文件管理、档案管理、知识管理、内容管理之间的区别

文件管理、档案管理、知识管理、内容管理之间的区别

无论是文件管理、档案管理、知识管理或者是内容管理，易度档案管理系陪袭梁统都可以处理，集中管理、协作共享、安全防护

了解一下知识管理和内容管理关系？

从两者的关系上说，内容管理可作为知识管理一个基本组成部分。事实上，现在很多知识管理解决方案，尤其是那些针对明晰性知识管理的解决方案，主要包括两个部分，一个是内容管理，另一个是基础设施建设。

更多参考3Hmis知识管理内容。

档案管理 主要内容

一、档案管理人员职责

1、负责本单位档案材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档档案材料完整、准确、系统。

2、坚持平时整理。根据本单位不同种类档案材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

4、保管好本公司归档的案卷，注意档案材料的安全和保密。

5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。

二、收集归档范围

本公司在各项工作中形成的具有储存价值的，或者相关 *** 部门送来的与本公司关系密切的各类档案材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等)都属收集归档范围。

1、股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议。

2、各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。

3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等档案。

4、各项规章制度。

5、向上级请示的档案，以及上级批覆的各类档案。（不包括专案审批档案）

6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。

7、工程建设底图、蓝图及文字材料。

8、经批覆的工程设计图纸及文字材料。

9、各种报表、名册、登记表、簿册、资料、凭证。

10、宣传或反映本公司重要活动的影像音资料。

11、本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

12、各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。

13、本公司编辑、出版的刊物。

14、本公司招聘、试用转正、芦运晋升、加薪等各类人事资料。

15、有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。?

16、销售合同及销售客户资料。?

三、归档要求

1、凡公司发出的档案，由管理部的有关人员收集，交由档案专管员归档。

2、一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作形成的全部档案材料系统整理后，主动送交专管员归档。?

3、编制交接表，一项资料由经办人交专管员归档时，应登记并双方签名。

4、每年三月进行一次全面、彻底的清查整理。

5、正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批覆、来文与覆文一起归档。

6、归档的档案材料应是原稿原件，一般不用复制件。应注意：检查应盖公章是否已盖，档案没有标题应加上标题，内容、摘要、档案没有标明日期的要标上日期。?

7、归档的影像音资料要写上文字说明。

8、归档的档案材料必须经过初步整理，把同一具体问题的档案材料集中在一起，按档案的先后形成排列好。

9、财务凭证、报表由主办会计负责保管。

四、档案的借阅与影印

1、编制借阅表，当借出和还回时都必须填写，并经使用人和保管人双方共同签名。

2、查阅各禅漏类档案应在公司内进行，查阅应不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出公司使用的，需填写借出申请并经部门负责人或副总经理批准。

3、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经公司总经理签字批准，方可查阅或复制。

五、档案的保密管理

1、档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度，严格遵守保密原则，确保档案的安全。

2、凡是呼叫档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接查询。

3、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

4、股东会、董事会会议档案仅供股东和董事会会议组成人员查阅。其他人员须查阅的，须经总经理同意。

5、各部门员工只可查阅与本部门相关的资料，确实需查阅其他资料的须副总经理同意。

六、档案的销毁

1、经过鉴定确需销毁的档案，必须列出档案销毁清册。

2、档案销毁，必须严格执行审批制度，各类档案必须经部门经理、总经理、董事长审批同意后销毁。

3、批准销毁的档案，要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”。

知识管理案例

微软知识管理解决方案

知识管理是知识经济时代的必然要求

随着知识经济时代的来临，企业将主要通过知识而不是金融资本或自然资源来获取竞争优势。企业的知识将成为和人力、资金等并列的资源，并且成为企业最重要的资源。知识管理是知识经济时代的必然要求，这是因为：

