什么是IT项目，IT项目与ERP项目的区别是什么？

建设工程投资项目的内部审计流程学术论文 2009-02-19 11:36:01 阅读707 评论0 字号：大中小 订阅

企业建设工程投资项目（以下简称建设项目）的内部审计，是指组织内部审计机构和审计人员对建设项目实施全过程的真实、合法、效益性情况所进行的独立监督和评价活动。审计的目的是为了促进建设项目实现“质量、速度、效益”三项目标：质量目标是指建设工程实体质量和工作质量达到要求；速度目标是指建设工程进度和工作效率达到要求；效益目标是指建设工程成本及项目效益达到要求。

实施建设项目投资审计，应先了解建设项目的运作流程。

一、建设项目运作流程

（一）概念

建设项目投资是指企业为扩大内涵或外延再生产，有效提高现代生产技术水平，而对企业固定资产进行新建、扩建、改建与技术革新的一项投资活动。通常，建设项目由公司建设项目主管处（以下简称建设处）负责全过程管理。

1、建设范围。

1）主机设备、主要建筑物、生产性主体项目，以及与之相配套的辅助性生产设备、建筑物的新建、扩建、改造与革新；

2）企业现有生产工艺、技术装备、计量检测和工程设施的改造；

3）环境保护工程及综合利用、节约能源项目；

4）劳动职业卫生安全保护措施及小改小革项目。

2、建设资金使用范围。

1）生产设备的购建、更新和房屋建筑等固定资产新建、扩建和改建；

2）在原有固定资产基础上进行建设项目和技术措施工程；

3）环境保护工程及综合利用，治理“三废”等措施；

4）零星固定资产购置和零星自制设备；

5）小型建设项目和技术革新；

6）劳动安全保护措施。

（二）项目运作流程

1、建设项目的申报与立项。

1）项目计划。

各基本生产车间、辅助生产车间遵循建设项目与生产实际需要，在公司规定的时间内向公司建设处报送建设项目立项申请计划及初步预算报告。建设工程项目立项申请计划及初步预算报告内容包括：项目名称、项目背景、项目的初步设计方案、所需设备、材料、资金预算、施工工期和预期效果。

2）建设项目的评价与计划编制。

建设处根据各单位建设项目工程项目立项申请计划及初步预算，组织专业技术人员深入生产一线，对建设工程项目进行建设项目投资评价，确定是否立项；由建设处组织各类专业技术人员对建设项目进行科学的、详细的方案选择、比较，进行可行性分析，充分论证项目的必要性、创新性、安全性、技术先进性和经济合理性；编制正式可行的建设项目计划，并根据生产实际及资金情况制定项目建议书；项目计划与项目建议书报送主管厂长及厂长审查，估算与评价拟建项目的真实性、可靠性、准确性。

3）建设项目的立项。

建设项目计划与项目建议书经主管厂长及厂长审查，报公司批准后执行。

4）建设项目的预算与初步设计。

建设项目计划经公司正式批准后，建设处根据设计编制详细的预算报告。预算报告的内容包括：项目构成内容、责任部门、项目负责人、成本估算、项目进度、施工工期安排、质量要求、安全措施、使用年限、验收时间、验收人等。成本估算包括劳动力成本、主要材料或设备、配备件、辅助材料、设备工器具、管理费、不可预见费用等。

2、建设项目的实施与管理。

1）经批准立项的建设项目，建设处应作出项目初步设计（技术设计）与施工图。

2）凡确定的建设项目，由各单位根据全厂生产和本部门实际情况，向生产安全处及建设处提出具体开工时间，建设处在正式开工前组织有关工程技术专业人员认真审查施工条件，提出开工报告，报主管厂长及厂长审批后予以实施。并做好施工准备工作。

3）确定施工单位。车间能部份实施的由车间采取多种方式自行实施，建设处应及时协调监控实施过程；需要外包的建设工程项目由厂招标领导小组对施工方资格审查合格后，由建设处具体承办对招标项目进行招投标。

4）建设项目施工合同管理。

确定施工单位后，以书面形式签订有关的合同、协议书、委托书，明确规定各自应承担的责任和管理范围；建设处与施工单位签订的项目施工协议由车间确认。

5）项目的实施。

建设项目实施过程中，由建设处指派工程专业技术人员对整个实施过程负责技术指导、控制把关、进度监督；严格工程项目管理、控制与监督，建立专人负责制；控制建设项目规模及资金使用范围。

