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IT项目管理

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摘 要：本文从企业信息化建设的角度，从信息化项目建设的现状入手，强调项目选择和立项管理的重要性，详细描述了信息化建设项目启动管理的主要管理控制点，及每个管理控制点的主要措施，分析了作为IT项目的甲方，启动项目的整个管理过程。

关 键 词： 项目启动管理、需求分析、可行性方案论证

过去的几年，一些公司在信息化建设方面的投入巨大，难免有一些急于上马的项目投入与产出并不十分理想。而且由于市场环境的迅速变化，相应的业务模式也在不断的改变，从而给信息化系统的适应性提出了相当高的要求。

过去的有些项目启动时期没有很好地考虑到这些问题，造成一些项目盲目启动、仓促上马，导致项目的投入产出分析不清，项目重复建设，组织混乱，给后期的项目实施，项目维护，项目使用带来极大的风险，甚至导致系统建成后被用户弃用。最终使业务遭受损失。因此，越来越多的公司对于项目上马的决策已经趋于理性，严格要求做好项目启动前的论证工作。在满足当前紧迫的业务需求和长远的战略需求之间作好平衡。确保项目建设的成功。

相对产品供应商而言，企业在项目建设中处于合同意义上的甲方，其项目的启动过程与乙方的项目管理有很大的不同，是一个较为复杂的过程。它往往需要考虑一系列的问题，如：需求是否合理？是否有必要启动项目？项目可能带来的影响是什么？可能的投入有多大？取得的效益有多大？当前的管理模式是否能支撑？如果不能，可能要在哪些方面做好变革的准备？业界相关的产品有哪些？哪些是真正适合需求的？

因此，对项目启动管理形成统一的认知，对于实施信息化项目的企业有着非常重要的意义。

一般来说，项目的启动管理可以划分为以下几个阶段：

一、意向提出阶段

在意向提出阶段，业务部门发现需要由信息化手段来实现的业务需求，并提出建设信息化系统的期望。由于信息化项目的意向伴随着业务发展的全过程，因此，对于意向的统筹管理与规划对企业的信息化部门始终是一个难题。

对于有集中业务规划期间的企业，意向的产生经常集中在业务规划期间，比如：财年末，业务对自身的模式进行盘点期间，往往产生业务模式的改进或改革的需求，从而对信息化工具产生需求。在这一时间产生的想法或需求，往往不是很成熟，不确定性很大，后期变化的风险也很高。但这一时期，也是意向最集中，最易于统筹规划的时期。信息化部门通常在这一时期，对所有的意向进行收集，分类整理，初步形成项目建设清单。并考虑公司战略重点与资源投入的约束，对项目进行排序，以确定建设重点。

对于不在集中规划时期提出的项目意向，往往会影响到原有的整体规划与计划，各方面的论证更应谨慎，比如，项目的必要性、投入的合理性、资源到位的可能性，对已建和在建系统的影响等等。

信息化管理部门（或IT项目管理部门）可以通过建立一些制度与流程，对业务需求的意向进行引导， 尽量使意向在集中规划时期提出。

意向提出作为项目启动的一个阶段来管理，其意义就在于：对意向进行统筹规划，保证系统建设的整体合理性。

二、需求分析阶段

在受理了项目的意向以后，就进入对项目需求的分析阶段。这一阶段需要有IT人员与业务人员组成的小组，对业务需求进行详细的调研与分析。采用的方法主要包括各业务层次人员访谈、会议。

在这一阶段，IT人员与业务人员往往会出现矛盾，IT人员可能认为业务的需求不清晰，而业务认为自己的需求已经十分清晰。解决这个矛盾的关键在于，要有详细的管理控制方法，引导业务人员进行需求的细化。如，制定需求分析报告的框架，针对关键点形成文档等。一般来说，需求分析包括以下内容：

当前业务流程分析

未来业务流程分析

当前业务与未来业务的差异分析

信息化功能点需求

对将来系统的非功能需求，如：性能需求，环境需求，安全需求等

需求的优先次序

需求分析报告形成以后，还需要组织对需求的评审，以达成项目关系人对需求的一致认可。这一过程可包括：

制定评审计划：制定评审的工作计划，确定评审小组成员，准备评审资料。

需求预审查：评审小组成员对需求文档进行预审。

召开评审会议：召开评审会议,对需求规格书进行评审。

调整需求文档：根据评审发现的问题，对需求进行重新分析和调整。

重审需求文档：针对评审会议提出的问题，对调整后的需求文档进行重新审查。

三、可行性方案论证阶段

可行性方案的论证是项目启动阶段的关键活动，它的质量直接影响项目的实施效果。论证小组一般由企业内部的业务与IT技术两方面的人员组成，视项目的重要程度、难度与规模，可能还需要企业外部的专业顾问资源。