1. 知识管理是培养企业能力的基础性工作。在知识经济时代，企业内部能力的培养和各种能力的综合运用被看做是企业取得维持和竞争优势最关键的因素。加强知识管理以后，企业员工通过对外来知识的学习，能迅速适应外部环境的变化，对内部知识的学习能增强他们在碰到类似问题时的解决能力。企业也只有加强知识管理，才能逐步积累、归纳、提升经营过程中的隐性知识，形成企业的一笔宝贵的财富。

2. 知识管理是企业在知识经济时代有效、正确决策的基础。在没有知识管理的时候，当员工需要某类知识时，他可能得不到或无法及时地得到所需的准确知识，使作出的决策可能不正确，这给企业带来致命的影响。

3. 知识管理和其它资源管理相比有自己的特殊之处。知识资源有如下的特点：（1）知识可以以出版物、资料库中内容的形式出现，也可以存在于员工的头脑当中。知识不像其它资源那样是有形的，而近似为无形的、难以计量的；（2）企业的知识一部分来自于企业的外部，这就要求企业始终保持关注，从浩瀚的知识海洋中敏感而及时发现对自己有用的知识和资讯；企业的另一部分知识要靠企业自己在生产实践过程中积累归纳形成。知识不像企业所需的人力资源那样可以到市场上去寻找，也不像金融资本那样可以到金融市场上去筹集；（3）知识不会因使用的人多，而每个人分到的越少或者产生任何的损耗，而是其产生作用的范围越大，对企业越有价值（4）一个人是否愿意把他头脑中的知识拿出来与大家共享取决于他个人的意愿，不能强迫进行。

知识管理系统与

传统的办公自动化系统的区别

总体说来，知识管理系统与传统的办公自动化系统的区别在于：知识管理系统涵盖的是资讯处理的全部内容，而传统办公自动化系统只涵盖了资讯处理的部分内容。

知识管理系统可以说是对传统办公自动化系统的升华，具体体现：

1. 知识管理系统注重的是让知识工作者可以通过网路随时随地地方便得到自己所需要的各种各样资讯。因此，资讯的搜寻是知识管理系统的非常必要的功能。这一点是传统办公自动化系统所办不到的。

2. 在知识管理系统中，每个人都既是资讯的受益者，又是资讯的制造者，因此，知识管理系统涵盖全面的资讯处理，包括：资讯的释出，资讯的分类，资讯的采集，资讯的搜寻，资讯的加工；而传统办公自动化系统只涵盖部分的资讯处理。

3. 资讯的再加工：通过资料中心建立的完善的资料仓库，对资料进行深层次的挖掘、统计分析，从而构造一个决策支援商业智慧系统。传统办公自动化系统不具备此功能。

以Exchange2000

为核心的知识管理解决方案

微软公司与北京明天高科技有限公司为中国华融资产管理公司提供的以Exchange2000为核心的知识管理解决方案，极大地增强了该企业的核心竞争力。

华融公司的知识管理系统方案的结构是以网路作业系统Windows2000为基本平台,Exchange2000作为通讯和协作开发平台, Inter Information Server 为Web资讯平台，辅以Site Server3.0的内容释出、站点管理和搜寻引擎，构成应用程式的后端。

系统前端采用Web风格，同时将各种传统的业务应用的客户端通过XML加以包装成Web parts，整合到IE中，从而构筑成华融的企业门户，该门户具有高度的可扩充套件性和灵活性。伴随业务的发展，新的业务应用也可以以相同的方式整合到企业门户中。由于所有的业务应用都实现了Web化，从而代替了传统的Client/Server类的应用。

系统的中间层是一组公共Com+元件，提供可靠、高效率的一些应用逻辑，透过这些元件可以访问到后端的资料。

系统的后端是Exchange2000, SiteServer3.0和MS SQL Server 7.0构成的资讯储存平台，这里存放著整个知识管理系统的全部资料资讯。

该知识管理系统应用模组包括:

线上交流、档案管理、公共资讯、讨论园地、网上培训、资讯服务、知识库、业务管理、人力资源、个人工具、帮助中心、系统维护等。

文件管理

转载以下资料供参考

文件管理主要步骤

确定文件管理角色 确保您的计划中包含组织的重要专案负责人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与文件管理过程。有关建立文件管理规划团队的详细资讯，请参阅确定文件管理参与者和专案负责人。 分析文件用途 在确定使用文件的人员后，确定他们使用的文件型别以及使用方式。有关详细资讯，请参阅分析文件用途。 规划文件的组织结构 您可以将文件放在库、团队网站和入口网站中。Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文件组织和储存功能，从专门的网站（如记录库）到自由格式文件库（用于特殊文件建立和协作）。在一个库中，您可以进一步将内容划分到资料夹和子资料夹中。有关详细资讯，请参阅规划文件库。 规划如何在各位置之间移动内容 在文件生命周期的不同阶段中，可能需要将文件从一个网站或库移动到另一个网站或库。例如，释出过程可能包括将文件从暂存网站移动到公共 Inter 网站。如果在网站之间移动内容时需要将内容从一种格式转换为另一种格式，则您还需要规划内容转换。有关详细资讯，请参阅主题规划文件库中的“规划内容的流动”。 规划内容型别 使用内容型别来组织有关文件型别的资讯，如元资料、文件模板、策略和工作流程。这是帮助您在整个组织中组织文件和实施一致性所必不可少的步骤。有关详细资讯，请参阅规划内容型别 (Office SharePoint Server)。 规划内容控制 您可以为每种内容型别和储存位置规划适当的控制级别。例如，对于文件库，您可以计划要求签入和签出以及使用资讯许可权管理来防止未授权分发文件。有关详细资讯，请参阅规划版本控制、内容审批和签出。 规划工作流 通过为组织规划工作流，当每个参与者在文件的生命周期中进行协作时，您可以控制和跟踪文件在团队成员之间移动的方式。Office SharePoint Server 2007 包括适用于一般团队任务的工作流，如稽核和批准文件。Office SharePoint Server 2007 还支援建立和安装自定义工作流。有关详细资讯，请参阅为文件管理规划工作流。 规划策略 对于每种内容型别，应规划资讯管理策略，以确保文件获得适当的审计、保留，或者根据组织的机构要求和法律要求处理文件。Office SharePoint Server 2007 包含实现审计、文件保留、标签和条形码等的策略（以确保所列印的内容可以与文件库中的相应版本相关）。有关详细资讯，请参阅规划资讯管理策略。

hp知识管理方案

惠普知识管理之道

公司管理由简到繁有很大的发展，一开始是生产管理，然后是财务管理、人力资源管理、组织管理，“现在到了知识管理时代，”中国惠普公司首席知识官（CKO）高建华说。

据高的介绍，知识管理至少有以下三个明显的作用：一是提高组织智商，把公司所有员工的知识经验汇集到一起，加以整理，共同分享，这样才能提高一个组织的整体智力；二是减少重复劳动，用高的话说就是“人们不需要重复做车轮”，重复的惟一结果是资源浪费；三是避免组织失忆，员工的流失不会造成知识和经验的流失。

惠普之道

惠普的创始人休立特和帕卡德曾经说过，“相信每个人都有把事情做好的愿望，只要你给他一个合适的舞台。”

首席知识官就是要给员工一个舞台，让他们在这个舞台上积累知识，在这个舞台上迅速成长。

“首席知识官只有我一个人，但是知识管理需要全部员工的叁与，共同搭建舞台。”高说。

在高的带领下，中国惠普建立了一个知识管理委员会，成员来自惠普的各个事务部门，“生产、行政、财务、人事的人都有，”高说，“每个成员都来自一个业务部门，知识管理不能脱离实际工作。”知识管理委员会的作用是，建立惠普知识管理框架，遴选专案，评估专案，然后是实施专案。