3、建设工程项目竣工验收、决算。

1）竣工验收由建设处组织专业技术人员按照设计要求，检查施工质量，以保证项目建成后达到设计要求的各项经济技术指标；生产性项目要经负荷运转或试生产，以保证产品质量和生产能力；非生产性项目按设计标准验收；竣工验收采用先单项工程验收，后整体工程验收的程序。

2）竣工验收合格后，由建设处编制竣工验收报告、建设工程项目决算报告，经建设处、施工单位、使用单位签署意见后，报送主管厂长及厂长审批，办理固定资产交付使用结算和财务转账手续。

3）建设工程项目的后评价：项目后评价为工程项目验收及使用一段期限后，对项目的立项决策、设计、施工、竣工验收、生产运营全过程进行系统评价。

4）建设工程项目实施后，根据预（概）算、决算报告，工期提前、费用节约，质量技术水平符合要求，安全责任落实，经济效益与社会效益显著，按照经济责任制有关规定与结算办法，核发有关部门收入与奖励。

项目运作流程可简化如图表-1：

公司批准的建设项目投资计划

↓

开工报告及项目概、预算

↓

呈报厂长或经授权主管厂长审批

↓

确定施工单位并签定协议

↓

项目实施过程管理

↓

竣工验收、交付使用报告及决算

↓

呈报厂长或经授权主管厂长审批

↓

报送财务处进入项目核算

图表-1

（三）资金运作流程

建设项目资金的运作流程与项目运作流程是密切相关的，可以简化如图表-2：

建设项目厂提出用款申请

↓

建设处审核

↓

公司财务负责人审批

↓

公司财务处预付建设项目厂工程款

↓

建设处组成竣工验收

↓

公司组织财务决算汇审

↓

公司财务处核拨工程款

↓

公司财务处结转固定资产科目

图表-2

二、建设项目审计流程

审计流程又称审计程序或审计循环。它是指某个审计项目从开始到结束的整个过程。

不同类型的审计项目因其性质和要求的不同而具有不同的审计目的和目标。要保证审计人员的工作能达到这些目的和目标，有必要把完成项目审计任务的整个工作过程科学地划分为几个阶段，并赋予与之相适宜的工作内容。

在确立审计项目后，完整的建设项目内部审计过程可划分为准备、实施、报告三个阶段。每一个阶段都有与其相适应的工作步骤，将这些步骤联系起来便构成了完成建设项目审计工作的审计流程。

（一）准备阶段

准备阶段，是指从确定审计项目开始，到制定出书面的审计方案为止的这一过程。准备阶段被认为是整个审计过程的起点，其工作的周密细致程度直接影响到建设项目审计工作的质量和效果。

1、收集背景资料。

背景资料主要包括：经批准的可行性研究报告；竣工图；施工图设计及变更洽谈记录；国家颁发的各种标准和现行的施工验收规范；有关管理部门审批、修改、调整的文件；施工合同；技术资料和技术设备说明书；竣工决算财务资料；现场签证；隐蔽工程记录；设计变更通知单；会议纪要；工程档案结算资料清单等。

这项工作常常结合日常工作来完成，由于档案资料有一定的局限性，其中不少工作也可以留给现场工作去完成。

2、实施非现场审计（含部分内控测试）。

实施非现场审计也称审前调查，其目的是熟悉被审计单位建设项目运作的基本情况，收集和掌握为确定重点审计领域，编制系统的审计方案所必需的信息。内部审计人员可以通过询问、实地观察等方式证实那些在自己办公室掌握的情况和由被审计单位声称的内容是否与实际状况相符；还可以通过运用流程图、调查表或文字说明等调查技术，来记录调查的结果，以加深了解并证实被审计单位建设项目运作和内部控制系统等方面的基本情况。

3、电子数据整理。

通过电算化核算的建设项目，应将建设项目运作和相关财务信息资料导入审计系统软件，经过筛选整理，形成有用的审计资料，可以节约审计时间，提高审计效率。

4、组建审计组。

在确定审计组成员时，应考虑以下几个方面：(1)年度审计计划对人力资源、时间预算和费用预算的要求；(2)建设项目的性质和业务量的大小：(3)上一次审计对被审计单位内部控制状况的评价；(4)公司对该审计项目的一些特殊要求；(5)被审计单位的组织机构、人事、方针等内部控制环境方面发生的重大变化；(6)上一次审计的结果，或对其他建设项目审计的结果，尤其是对审计中发现的问题所采取的纠正行动及其效果；(7)某些特殊领域需要外部专家提供的服务和帮助。