可行性方案论证的目的是通过确认管理体系和系统技术构架，从而确认未来的管理和技术方案是否有效。它立足于项目从管理上、技术上、实现上的难点进行阐述，逐步理清楚客户的需求。并在需求的基础上，规划总体解决方案，以作为项目投入产出评估的依据、产品选型的依据，以及后续实施方案的约束。

项目投入产出评估的依据：建立在业务需求分析基础上的项目投入与价值分析，往往是比较粗略的宏观感受。业务人员在提出信息化需求时，可能并没有充分考虑它与其它系统之间的关系，这样得出的投入与产出分析也是很粗略的。如果在此基础上，通过设计可行性方案，考虑清楚该项目的定位，与其它系统的关系，相信投入产出的分析将更有说服力。

产品选型的依据：可行性方案的制定是建立在业务需求的基础上，是不受任何产品影响的。因而它是后续产品选型的依据，它使得企业可以在产品选型过程中始终坚持从自身的需求和规划为原则选择产品与方案，而不至于受到供应商解决方案的误导。

实施方案的约束：可行性方案与实施方案是总体设计与详细设计之间的关系。可行性方案描绘了总体的业务方案与技术架构，而实施方案是可行性方案在各方面的细化。

此外，围绕可行性方案从管理上、技术上、实现上对难点进行的阐述，可以有效地开展项目的风险分析，制定项目的风险管理策略，为项目的成功提供保障。

四、产品选型阶段

当可行性方案需要通过选择新的产品来完成时，进入项目启动管理的产品选型阶段。在该阶段，对供应商进行初步的筛选以后，根据需求与方案要求，制定招标文档，接收供应商的项目解决方案，并根据评估标准，组织相关人员对供应商进行评估，选出2个以上的供应商进入商务谈判。并在立项报告审批通过以后，与供应商签署合同。该阶段又可细分为以下几个步骤：

创建RFP：根据需求阶段与可行性方案阶段分析的结果，制定向供应商招标的文档。

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解决方案评估：制定产品选型评估的标准是该活动的核心，它包括：应用软件评估：对产品本身的功能、性能、体系架构、用户友好性、市场评价、费用等方面进行考察；

软件运行环境评估：对系统运行所需要的服务器、客户机的软硬件配置进行评估。这是很容易被忽略的一部分，又是有可能对后续实施投入影响最大的一部分，尤其是在客户端数量大，环境复杂的情况下。

项目实施评估：在信息系统的建设中，项目实施方法与能力已经成为项目成败的重要环节，因此对服务商实施能力的评估显得尤为重要。评估内容主要包括：实施方法、实施费用、实施周期、实施顾问经验以及对相似实施案例的考察。

培训与售后服务评估：包括考察培训方式、费用、售后服务方式、费用、响应时间等。

供应商评价评估：对供应商的基本面进行评估，如供应商的规模、业绩、合同语言和仲裁地、与客户的合作策略等方面。

效益风险评估：即项目的投入与产出的评估。这是最难评估的一项，当前在信息化项目中尚没有形成较完备的投入产出的量化评估指标，多是采用一些定性的分析与比较。

商务谈判

关于商务谈判的组织与技巧，有许多专门的论述。从信息化项目管理角度上具体来看，商务谈判是在一定的策略指导下，与产品及服务实施商进行的，确定合同条款的过程，目的是最大化的维护公司利益，确定最优的价格和服务条款。

商务谈判的依据是评估通过的解决方案，其过程通常包括：组织谈判小组、制定谈判方案、实施谈判、签署合同。值得注意的是，商务谈判与后续的立项报告审批并没有严格的先后关系，是可以同时进行的。但合同签署必须在立项报告审批完成后才可进行。

