六西格玛如何实现IT项目管理？

从最后一个项目 往前写

年/月/日--至今：项目名称 （例：两地三中心业务容灾）

项目描述：例：由于历史原因，xxx核心的计费系统、认证系统等都在一个使用年限较长的机房，该机房事故频发，因此业务的连续性受到严重影响，同时基于数据及业务安全性考虑，同城及异地灾备体系建设势在必行。

责任描述：例：1梳理业务情况，根据业务情况进行容灾方案设计及容灾计划的制定； 2对容灾系统建设所需要的所有软硬件进行产品选型，招标评标及最终的产品实施； 3根据容灾设计方案进行容灾系统搭建、联调测试及业务上线； 4推动业务部门进行业务迁移、容灾建设、测试、容灾演练等

近年来，随着企业信息系统的不断完善，企业对于信息系统的依赖日益加强，信息系统审计也随之成了审计中不可或缺的一部分。今天，时代新威和大家聊一聊信息系统审计的过程。

1）调查

该审计步骤用来将控制目标下的相关活动用文档记录下来，对组织声称已实施的控制措施与程序进行识别，并且确认其存在。

与相关的管理者和员工进行会见，以理解：

·业务需求好相关的风险。

·组织结构。

·角色和职责。

·政策和程序。

·法律和法规。

·已有的控制措施。

·管理报告（状态、性能、行动项目）。

用文档记录与过程相关的IT资源，特别是那些被审计的IT流程所影响的IT资源。确认理解了审核的过程、过程的关键性能指标（KPI）、实际的控制状况。例如，可以通过对过程的抽查来进行了解。

2）评价控制

该审计步骤用来评估当前已有控制措施的有效性或达到控制目标的程度，主要是决定测试什么、是否测试及如何测试的问题。

通过对比已确定的标准及行业最佳实践、控制方法的关键成功要素（CSF）和利用审计师的职业判断，来评价待审核过程所应用的控制措施的适宜性。

·存在已文档化的过程。

·存在适宜的输出。

·职责和责任是明确的、有效的。

·在必要时，存在补偿控制。

·对实现控制目标的程度做出结论。

3）评估符合性

该审计步骤用来确定已建立的控制措施是按组织规定的方式，持续地、一致地在起作用，并且对控制环境的适宜性做出结论。

·得到所选项目和阶段的直接或间接的证据，使用直接和间接的证据来保证待审核的项目和阶段一直遵守相关控制程序的要求。

·对过程输出结果的充分性进行有限的审核。

·为了证明IT流程是分的，确定需要进行实质性测试的程度和其他需要进行的工作。

4）证实风险

该审计步骤通过使用分析技术和可选的咨询资源，证实控制目标没有被实现时所带来的风险。目标是支持其审计判断，并督促管理者采取行动。审计师要创造性地寻找和提出通常是敏感的和机密的信息。

·用文档记录下控制弱点及其引起的威胁和漏洞。

·识别并记录实际的影响和潜在的影响，例如，利用因果分析的方法。

·提供比较信息。例如，通过基准比较的方法。

在信息高速爆炸的时代，进行信息系统审计，确保在线、实时的信息的可靠性，有助于整个市场经济的发展。以上就是时代新威为您科普的信息系统审计的过程，更多精彩内容，欢迎持续关注我们哦。

六西格玛是一种能够严格、集中和高效地改善企业流程管理质量的实施原则和技术。它包含了众多管理前沿的先锋成果，以”零缺陷”的完美商业追求，带动质量成本的大幅度降低，最终实现财务成效的显著提升与企业竞争力的重大突破。

在IT项目实施中，六西格玛管理意义重大，主要体现在以下四点。

第一，六西格玛管理可以有效衡量IT实施的价值。通过六西格玛方法的检验，项目中的每个过程都要达到五级水平，即在100万次重复监测中出现的缺陷不能多于230个。

第二，六西格玛管理通过提高IT部门的服务质量和运营效率，促使组织的业绩提升。

第三，六西格玛管理以客户为中心，可以提高IT部门的服务质量和运营效率，降低IT实施成本。

第四，六西格玛管理可以帮助企业打造一流的企业文化。六西格码以实现完美质量为目标，其优越之处在于从IT实施过程中改进和保证质量，而不是从结果中检验控制质量。这样做不仅减少了检控质量的步骤，而且避免了由此带来的返工成本。更为重要的是，六西格玛管理培养了员工的质量意识，并把这种质量意识融入企业文化中。

一、建立长效组织

六西格玛管理相对于其他管理方法更加复杂。因此，建立长效的六西格玛组织，对六西格玛的成功实施和应用非常重要。六西格玛组织一般由倡导者、主任黑带、黑带、绿带和项目组成员组成。六西格玛推进委员会一般由公司高层领导组成，定期评估IT实施项目的进程，并指出优点和问题。倡导者一般由公司高层担任，为项目提供各种资源。主任黑带从各部门管理、技术人员中挑选，组织、协调和推进IT实施项目。黑带从中层管理和技术人员中挑选，具体负责项目的执行和推广。绿带和项目组成员一般由基层骨干人员组成。

