最大限度满足客户的需求。

3， 零距离：JUST IN TIME，在顾客需要的时候企业能够按客户需要的数量提供顾客需要的产品。

4， 零营运费用：由于零距离、零库存的实现，在一定情况下我们可以实现零营运成本，即在原料款未到期以前收回货款。加速现金流从而达到最小的现金占用。

三，ISO9001标准质量管理体系及JIT生产方式的整合：

ISO9001标准质量管理体系及JIT生产方式的整合主要是ISO体系中的各种过程控制用的表格与JIT生产方式所用的管理工具“看板”的相互引用。

四，ISO侧重于生产过程中对质量问题的控制及持续改进，而JIT则侧重于对企业资源的最大化利用以达到企业利润的最大化；在实际情况中，针对实施，积极对两种管理方式的整合通过ISO的质量保证体系，JIT的准时生产可以帮助我们在保证质量的同时，用最小的资源占用，最大限度的满足客户需求。

质量体系程序文件内容:

质量手册

程序文件

作业书

产品质量标准

检测技术规范与标准方法

质量计划

质量记录

检测报告

质量体系文件一般划分为三个或四个层次，实验室可根据自身的监测工作需要和习惯加以规定。

质量体系文件介绍：

是描述质量体系的一整套文件，是一个企业ISO9000贯标，建立并保持企业开展质量管理和质量保证的重要基础，是质量体系审核和质量体系认证的主要依据。建立并完善质量体系文件是为了进一步理顺关系，明确职责与权限，协调各部门之间的关系，使各项质量活动能够顺利、有效地实施，使质量体系实现经济、高效地运行，以满足顾客和消费者的需要，并使企业取得明显的效益。

一个企业的质量管理就是通过对企业内各种过程进行管理来实现的，因而就需要明确对过程管理的要求、管理的人员、管理人员的职责、实施管理的方法以及实施管理所需要的资源，把这些用文件形式表述出来，就形成了该企业的质量体系文件。

在实施ISO 9000的质量管理中，质量体系文件是对质量体系的开发和设计的体现，它是企业质量活动的法规，是各级管理人员和全体员工都应遵守的工作规范。ISO 9000-1中阐述文件的作用时，着重指出“编写和使用文件是具有动态的高增值的活动”。为了实现高增值的目标，需要开发和创造性劳动，需要在文件的编制时遵从一些重要的原理和原则。

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