5、非现场分析及审计抽样。

针对多个建设项目，或同一建设项目的不同环节，根据搜集整理的资料和审前调查得到的内部控制制度设立和运行情况的资料，进行分析判断，并确定审计抽样的性质和规模。

6、编制审计实施方案。

在完成上述准备工作之后，内部审计人员根据所掌握的基本情况和风险评估的结果，就可以确定具体的审计目标和重点审计领域，编制项目审计方案并报经项目或部门负责人批准。

7、下达审计通知书。

内部审计部门在年初就应该将年度审计计划中确定的审计项目传达给被审计单位（临时安排的项目除外）。在进驻被审计单位之前，有关审计通知的事项主要是向被审计单位说明审计组的人员组成、初步确定的项目审计目标和范围、时间安排以及需要提供的资料和帮助；同时，还应该与被审计单位讨论如何帮助他们理解和了解本次审计的工作方式和目的。通知的方式可以多种多样，既可以下达正式的审计通知书，也可以通过电话或其他非正式方式，只要能达到预先告知的目的即可。

8、审前培训

建设项目涉及投资方案、投资规模、生产规模、布局选址、技术、设备、环保等方面的知识，审计技术含量高，有的项目如土方、基建工程造价还必须专家的参与，必要时要聘请外部审计人员参与审计。做好审计培训工作，对丰富审计人员的专业知识，提高审计效率和效果都具有积极的作用。

（二）实施阶段

建设项目审计的实施阶段又可称之为现场审计阶段，是指审计项目经过充分的准备之后，针对高风险领域或显示可能存在重大问题的领域进行审计的阶段，也是将审计方案付诸实施，化作实际行动的阶段。

1、进点会谈。

审计组长介绍建设项目审计工作的安排及对审计对象的工作配合要求；审计对象有关部门介绍该项目立项、实施、竣工验收、资金来源及使用、内部控制情况以及对以往内、外部审计和检查的整改落实情况。

2、内部控制审计评价。

对建设项目材料采购、工程款审批、工程款支付所使用的凭证、支付方式等内部控制制度的设立和运行情况进行审计测试，确定建设项目概算、程序等规章制度是否被贯彻执行，内部控制系统是否适当和有效、并发挥了预期的效果，识别控制缺陷和潜在或实际的风险领域；评估控制风险，确定重点审计领域和范围；检查现场调查的工作进展情况，收集和汇总所掌握的信息，并将其形成书面记录。

3、实质性测试。

建设项目审计实施阶段的测试是对与被审计活动相关的凭证、文件、记录、业务等进行实质性的检查和评价活动。实质性测试的主要内容包括对建设项目投资立项、设计（勘察）管理、招投标、合同管理、设备和材料采购、工程管理、工程造价、竣工验收、财务管理、后续追踪与评价等过程的审查和评价（详见《企业建设工程投资项目的审计重点及方法》）。

4、审计发现的整理。

在审计的实施阶段，审计项目负责人应该定期或不定期地召开审计小组的内部工作会议。在会议上，审计人员应该将其负责领域的工作进展情况作阶段性的总结汇报。汇报应该有书面记录，着重说明阶段性的审计发现、结论和建议。按照审计项目的分工，审计人员要收集、整理、解释那些与审计目标相关的各种信息，形成书面记录——审计工作底稿，并归集到建设项目主审，由主审汇总形成要点式审计报告。

5、形成审计报告初稿。

在最后审阅、复核审计工作底稿的基础上，项目负责人应该召开审计小组的内部会议，对记录的审计发现、结论和建议进行充分的讨论，评估发现问题的重要性并决定是否予以报告。

在草拟审计报告之前，项目负责人应最后审阅、复核所有的审计工作底稿，这是检查和评价审计项目工作完成情况，完成质量控制的一种重要手段。更重要的是，项目负责人可以进一步评估审计发现问题的性质和潜在的危害、评估结论的正确性和建议的可行性，为起草审计报告获取详尽素材，为全面、准确和客观地报告审计结果提供合理的保证。