五、立项报告审批阶段

立项报告是项目启动阶段的重要文档，在这一阶段，需要将从意向提出、需求分析，到可行性方案论证，到产品选型各阶段产生的重要内容整理形成文档，并任命项目经理、建立项目组织机构，申请项目经费，然后按公司的管理流程，交相关的部门会签，成为确认项目合法性的文件。后序的所有项目活动都要以立项报告为依据。

六、项目启动会阶段

有时候，项目启动会被看作一个时间点，一个里程碑，而不是一个阶段。这里将立项批准后，项目启动准备到项目启动会结束这一过程统称为项目启动会阶段。

项目启动的准备工作比较繁琐，具体事宜取决于项目所在的管理环境的要求。在项目启动准备期，可以准备一个项目启动检查清单，以确保项目启动工作的有序，避免疏漏。一般说来，启动会准备工作包括：建立项目管理制度、整理启动会资料等。其中建立项目管理制度是非常关键而且容易忽略的一项工作，主要包括：

项目考核管理制度

项目费用管理制度

项目例会管理制度

项目通报制度

项目计划管理制度：明确各级项目计划的制定、检查流程，如：整体计划、阶段计划、周计划

项目文件管理流程：明确各种文件名称的管理和文件的标准模版，如：汇报模板、例会模板日志、问题列表等。

项目启动的准备工作完成后，就可以召开项目启动会议了。启动会议是项目开工的正式宣告，参加人应该包括项目组织机构中的关键角色，如管理层领导、项目经理、供应商代表、客户代表、项目监理、技术人员代表等。项目启动会的任务包括：

阐述项目背景、价值、目标

项目交付物介绍

项目组织机构及主要成员职责介绍

项目初步计划与风险分析

项目管理制度

项目将要使用的工作方式

从这些我们可以看出，实际上，项目启动会已经涉及到了项目计划阶段的初期内容，这也映证了在PMBOK体系中启动阶段与计划阶段的重迭。

结论：综合上述，我们可以看到，在信息化项目建设中，企业的项目启动阶段要经过意向提出、需求分析、可行性方案论证、产品选型、立项报告审批、项目启动会一系列管理活动的控制，方可完成项目的启动，进入项目实施阶段。做好项目启动管理是企业进行合理的投入产出分析，有效控制项目风险，确保项目成功的关键。

前言

当人类的历史跨越一个新的千禧之年时，电子商务这股已经横扫了整个世界的旋风，正在以更加灼热的温度点燃着人们的激情，无纸贸易、零库存管理、足不出户的网上模拟仿真购物、极低的交易成本，像一张张春花般的笑脸撩拨着每个人心底里潜在的万丈豪情。作为21世纪引领性的产业，电子商务已经得到了学术界和企业界的公认，尤其是对中国，相对于其他传统产业中与西方发达国家的巨大差距，在电子商务的研究领域我们却是站在同一条起跑线上。面对着新的产业、新的科学，抓住这一难得的历史发展机遇，以使我们在新的世纪里迎头赶上，为企业和商家提供理论上的指导，应是电子商务研究者的必尽之责。

众所周知，国有企业改革一直是我国改革开放政策成功与否的重要指标，始终是我国的经济和社会热点。但是很长一段时间以来，由于国有企业的制度性缺陷，以及委托代理层次过多，交易成本过高，故而中央作出了国有企业退出竞争性行业的战略性调整。而电子商务应用的最大价值即在于将金字塔式的管理结构扁平化。同时，供应链的整合技术又在削弱职能部门个人利益最大化倾向，一定程度上降低了委托和监督成本。而电子商务所带来的供需双方直接在网上的见面更是根除了长期以来一直困扰国有企业的回扣问题。因而，电子商务的应用在很大程度上弥补了国有企业在交易成本上的制度性缺陷。同时，考虑到我国的现实情况，就更有必要对这一问题进行更深一步的思考。我国前些年经济增长的主要带动力量是第三产业，其主体为中小型的乡镇企业，其生产要素的投入主要是资本和劳动力，其中又以后者为主。但从国际角度来看，众多西方发达国家在生产要素的投放上以知识投入为主，以已编码的知识（codified

knowledge）来转移价值，以未编码的知识来创造价值，增加产品的高附加值。根据两年前的资料，在西方发达国家其物耗已降到了仅占交易成本的40％以下。我国加入wto后企业将由过去主要由高额关税保护的御敌于国门之外的战略，逐步转向引进来，打出去，与国外航母式的企业进行面对面的竞争。很显然，乡镇企业无法承载这一历史重任，而国有企业物资技术设备先进，实力强大，退出竞争性行业这一获利空间巨大的市场实为可惜。尤其像我国这样一个正处于转型期的典型二元化的国家，国有企业应该也必须承担吸纳失业人口，迎接外来挑战的历史责任。而采用电子商务所需的较大的前期投入也只有国有企业才能够承担。也许电子商务的应用能够为国有企业在竞争性行业中的生存和发展闯出一条新路。本选题即基于以上思路展开。