高津津乐道的一个专案是惠普读书会。“我们有70多个读书会，”高说，“全部是员工在公司的主导下自发设立的。”

读书会成员之间相互推荐好书，“节省了很多员工的时间。”每个读书会成员都给自己喜欢的书写书评，书评的格式是由公司统一设定的，“这些书评的集合本身就是分量不轻的知识库。”高说。

惠普的全体员工都叁与了知识管理，每个部门都要做战略规划，包括发展方向、竞争优势、成功要素等很多部分，部门之间的知识互相共用，不同部门间也设立了一套标准的知识共用流程。

“比如，销售部门就要蒐集客户资讯，从与客户的第一次接触开始就要关注客户、追踪客户，汇集和分析客户资讯，这样才能满足客户的不同需要，”高介绍说，“而业务发展部门的员工就必须蒐集和分析竞争者的相关知识。”

“在惠普，知识的提供者会有一定的回报，也会影响到未来的升迁，”高说，“在一个有效的知识管理型公司，员工的付出与得到应该有所平衡。”

惠普CKO

“我们从去年年中开始筹建一套知识管理体系，”高建华说，“设立CKO是孙振耀的设想”，和CKO同时设立的还有领导力发展中心和惠普读书会。

高是惠普在亚太区设立的第一个CKO，“可是CKO在惠普早已经不是什么新鲜职位，我接受这个职位的时候，在全球其他地区惠普公司任CKO的同事都给我发来了祝贺电。”高说。

CKO最普遍的就是在咨询公司中，麦肯锡、德勤等公司就有类似的职位，只不过有的叫首席知识官CKO，有的叫首席学习官CLO而已。

高以前在惠普除了做营销以外，还做过战略规划、流程管理等工作。“其实这些都是知识管理的一部分，只是不能算系统的知识管理而已，”高说，“目前很多企业都在做ERP、CRM等专案，其实ERP是生产端的知识管理，CRM是使用者端的知识管理，而惠普要做的是，在整个公司建立一个系统的知识管理系统，这项工作异常复杂。”

做首席知识官的人需要有多方面的能力，在不同领域必须有丰富的经验，“首席知识官支援公司中所有的部门，他必须是一个通才”，有一篇介绍首席知识官的文章这样说道。“在个人品格上，首席知识官倾向于先天热情，富有求知欲，并善于激发旁人”。

“首席知识官要有两个技巧：他们必须是技术专家，而且还要是环境论者。技术层面的优势可以让他们知道如何来获取、储存、探察和分享知识；而环境论者的意义在于能够在企业内部创造一个环境，让知识的创造和交换顺利开展，将不同的团队用相同的兴趣连线并使之互动和谐。”

惠普在中国这么早就设立CKO，和惠普的公司文化关系密切。如果一个公司是封闭型的组织，员工间从来不互通有无，这样的组织必定日渐萎缩。“在惠普，不愿意和同事分享工作经验的员工是无法在公司呆下去的，”高说，“如果你不是一个好老师，你就不是一个好员工，你也不会得到升职。”