6、交换审计意见。

审计发现、结论和建议都是针对存在的问题、控制缺陷或不规范活动而言的，其矛盾往往直接指向建设项目所涉及的管理人员和业务人员，这可能给审计人员带来不少麻烦。为防止或缓和这种不良现象的出现，在现场审计过程中，审计人员适时地将发现的问题与被审计单位进行讨论，征求他们的意见和看法是非常必要的。这不但可以进一步确认揭示的问题和提出审计结论、建议的正确性，同时也是对被审计单位的一种尊重，有助于培养双方良好的合作关系。

与被审计单位讨论审计结果有两种方式，一是面对面的口头交换意见；二是发送审计报告征求意见稿，被审计单位书面反馈意见。

（三）报告阶段

审计工作的最终结果表现为审计报告。报告阶段在整个审计过程中占有非常重要的地位。不管审计方案多么充分严密、现场审计怎样的深入细致，也不管审计的结论和建议是何等的正确和可行，如果报告阶段的工作不能督促被审计单位纠正存在的问题，完善控制，防止潜在的风险损失，提高投资效益，那么，审计工作就不能达到全部的审计目的，而可能成为一项没有价值的活动。

1、形成审计报告送审稿。

审计报告是根据审计工作底稿所包含的信息撰写的。在审计组内部讨论和审计实施阶段与被审计单位讨论的基础上，便可以着手审计报告的起草工作。通常，正式的最终书面审计报告应该包括背景介绍；审计范围；意见或评价；发现的问题、建议和结论；被审计单位的反馈意见，以及反馈意见采纳和不予采纳的理由等几个方面的内容。

审计报告着重回答审计什么？审计了哪些活动？审计结果是什么？对发现的问题应该如何改进？审计人员与被审计人员对审计结果存在哪些分歧等问题。如图表-3所示：

审计概念

审计报告内容

应该怎样

项目概预算、合同约定事项、建设参数、计划经济效益和社会效益等审计标准

实际怎样

被审计活动的实际执行结果，或对适用标准的遵循状况。

如何改进

针对发现的问题或缺陷，提出的改进意见和措施。

审计发现

审计过程中发现的问题和控制缺陷，或其他不规范行为；或已被证实的建设项目所取得的值得赞许的成绩，如成本节约、工期提前、质量超标等。

审计结论

根据审计发现，从充分可靠的审计证据中推论出的判断，或对审计发现的性质进行的结论性表述。

审计建议

针对审计发现和审计结论，对完善控制、纠正和防止不规范行为所提出的改进措施或主张；值得其他建设项目借鉴和学习的好作法等。

审计结果

审计工作的最终结果，它包括审计发现、审计结论和审计建议等方面的内容。审计报告集中反映了审计的结果。

图表-3

2、形成审计报告审定稿。

内部审计人员在送出最终的审计报告之前，应该将审计结论和建议与适当一级的管理人员进行讨论。因此，在适当的情况下，内部审计人员与被审计建设项目负责人讨论审计报告草稿，征求他们的意见，并根据讨论的结果恰当地修改初稿是完全必要的。这意味着最终的审计报告不仅应该包括审计实施阶段双方讨论的结果，而且可以包括报告阶段被审计建设项目负责人所发表的意见。

3、下发审计结果报告。

完成最终的审计报告之后，内部审计人员应该及时将其分发给相关的部门或人员，以引起企业管理当局和被审计单位对审计结果的注意，以便针对存在的问题，及时采取纠正行动，达到报告的目的。

4、审计项目考评。

同一年度对多个建设项目进行了审计并出具了审计报告，可对该项目进行考评，借以发现项目审计工作的不足，并提出提升审计技术与方法的意见；评选出的优秀审计项目，可作为经验总结，用于指导下次建设项目和其他审计项目的审计工作。

5、整理审计资料。

归纳整理审计档案。

6、审计追踪。

内部审计人员应该进行后续查询，以确定对已报告的审计发现是否采取了恰当的纠正措施：确定纠正的措施是否已经实施并正在取得预期的效果，或者是确定企业管理当局(或董事会审计委员会)是否对已报告的发现已经承担了不采取纠正的风险。