在某个IT实施项目完成后，六西格玛组织仍然存在，继续监控IT系统的运行情况和IT实施的效果，实现持续改进。

二、六西格玛管理的步骤

六西格玛是继平衡积分法、标杆学习、客户关系管理等管理方法后，又一个能够帮助企业提升核心竞争力的强有力的管理工具，并在众多公司的实践中取得了巨大成功。现潜在或者隐藏的问题，并预先进行处理，是六西格玛管理的优势。

六西格玛已不再是单纯的面向制造性业务流程的质量管理方法，而逐渐成为一种有效的提高服务性业务流程的管理方法和战略。采用六西格玛管理也许是当前企业IT管理的一条新出路。

三、六步法实现六西格玛

实现六西格玛管理可由六个步骤组成：确立需要改进的运营问题和度量指标，建立一支精干的改进团队，辨识问题的潜在原因，探究根本原因，实现改进措施长期化，展示并庆祝改进的成果。这六个步骤同样适用于IT的实施。

第一步 确立问题和度量指标

首先要明确IT实施将要改进的运营问题是什么。它应该满足三个标准：辨识IT实施将要改进事物所产生的影响，界定IT实施须改进事物的范围，传达共识。

以企业ERP系统实施为例，首先要明确实施ERP系统将对企业运营带来哪些改进，并找出能够提升客户满意度的ERP实施方法。其次，要确定度量指标，衡量目前的情况和客户需求之间的差距，找出关键度量。再次，要向业务部门传达ERP实施的效用，并与他们达成共识，让他们认识并支持IT系统。

第二步 建立改进团队

六西格玛项目确立后，必须立即组建有效的改进团队。此时，由原来的指派某个团队来解决问题，转变为安排问题给团队成员去解决。

在建立团队之前，IT部门负责人必须获得各级管理者的认同。而且，企业高层要认识到支持团队协作就是支持企业文化建设。管理者们必须有意识地反思自己领导下属的方式。组建团队时，要注意组合教育背景、经历和知识各不相同的人员，并且训练团队成员掌握六西格玛中的改进工具，以及成功运用六西格玛工具的方法。

第三步 辨识问题的潜在原因

在找到需要改进的运营问题，并建立改进团队后，要确定是否所有的步骤、政策和举措都要一步到位才能为客户创造出服务或产品。除了改进质量以外，消除不必要的步骤还能降低实施成本并缩短实施周期。辨识问题的潜在原因的方法是画流程图。基本的流程图画法有两种：线形流程图和部门间流程图。这两种方法首先都要提出现有状况，然后确定应有状况。随后，要重整系统，将其从现有状况转为应有状况。

第四步 探寻根本原因

探寻的行动计划包括四个组成部分：需要做什么；由谁去做；何时安排去做；行动事项，特别是超期事项的状况如何。

六西格玛项目往往要在几个月后才能发现所有的根本原因、实施解决方案，并获得想要的结果。随着探寻过程的不断深入，会发现更多需要做的新事情和需要收集的新信息。这样，行动计划就变成了历史记录。

第五步 让改进措施长期化

六西格玛管理不会随着IT实施项目的结束而结束，而要求企业形成特定的文化，让改进措施长期化，从而持续不断地改进。

成功实施六西格玛关键在于要以客户为中心，内部冲突就会随之慢慢消失，每个人都会努力将事情做得更好。这将成为促进文化变革的新思维方式。随着鼓励员工不假思索地执行命令的文化氛围，转变为鼓励员工全面运用自身技能不断思索更好的工作方式的氛围，工作环境也会发生积极的变化。

第六步 展示并庆祝改进的成果

IT实施团队要及时展示IT实施为企业做出的贡献。在整个IT实施过程中，领导者随时要对团队的工作加以肯定。

四、应用要点

在应用六西格玛管理时，企业还要注意以下四个要点。

第一，合格的六西格玛管理人员。目前，中国六西格玛人才奇缺。因此，企业在启动六西格玛管理前要保证有足够的专职人员。同时，借助专业咨询公司的帮助也是一个行之有效的方法。

第二， IT部门和业务部门的沟通。IT实施中要想成功使用六西格玛方法，必须精确地定义IT实施的流程、IT实施评价的流程，以及实施过程中获取的改进措施。这就要求IT人员和相关业务人员进行大量的沟通。

第三， 改造与六西格玛不相适应的企业文化。著名管理学家霍德盖茨曾经指出：当战略与文化发生冲突时，文化恒胜；当企业文化与变革的精神不相容时，变革的努力将遭到失败。在IT实施中应用六西格玛管理，不仅是公司的战略举措，更是一种变革。这就需要企业在运用六西格玛改善IT实施的效率和质量的同时，改造不相适应的企业文化，保证六西格玛管理运用的成功。

第四，追求完美但容忍失败。六西格玛管理的实质就是要努力提供完美的、高水平服务的同时，努力降低企业的不良质量成本。完美的服务就是要朝着34PPM的方向努力，为此要进行探索，要采取一些措施对企业生产、服务系统进行改进甚至进行全新设计，要建立六西格玛企业文化等。在这个追求卓越的过程中，不见得每一种方法、手段、措施都非常正确、得力和有效。有可能有些尝试是失败的。六西格玛管理强调要追求完满，但也能坦然接受或处理偶发的挫败，从错误中总结经验教训，进行长期的、持续的改进！

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