“共用知识是惠普文化非常重要的一部分，只有把自己的知识教给别人的时候，你才有动力往前跑。”高说。

文件管理知识库怎样选择一款好的文件管理软体

如果是企业用，选择好的文件管理软体应该考虑这样一些因素：

第一是安全，企业文件是生命线，没了安全别的啥也别说。

第二是协同，企业文件不是个人文件，企业文件管理核心价值在于企业员工之间的文件协作。多人共享、版本管理、线上编辑、远端互动等等都要具备。

第三是随时随地，现在的管理越来越快，支援移动、支援各种装置，是企业文件管理的必备条件。

文件怎么管理 excel怎么做文件管理

具体过程如下：

利用Excel名称可对单元格或单元格区域进行命名：

选中要命名的单元格或单元格区域，在编辑栏左侧输入相应的名称，即可为当前单元格区域命名。

还有一种命名单元格区域的方法，就是选中单元格区域，切换到“公式”选项卡，点选“定义名称”按钮。

在开启的“新建名称”视窗中，输入新的名称，点选“确定”按钮即可实现为单元格区域命名。

点选“名称管理器”按钮，将开启“名称管理器”视窗，在此可以编辑或删除已存在的名称，同时也可以新建名称。

名称的使用方法：

对于名称的使用，如同对单元格的引用一样，只需要输入对应的单元格区域名称，即可实现对单元格区域的引用。

如何实现档案管理文件一体化管理

档案管理的文件一体化管理旨在档案与档案在同一系统中进行管理，资料可以共享、可以交换、可以协同，可实现一次录入多次利用的设想。

楼主可以考虑绍林科技开发的汇博通是一个综合文件管理平台，前身是3Hmis综合文件管理系统，它把企业的档案、档案、入口网站，内外资讯管理以及沟通与协作等，有机的结合到一起，使得整条业务链条上的资讯管理，传递，共享，协作与沟通变得更加容易，有序与方便。

应用范围涵盖办公自动化，档案管理，档案管理，内容管理，证照管理，综合知识资源整合以及大资料应用等以知识文件为基础的众多领域。

同时，系统提供论坛中心、知识问答、微博等知识共享平台，在管理企业显性知识的基础下，有效促进隐性知识的沉淀。

另外，企业内部的文件管理应该照顾到文件的全生命周期管理，从文件的产生到再利用以及自我发酵、完善各个生命周期阶段中都应该有对应的功能进行管理支援。

并且，汇博通将文件管理的应用进一步扩充套件到手机和平板电脑，可实现公文审批，移动协作，移动考勤，即时沟通，资讯查阅以及共享等功能，随时随地把企业文件库带在身边。

总的来说，可以应用到文件管理的各个方面，通用性较强，同时也是一套OA系统，可以推进企业知识文件的一体化管理，不论显性或隐性知识都有相应的功能模组，实用性较强。楼主可以参考一下他们官网的解决方案吧。

知识管理文化是知识管理的输入还是输出

有了清晰的期待，回馈和强化，及支援，文化就会开始慢慢改变，随之行为也会慢慢改变，这些改变也会被保持下去。所以这三点是输入，文化是输出；这三点是起因，文化是结果。这三点我们就叫做管控。

然而这也是一个回馈回圈。文化改变越多，不成文准则，回馈和同事的支援也就会越强。如果这些能够开始自己维系，那么知识管理就基本上轨道了。所以当我们最终决定知识管理的驱动元素时，我们在人，流程和

IT技术的基础上加上管控形成知识管理的四大支柱。

如果把这几个管控要点作为KM文化改变专案的一部分，使他们融入公司日常流程，你就可以驱动大家履行角色，参与流程并使用IT技术。

知识管理是一种由组织或个人建立和使用的系统性方法，旨在捕捉、组织、存储和分享知识，使其可用于帮助组织或个人实现其目标。以下是一些知识管理的方法：

1.建立知识库：构建一个容易访问的知识库，包括组织内的最佳实践、经验、标准、报告和文件。这可以通过使用文档管理系统或知识管理软件来实现。

2.共享知识：建立一个文化氛围，鼓励员工分享他们的知识和经验。可以通过举行内部研讨会、知识共享会议或内部培训等方式来促进知识共享。

3.建立专家数据库：建立一个专家数据库，以便员工可以寻求特定领域的专家意见和建议。可以通过内部网站、电子邮件通讯和社交媒体等方式进行联系。

4.培训和学习：提供培训和学习机会，以使员工扩展他们的技能和知识。

5.评估和反馈：定期评估和反馈知识管理计划的成功和改进机会。

6.管理文化：确保知识管理计划与组织文化相基燃符，以便支迟历持知识共享和提高员工的士气和动力。

最后，知搏旦虚识管理需要组织领导人的支持和承诺，以确保其成功实施并与组织战略目标相符。

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