一、电子商务相关概念厘正及其成因分析

1996年12月，当时的美国总统克林顿签署了由19个政府机构参与起草的全球电子商务政策框架（也称实施纲领），后经过半年的讨论于1997年7月作为美国政府的正式文件。正是在这份文件中第一次使用了电子商务这个词汇。在以后的国际论坛上，美国代表团以此文件为准则，与全世界各国商讨有关全球电子商务的政策法规问题。该文件从电子商务的发展战略以及法律、税收等方面谈到如何促进电子商务的发展，以实现全球一体化。

（一）电子商务的定义及其内涵与外延

关于电子商务的定义，目前有一定影响力的大约有17种，其内容大同小异，最具权威的欧洲委员会的定义是这样的：“电子商务就是以电子方式进行商务交易，它以数据（包括文本、声音和图像）的电子处理和传输为基础，包含了许多不同的活动（如商品服务的电子贸易、数字内容的在线传输、电子转账、商品拍卖、协作、在线资源利用、消费品营销和售后服务）。它涉及产品（消费品和工业品）和服务（信息服务、财务与法律服务）；传统活动（保健、教育）与新活动（虚拟商场）。”截止目前，这个定义仍是站得住脚的，但考虑到计算机与网络技术的飞速发展，以及供应链技术的不断完善，这个定义本身的不断完善也是不可避免的。

在此简单地分析一下这个定义的核心和外延。首先从通信的角度看，电子商务就是通过电话线、计算机网络或其他方式实现的信息、产品／服务或结算款项的传送；再从服务的角度看，电子商务是要满足企业、消费者和管理者的愿望，如降低服务成本，同时改进商品的质量并提高服务实现的速度；而在考虑到在线的角度时，电子商务是指可以提供在互联网和其他联机服务上购买和销售产品的能力；从业务流程上分析，电子商务是实现业务和工作流程自动化的技术应用〔1〕。

（二）电子商务的成因

分析电子商务的成因须从对诺贝尔经济学奖得主罗纳德科斯（ronald

coase）1937年所写的有关交易成本的论文开始。所谓交易成本是指买主和卖主收集信息和协商买卖交易时发生的全部成本的总和。虽然中介费和销售佣金也可能成为交易成本的一部分，但信息寻找和获得成本还是成本的最重要组成部分。交易成本另一重要组成部分是卖主为向买主供应产品或服务而支付的设备或人员投资。透过交易成本的表层可以得到这样一个结论：大到一种社会制度的变迁（原始社会——封建社会——资本主义社会），小到一种经营组织形式的改变，其背后都有着降低交易成本这样一支无形的手在指引着。它一方面体现了对生产力的进一步释放，从另一个角度来理解也自然就是社会总交易成本的降低。电子商务的飞速发展和期间的几次停滞甚至倒退其根本原因正在于此。由于电子商务的国际化，它可以轻易地超越国境线对传统商务的制约，参与到全球的竞争中去，从而引发了税收、监管以及不同的人文和宗教背景所带来的软环境的限制。在一定程度上反而增加了交易成本，从而使企业在相关技术等条件没有取得突破之前的一定时期内，暂时放弃了电子商务而采用了传统商务的模式。然而，电子商务的前景毕竟是良好的，毋须对当前网络经济的困境过于悲观〔2〕。

还有一点需要强调的是关于经济利益对于社会制度变迁的影响和作用，并非始自科斯，早在2000多年前的西汉时期，司马迁在他的史记《货殖列传》中就早已写到“世人熙熙，皆为利来；世人攘攘，皆为利往”的名句。

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1 基于IT服务管理流程的客户关系管理研究

2 IT企业客户关系管理应用研究

3 电力市场营销及其客户关系管理研究

4 IT企业客户关系管理（CRM）应用研究

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