后续跟踪的时间和方式由内审部经理决定，其时间、费用和人力的预算应该纳入年度审计计划的预算之中。

建设项目审计流程可以简化如图表-4：

图表-4

江 纹

,如果觉得有帮助的话就给点分吧。

项目管理系统，就是项目的管理者应用专门管理项目的系统软件，在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效地管理。它从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，以实现项目的目标。

按照传统的做法，当企业设定了一个项目后，参与这个项目的至少会有好几个部门，包括财务部门、市场部门、行政部门等等，而不同部门在运作项目过程中不可避免地会产生摩擦，须进行协调，而这些无疑会增加项目的成本，影响项目实施的效率。

而项目管理的做法则不同。不同职能部门的成员因为某一个项目而组成团队，项目经理则是项目团队的领导者，他们所肩负的责任就是领导他的团队准时、优质地完成全部工作，在不超出预算的情况下实现项目目标。项目的管理者不仅仅是项目执行者，他参与项目的需求确定、项目选择、计划直至收尾的全过程，并在时间、成本、质量、风险、合同、采购、人力资源等各个方面对项目进行全方位的管理，因此项目管理可以帮助企业处理需要跨领域解决的复杂问题，并实现更高的运营效率。

项目管理系统的应用从80年代仅限于建筑、国防、航天等行业迅速发展到今天的计算机、电子通讯、金融业甚至政府机关等众多领域。目前国内，对项目管理认识正逐渐深入，但要求项目管理人员拥有相应资格认证的还主要为大的跨国公司、IT公司等与国际接轨的企业。

项目管理系统是基于现代管理学基础之上的一种新兴的管理学科，它把企业管理中的财务控制、人才资源管理、风险控制、质量管理、信息技术管理（沟通管理）、采购管理等有效的进行整合，以达到高效、高质、低成本的完成企业内部各项工作或项目的目的。

随着IT行业的发展，IT行业内的项目拓展和投资比比皆是。为了提高项目管理水平，赢得市场竞争，特别是在加入WTO后在国内、国际市场上拥有与国际接轨的项目管理人才，越来越多的业界人士正通过不同的方式参加项目管理培训并力争获得世界上最权威的职业项目经理（PMP）资格认证。

IT项目管理是项目管理在IT领域的应用，结合IT行业特点运用项目管理技术、理念和方法，包括9大知识领域（项目综合、范围、时间、成本、质量、人力资源、沟通、风险和采购管理）以及启动、计划、实话、控制和收尾等过程组。

所谓ERP是英文Enterprise Resource Planning(企业资源计划)的简写，ERP项目是一个大型企业管理信息化项目，是一项系统工程。 大型ERP项目的项目组一般由ERP项目经理、ERP售前顾问、ERP实施顾问、ERP技术顾问及客户经理组成。ERP售前顾问的主要工作是调研分析企业需求并根据企业的实际情况提出信息化的解决方案; ERP实施顾问的主要工作是将管理信息化解决方案成功地实施、应用到企业的实际业务流程中去，并对项目进行持续的支持；ERP技术顾问负责项目中的服务器架设、网络配置等技术指导；ERP项目经理是整个项目的负责人，全面负责项目的进展，推动甲方各职能部门负责人对软件供应商的配合。 目前，随着信息化的快速普及，ERP项目中的项目经理和咨询顾问人才十分短缺，而大学生和其他从业者入门ERP职业又特别难，ERP人才专业培养机构的诞生，国内最大的管理软件厂商用友率先创办了用友管理软件学院，为管理信息化行业培养高品质、专业化、应用创新型人才。包括ERP项目中的项目经理和咨询顾问。

IT业的项目实施情况一直很不乐观。美国Gartner Group公司于美国时间2000年11月14日通过其下属的Tech Republic公司发表了有关IT项目的调查结果。该调查是以北美的1375个IT专家为对象实施问卷调查进行的。根据此调查，IT项目中有40%失败，这些项目的平均成本每年花费100万美元。

