采购合同管理程序和流程

采购合同管理程序和流程

采购合同，是指采购方与供方就产品供需签订的合同，采购合同的管理程序和流程是怎么样的呢?下面我给大家讲解其内容，欢迎阅读。

采购合同管理程序和流程

一、采购合同管理程序

1、目的。

为了加强采购合同管理，防范采购合同风险，维护公司的利益，现依据国家相关法律法规及公司采购合同管理规定，特制定本制度。

2、适用范围。

本制度明确了采购合同管理部门的职责，规定了采购合同管理的基本原则、运行机制及具体内容，适用于公司生产所需物料及公司日常所需各种物资的对外采购合同的签订、履行和管理工作。

3、管理职责。

采购部负责采购合同的谈判、起草、执行、变更等工作，采购部部长、副总经理或总经理对采购合同进行审批。

4、采购合同的形式。

采购合同的订立必须采取书面形式，经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真等，均属于采购合同的范围。

5、采购合同的内容。

采购合同包括九项基本内容，即当事人姓名、住所和联系方式，标的全称、价款或报酬，数量和规格型号，品质和技术要求，履约方式圆源和期限、地点，验收标准和方式，付款方式和期限，售后服务和其他优惠条款，违约责任和解决争议的方法。这九项内容必须编写齐全，各项内容的条款应当明确、具体，文字表达要严谨，书写要工整。

二、采购合同管理流程

1、合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。

⑴ 合同正文应包含的要素

1) 合同名称、编号、签订时间、签订地点

2) 采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总数哪价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是不可分割的部分

3) 包装要求

4) 合同总额应含税，特殊情况应注明

5) 付款方式

6) 工期

7) 质量保证期

8) 质量要求及规范

9)违约责任和解决纠纷的办法

10) 双方的'公司信息

11) 其他约定。

⑵ 合同签订及其规定

1) 如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任

2) 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低

3) 为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单

4) 遇货物订购数量较大且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点

5) 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品保质期

6) 详细约定发票的提供时间及要求

7) 与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款

8) 违约责任一定要详细、具体

9) 比价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作

10) 合同薯腔码签订应按照附表七(合同审查批准单)的格式对合同初稿进行巡签审查

11) 合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效

12) 签订的所有合同应及时报送财务部门。

三、采购合同签订的相关问题

1、采购签约权限的规定。

(1)副总经理有权签署标的额在5000元以下的采购合同。2.标的额在10000元以上的采购合同需由总经理签署。

2、供应商调查。

签订采购合同前，采购人员就对方的信用(含经营范围、银行资金、履约能力、技术和质量等级、法人资格、签约人是否是法人代表或经法人代表授权的委托代理人等)进行全面了解。标的总价在100000元以上的采购合同应当形成书面比价单，并就对方的情况进行分析。

3、起草采购合同。

采购管理员根据审核的比价单起草采购合同。

4、采购合同审批程序。

采购部长对采购合同文本进行初审。然后报副总经理或总经理审批,最后到财务部签章。

5、采购合同签订过程中各部门的职责划分。

(1)采购部负责采购合同签订前的合同询价、议价、调研等工作。

(2)财务部和质量管理部配合采购部做好采购合同货款和采购合同标的的质量检验工作。

(3)其他部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。

6、采购部、财务部和行政部各留一份采购合同原件，法律顾问留一份复印件。

四、采购合同履行的要求

1、采购合同签订后即生效，具有法律约束力，公司必须按照采购合同的约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据采购合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

2、在采购合同履行过程中，采购部应根据采购合同的履行情况编制“合同管理台账”，做好详细记录，并保留相关能够证明采购合同履行情况的原始凭证。

3、遇履行困难的采购合同必须及时向领导汇报。

第15条在采购合同履行过程中出现下列情况之一时，采购部应及时报告相关领导，并按照国家相关法律法规和公司有关规定及采购合同约定与对方协商变更或解除采购合同。

(1)由于不可抗力因素导致采购合同不能继续履行的。

(2)由于对方在采购合同约定的期限内没有履行采购合同所规定义务的。

(3)由于情况变更，致使我方无法按约定履行采购合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。

(4)其他采购合同约定或法律规定的情形出现。

4、采购合同发生纠纷时，采购部相关人员应会同法律顾问与对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，相关部门应协助法律顾问办理有关事宜。

五、采购合同管理纪律要求

1、参与采购合同签订和采购合同管理的人员不得出现下列情况，否则公司将视情节轻重给予相应处分。

(1)泄露或私自更改采购合同的内容。2.丢失采购合同。

(2)损害公司的利益。

(3)在参与采购合同制定、签订的过程中出现严重的不负责任的行为。

2、参与采购合同履行的人员违反国家和公司相关规定，给公司造成经济损失或其他损失的，视其性质和情节轻重，由公司给予责任人行政或经济处罚。

3、对于触犯法律的人员，移交司法部门处理，公司保留对责任人的追索权。

六、采购合同资料管理

1、采购部负责采购合同资料的收集、汇总、保存和存档、等工作。

2、财务部负责采购合同管理过程中所涉及的原始凭证、票据的备份和保存工作。

1、本制度未尽事宜依照国家有关的法律法规和政策执行。

2、本制度自公布之日起执行，在此前发布的有关规定与本制度相抵触的，以本制度为准。

采购流程：

资格预审:

采办工程师根据采办方向,了解市场情况,用<<供应商情况调查>>对仔神相关厂商进行资格预审；

分供方评估:

对资格预审合格厂商用<<供方推荐表>>进行推荐,用《合格供方评价表》进行评估， 用<<合格分供方复评估表>>进行复评估；

发标名单批准:

对重要设备及材料的发标名单报相关领导批准

询价:

采办工程师在收到采办料单后,按采办名单发<<询价单>>,(按情况分为密封形式及传真形式,国内用中文,国外用英文)；

发标:

采办工程师在收到招标书技术部分后,按招标名单发<<投标邀请信>>,同时制作招标书商务部分(含<<招标书封面>>,<<致投标者信>>,<<投标回执>>,<<标书文本>>,国内用中文,国外用英文)；

开标:

收到投标书后,立即粗烂通知相关部门人员进行开标,此次仅开技术标及无价格商务标,用<<开标记录表>>；

技术评标:

用相关备忘录将技术标书转设计部门进行技术评标；

商务评标:

收到技术评标意见后,开有价格商务标并记录在<<开标记录表>>上,同时在投标书有价格部分签字；用<<商务评标表>>对厂商投标书进行商务评标

综合评标:

招标采办的设备使用<<综合评标表>>进行综合评标； 报相关领导批准后,确定澄清厂家短名单；

技术澄清:

根据批准的澄清厂家短名单,邀请相关厂商进行技术及商务澄清,用岩戚漏<<澄清邀请>>,(国内用中文,国外用英文)；同时用相关备忘录通知项目组

商务澄清:

根据书面技术澄清文件(必须有明确的技术结果),与厂商进行除价格以外的商务澄清,并作商务澄清纪要, 用标准<<商务澄清>>封面,(国内用中文,国外用英文)；

澄清后修正报价:

按澄清后修正报价格式邀请厂家进行澄清后修正报价, (国内用中文,国外用英文)；

中标推荐:

根据澄清后修正报价结果填写《授标审批表》,报相关领导批准；

合同送审:

根据技术及商务澄清结果,并报相关领导批准后,做合同谈判,作合同送审,用<<送审报告>>；（非招标采办可不做综合评标及授标审批）

中标通知:

如有必要,对中标厂商发<<中标通知>>,对落标厂商发<<落标通知>>,(国内用中文,国外用英文)

合同签定:

通知技术部门准备技术合同，准备相应的合同文本,国内合同要做<<供货廉洁协议书>>,合同文本要审阅,大合同要用<<合同文本小签人员审阅记录表>>,按相关规定进行合同签定为办进口批件,进口合同要做<<进口合同申报情况表>>,以及<<机电产品进口附表>>(如有必要)

合同存档:

按公司相关规定执行

合同催办:

合同签定后,按合同要求进行催办,要求厂商按<<采办合同生产进度周报表>>发周报, (国内用中文,国外用英文)

采办动态:

按公司相关规定执行

进口报关:

按公司相关规定执行

货物到货：

货物到货前，先与厂商沟通，再发仓储部<<货物到货通知单>>

货物验收:

货物到货后发<<货物验收通知单>>,进行货物验收,验收时填写<<验收报告>>如货物有不满足合同要求的情况,填写整改记录表，并与厂商交涉

入库票:

按公司相关规定执行

付款:

按公司相关规定执行

合同总结:

合同完结后,填写<<合同总结表>>.

备忘录:

对公司内部各项目组及分公司使用

传真:

对厂商使用, (国内用中文,国外用英文)

公函:

按实际情况使用。

应该跟你公司采购部承担的职责相对应\x0d\x0a一般应该有：\x0d\x0a1、采购过程的控制程序：描述采购过程的各环节如何运行及各环节所需的控制要求和记录要求。采购过程一般有采购需求的提出、采购要求的评审和确定（包括供应商的选择和评审）、采购的实施、采购产品或服务的验证（包括对供应商的控燃基顷制和评价）这几个环节。\x0d\x0a2、按照控制程序的策划，明确各环节的岗位职责或者 *** 作要求，建立相应记录并加以运行。可以编写作业指导书或建立办事流程并辅以电子锋乎流程或纸面过程单据来实现。\x0d\x0a3、规定对于采购过程皮陆的监视测量要求，如设定部门质量目标或各环节的控制指标（比如KPI）等，并按照要求开展监视测量活动

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