公司的外发文件怕遭泄露要怎么做？

许多企业都在饱受着文档泄密的困扰，由于对文档安全的不够重视或者疏忽，导致公司内的机密资料遭到员工非法外发泄露、工作需要外发被窃取、保存在U盘上的文件不慎丢失等等一系列要命的 *** 作，给企业带来重大损失，担心文件丢失到底应该怎么做才能确保不会发生上述种种情况发生？

针对工作需要、业务往来我们不可避免文件外发，因此只有对其进行强有力的文件加密措施才能防止丢失。对此我们可以进行如下方法：

在外发人员的电脑上安装文件加密软件，插上已授权的USBKEY进行合法身份认证后，才可制作外发文档。根据外发文件重要性不同，以及客户或合作伙伴阅读对象的不同，设置外发文档不同的认证方式，如：口令、机器码、PC绑定、联网证书等。根据需要设置不同的 *** 作权限，包括浏览次数、使用时间、打印、修改、还原、回收、禁止复制、禁止拷贝和自动销毁等。当外发文件发给客户之后，如果客户有做修改，可以把修改之后的外发文件回收，回收之后的文件为原来的文件格式。

当然，使用文件加密软件需要选择好的品牌，天锐绿盾文件加密软件的文档外发管理系统采用虚拟盘的方式保护文件安全性的同时，结合HOOK对文件的 *** 作权限进行控制，来实现外发文件的防二次扩散技术，支持用户针对外发文档的重要性不同授予不同的认证方式和访问权限。设置成功后，外发文档可通过各种方式外发。外部用户无需安装客户端，即可在授权范围内访问该文档，确保外发文档安全

在平时办公过程中，我们难免要对文件进行外发，如果能够对员工外发文件行为进行审计和管理，比如限制文件外发渠道，记录文件外发行为就可以在一定程度上保护数据安全，我们可以通过用域之盾对员工文件外发行为进行管理，从而限制员工随意外发行为，比如能够从以下几个方面进行文件外发限制。

1.文档加密

可以通过文档透明加密的方式对电脑中常用的办公文档类型进行加密，打开加密文档下的文件会自动变成加密状态，而且加密文件只能在当前局域网使用，对加密文件外发需要向管理端提交审批，只有审批通过后才能对文件进行外发，未经管理端审批私自外发出去的文件打开后都是乱码；

2.文档外发途径管理

通过文档安全可以对文件外发的多种途径进行管理，比如可以在禁止以下程序外发文件中选择聊天程序、邮件客户端和浏览器等，而且还可以自定义程序的进程限制员工使用多种途径外发文件；

3.限制网页外发文件

在网站访问控制中可以根据禁止访问以下网站和仅允许访问以下网站限制使用网页外发文件，可自定义禁止或允许员工访问哪些网页，不仅可以限制文件外发行为，还可以对员工上网行为进行有效管理；

4.限制程序外发文件

在应用程序管控的程序黑白名单工作模式中可选择禁止以下程序使用和仅允许以下程序使用，可以禁止员工在电脑使用文件外发或上传的程序，不仅可做到禁止员工使用文件外发程序，还可以对员工电脑使用应用程序行为进行管理；

5.限制邮件外发文件

通过邮件发送控制可以对邮件外发进行管控，通过禁止邮件发送匹配规则可以对邮件正文内容、发件人和收件人进行限制，而且还可以禁止发送邮件附件，对邮箱的类型进行限制，或指定仅允许发送邮件的地址等。

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