在我国，软件项目的失败几乎成了普遍现象。由于认识的误区，许多企业领导盲目认为软件业是低成本（在他们眼里，就是几个人员的工资）、高回报的产业，丝毫不考虑风险，鼓吹软件工程师无所不能，用户和市场人员的无知和胆大是的银d综合症的病因；由于观念的落后，更多的用户则认为软件在中国是不值钱的，对他们来讲，一个应用软件要花掉上百万元简直是不可思议的事，非常宏大的企业信息化建设项目，却投资很少的钱，早早给盲目胆大的软件企业挖下了陷阱；由于经验的不足，有许多项目在需求调研阶段就没有明确的范围或偏离了方向，进度、资金、工作量估计严重不足，而业主往往在项目交付后才学会提需求，使项目没完没了；由于管理水平的低下和软件本身的智力密集性，研发过程很难控制，个人英雄主义普遍存在，致使软件项目的成败把握在个别人手里… … 因此，许多软件企业慨叹，我们做一单，死一单，做一个企业，丢失一个行业，总结起来，总是教训多，经验少。

众多IT企业经过多次失败后，逐渐认识到，软件项目实在是失败不起了。尤其是，在多种媒体飞速发展、信息传播空前快捷广泛的今天，一个有影响项目的失败可能会一夜之间传遍全球，这对承揽该项目的IT企业来讲无疑是灭顶之灾。

企业需要成功的项目

项目对企业的意义有如庄稼对田地的重要。首先，项目是知识转化为生产力的重要途径，知识产生新的创意，形成新的成果，新的成果需要一个项目的启动、策划、实施、经营才能最终变为财富，否则，知识永远是躺在书本上的白纸黑字。因此，从知识到效益的转化要依赖于项目来实现，企业买专利、搞预言，最终都需要通过项目实现。其次，企业的生存发展需要以成功的项目为载体，企业要通过一个一个成功的项目来完成她的使命，实现她的发展目标和利润、扩大她的规模、强化她的品牌效应，锻炼她的研发团队，留住她的人才。第三，只有成功的项目才能使客户满意。在飞速发展的IT行业，一个企业要在激烈的竞争中立于不败之地，要持续发展，就必须持续地拥有客户，要追求客户的忠诚。只有得到满意产品和服务的时候，客户才会忠诚。如果一个项目很好地满足了客户的需求，客户会把有二期、三期工程也交给我们，还可能把别的相关项目也交给我们，甚至于给我们做广告，给我们推荐她的同行单位。成功的企业是以成功的项目为基础的！越来越多的企业意识到，要树立精品工程，没把握的项目宁可不做，有把握的项目一定要尽力做成功。

六西格玛是一种能够严格、集中和高效地改善企业流程管理质量的实施原则和技术。它包含了众多管理前沿的先锋成果，以”零缺陷”的完美商业追求，带动质量成本的大幅度降低，最终实现财务成效的显著提升与企业竞争力的重大突破。

在IT项目实施中，六西格玛管理意义重大，主要体现在以下四点。

第一，六西格玛管理可以有效衡量IT实施的价值。通过六西格玛方法的检验，项目中的每个过程都要达到五级水平，即在100万次重复监测中出现的缺陷不能多于230个。

第二，六西格玛管理通过提高IT部门的服务质量和运营效率，促使组织的业绩提升。

第三，六西格玛管理以客户为中心，可以提高IT部门的服务质量和运营效率，降低IT实施成本。

第四，六西格玛管理可以帮助企业打造一流的企业文化。六西格码以实现完美质量为目标，其优越之处在于从IT实施过程中改进和保证质量，而不是从结果中检验控制质量。这样做不仅减少了检控质量的步骤，而且避免了由此带来的返工成本。更为重要的是，六西格玛管理培养了员工的质量意识，并把这种质量意识融入企业文化中。

一、建立长效组织

六西格玛管理相对于其他管理方法更加复杂。因此，建立长效的六西格玛组织，对六西格玛的成功实施和应用非常重要。六西格玛组织一般由倡导者、主任黑带、黑带、绿带和项目组成员组成。六西格玛推进委员会一般由公司高层领导组成，定期评估IT实施项目的进程，并指出优点和问题。倡导者一般由公司高层担任，为项目提供各种资源。主任黑带从各部门管理、技术人员中挑选，组织、协调和推进IT实施项目。黑带从中层管理和技术人员中挑选，具体负责项目的执行和推广。绿带和项目组成员一般由基层骨干人员组成。

在某个IT实施项目完成后，六西格玛组织仍然存在，继续监控IT系统的运行情况和IT实施的效果，实现持续改进。

二、六西格玛管理的步骤

六西格玛是继平衡积分法、标杆学习、客户关系管理等管理方法后，又一个能够帮助企业提升核心竞争力的强有力的管理工具，并在众多公司的实践中取得了巨大成功。现潜在或者隐藏的问题，并预先进行处理，是六西格玛管理的优势。

