公文的收文处理共有四个环节:
(一)拟办
拟办实际上是一项辅助决策活动,目的在于为决策活动提供可供选择的方案。
拟办的范围。
(二)批办
批办是一项由法定责任者履行法定的事务处置权的决策性活动,它规定了对具体公文的
处置方法、程序、具体承办责任、承办原则与要求等,对公文效用的实现具有决定性影响。
我国各级行政机关的公文批办工作实行合理分工、分层负责的制度。
批办的范围。
(三)承办
由于公文只有经过承办才能产生切实的效用,因此,它是公文办理中的中心环节。
承办公文的方式有多种。
承办公文是公务机关各级工作人员的重要职责,承办工作的依据。
(四)注办
注办的主要作用是备忘待查,为日后查考了解某一公文的承办过程、承办方式、承办结
果提供依据。同时,这顶活动还有利于建立井然有序的承办工作秩序,避免重复和混乱。
注办由承办人随手完成。
公文处理工作是与公文同时产生的,是领导工作的助手,各级党委、政府及各个部门的各项工作几乎都离不开公文处理工作。以下是由我整理关于公文处理基础知识的内容,希望大家喜欢!
公文处理概述
一、公文处理及其基本任务
公文处理就是对公文的创造、处(理)置和管理。其基本任务是及时、准确、有效地创制、传递、办理、管理、处置公文。
二、公文处理活动的地位
公文处理是公务活动的组成部分,在公务活动中占有重要地位。表现为:公文处理是机关实现管理职能的必要条件;公文处理是国家档案事业的基础。
三、公文处理的基本原则
公文处理是一项有着特定功用、特定 方法 程序、特定内容与形式的活动,为保证这项活动有序有效,必须顺应其内在的特殊规律,遵循下列原则:法制原则;实事求是原则;全面质量原则;时效原则;集中统一原则;党政分工原则;保密原则;简化原则。
收文处理程序与方法一、收文处理的一般过程
收文处理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。
收文处理的一般程序为:公文签收、公文登记、审核、分办、公文摘编、拟办、批办、承办、注办、组织传阅、催办。上述环节完成后,进入办毕公文的处置阶段。
上述环节,也可按办理与管理两个基本性质,分为收支办理与收文管理两大类活动。前者包括:拟办、批办、承办、注办;后者包括:签收、登记、审核、分办、公文摘编、组织传阅、催办。
二、收文办理活动的方法要点
1、拟办
由部门负责人或有关人员对公文进行阅读分析,提出建议性的处置意见,供有关(部门)领导者审核定夺。拟办实为一项辅助决策活动,目的在于为决策活动提供可选择的方案。并非所有公文都需经过拟办。
如何做好拟办工作:
(1)认真研读公文,真正弄清对方的意图、问题的性质与实际状况;
(2)意见要简明、具体、得体,拟办意见是一种请示或建议,语气应与该性质保持一致;
(3)同时提出两个以上方案时,应将倾向性意见放在前面;
(4)意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中,并签注拟办人姓名与日期;
(5)当公文所涉及的问题较易处理,对领导采纳方案有把握时也可直接草拟复文稿供审核定夺,以加速办理过程。
2、承办
承办公文应注意:(1)熟悉有关法律、法规、方针政策和上级机关有关公文,熟悉与公文内容有关的业务,明确领导者的意图;(2)深人实际,调查研究;(3) 加强协商,努力协调各方关系;(4)有效运用各种承办方式;(5)分清主次,分别缓急;(6)各级领导者应积极参与承办工作;(7)注意对承办结果的检查与监督。
3、注办
由承办人随手签注公文承办情况,以备忘待查。
三、收文管理活动的方法要点
1、公文签收
指经履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后,从各种 渠道 收取公文。
2、公文登记
登记形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。
3、审核
收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘部门应当进行审核。审核重点:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
4、分办
根据公文重要程度、各部门职责分工及有关制度将公文分送有关领导,有关部门阅知办理。分办的实质是为公文确定运转方向,它是一项事关公文能否准确、迅速、有效地得到实质性办理的重要工作。
5、公文摘编
指对重要公文在投人办理前所做的加工,包括编写文摘或提要,编写综述,汇集有关数据资料等。目的在于为公文办理提供便利,节省办理时间。
6、传阅的组织
指独份或份数很少的公文需经多部门或多人阅知处理时,使公文在他们中间得到有效传递和阅读的活动。传阅应注意:(1)选择合理的传阅路线形式,树型、轮型、星型中较适于公文传阅的是树型;(2)正确排序,灵活调整;(3)适当分流;(4)利用并发展多种传阅方式;(5)建立严格而简便易行的传阅登记手续; (6)及时检查阅读情况与结果。
7、催办
指根据承办时限和要求对公文承办过程所实施的催促和检查活动。分内催办和外催办两种形式。催办时应注意:(1)正确划定催办范围,保证重点;(2)有高度的时间效益观念;(3)因地制宜采用多种催办方式;(4)强化其严肃性与权威性。
发文处理程序与方法一、发文处理的一般过程
发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。发文处理程序具有很强的确定性与不可逆性。整个程序可分为三个阶段:
(1)文稿的形成,包括拟稿、会商、核稿、签发;(2)公文的制作,包括注发、缮印、校对、用印或签署;(3)公文的传递,包括分装、发出。上述程序完成后;进入办毕公文的处置阶段。
二、发文办理活动的方法要点
(1)文稿撰拟(详见有关章节)。
(2)会商。指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围,需征得其同意或配合时所进行的协商活动。主要作用是维护公文的合法性;有效性、政令的统一性。
(3)核稿。指签发前由文秘人员对文稿所作的全面核查工作。
(4)签发。指由机关***或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后,批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。文稿经签发即成为定稿。签发是绝大多数公文生效的必备条件。签发分正签、代签、核签(办签)、会签等数种。
(5)签署。指签发公文的***亲笔在正式发出和使用的公文正本落款处签注姓名的活动。
三、发文管理活动的方法要点
(1)注发。即在定稿形成后,批注缮写印发要求的活动。
(2)校对。以文稿和格式设计要求为基准,对校样或缮写誊录完毕的文件进行全面核对检查。较适于公文校对的方法有:对校法、折校法、读校法。
(3)用印。即在文件上加盖印章。
(4)分装。按规定具体拣配和封装文件的活动。
(5)发出。指将已封装完毕的公文以适宜方式传递给受文者。除需要直接传送之外,大多通过普通邮寄、机要通信、机要交通、公文交换、电信等间接通道传递
办毕公文的处置一、处置办毕公文的主要活动
在收文处理和发文处理过程中都存在处置办毕公文的活动。主要包括:清退、销毁、暂存、
立卷、归档。
二、公文清退的范围与手续
需清退的公文包括:绝密公文;有重大错漏的公文;被明令撤销的公文;仅供征求意见或审阅的公文;未经本人审阅的***的讲话稿;由发文机关指定清退的公文等。
三、公文销毁的范围与方式
应予销毁的公文:无留存价值的公文;无留存必要的重份公文;不即行毁灭会造成失密和严重损失的公文;一般性公文的草稿,印制中形成的校样、印版等。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
四、立卷归档
凡反映本机关工作活动的,具有查考利用价值的业已办理完毕的公文材料均在立卷范围之列。立卷时,要对公文进行科学有效的分类、组合、编目。
办公室日常文书处理工作中,公文收文和发文的程序分别如下:
1、公文收文:
收文办理的一般程序为:签收、启封、登记,拟办、请办、批办、分发、承办,组织传阅、催办,处置办毕公文。
2、公文发文:
发文办理的一般程序为:拟稿、会商、审核、签发,核发、登记、缮印、用印或签署,分装、发出,处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。
组织传阅与催办。
组织公文传阅,应当随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。公文传阅的方式有很多,最普遍采用的方法是轮辐式传阅法。
这就是以公文传阅工作人员为中心点,以阅读审批公文的***为外圈,由中心点开始送给第一个人阅看,第一个人看毕退回中心点,再由中心点传给第二个人看,依次下推,每传阅一人都经过中心点。
公文走过的路线,呈车辐条状,因而得名。这种方法可以有效地控制公文,完全掌握公文的行踪,避免中途积压和传递断线,还可以合理调整阅文人的次序。
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