六西格玛已不再是单纯的面向制造性业务流程的质量管理方法，而逐渐成为一种有效的提高服务性业务流程的管理方法和战略。采用六西格玛管理也许是当前企业IT管理的一条新出路。

三、六步法实现六西格玛

实现六西格玛管理可由六个步骤组成：确立需要改进的运营问题和度量指标，建立一支精干的改进团队，辨识问题的潜在原因，探究根本原因，实现改进措施长期化，展示并庆祝改进的成果。这六个步骤同样适用于IT的实施。

第一步 确立问题和度量指标

首先要明确IT实施将要改进的运营问题是什么。它应该满足三个标准：辨识IT实施将要改进事物所产生的影响，界定IT实施须改进事物的范围，传达共识。

以企业ERP系统实施为例，首先要明确实施ERP系统将对企业运营带来哪些改进，并找出能够提升客户满意度的ERP实施方法。其次，要确定度量指标，衡量目前的情况和客户需求之间的差距，找出关键度量。再次，要向业务部门传达ERP实施的效用，并与他们达成共识，让他们认识并支持IT系统。

第二步 建立改进团队

六西格玛项目确立后，必须立即组建有效的改进团队。此时，由原来的指派某个团队来解决问题，转变为安排问题给团队成员去解决。

在建立团队之前，IT部门负责人必须获得各级管理者的认同。而且，企业高层要认识到支持团队协作就是支持企业文化建设。管理者们必须有意识地反思自己领导下属的方式。组建团队时，要注意组合教育背景、经历和知识各不相同的人员，并且训练团队成员掌握六西格玛中的改进工具，以及成功运用六西格玛工具的方法。

第三步 辨识问题的潜在原因

在找到需要改进的运营问题，并建立改进团队后，要确定是否所有的步骤、政策和举措都要一步到位才能为客户创造出服务或产品。除了改进质量以外，消除不必要的步骤还能降低实施成本并缩短实施周期。辨识问题的潜在原因的方法是画流程图。基本的流程图画法有两种：线形流程图和部门间流程图。这两种方法首先都要提出现有状况，然后确定应有状况。随后，要重整系统，将其从现有状况转为应有状况。

第四步 探寻根本原因

探寻的行动计划包括四个组成部分：需要做什么；由谁去做；何时安排去做；行动事项，特别是超期事项的状况如何。

六西格玛项目往往要在几个月后才能发现所有的根本原因、实施解决方案，并获得想要的结果。随着探寻过程的不断深入，会发现更多需要做的新事情和需要收集的新信息。这样，行动计划就变成了历史记录。

第五步 让改进措施长期化

六西格玛管理不会随着IT实施项目的结束而结束，而要求企业形成特定的文化，让改进措施长期化，从而持续不断地改进。

成功实施六西格玛关键在于要以客户为中心，内部冲突就会随之慢慢消失，每个人都会努力将事情做得更好。这将成为促进文化变革的新思维方式。随着鼓励员工不假思索地执行命令的文化氛围，转变为鼓励员工全面运用自身技能不断思索更好的工作方式的氛围，工作环境也会发生积极的变化。

第六步 展示并庆祝改进的成果

IT实施团队要及时展示IT实施为企业做出的贡献。在整个IT实施过程中，领导者随时要对团队的工作加以肯定。

四、应用要点

在应用六西格玛管理时，企业还要注意以下四个要点。

第一，合格的六西格玛管理人员。目前，中国六西格玛人才奇缺。因此，企业在启动六西格玛管理前要保证有足够的专职人员。同时，借助专业咨询公司的帮助也是一个行之有效的方法。

第二， IT部门和业务部门的沟通。IT实施中要想成功使用六西格玛方法，必须精确地定义IT实施的流程、IT实施评价的流程，以及实施过程中获取的改进措施。这就要求IT人员和相关业务人员进行大量的沟通。

第三， 改造与六西格玛不相适应的企业文化。著名管理学家霍德盖茨曾经指出：当战略与文化发生冲突时，文化恒胜；当企业文化与变革的精神不相容时，变革的努力将遭到失败。在IT实施中应用六西格玛管理，不仅是公司的战略举措，更是一种变革。这就需要企业在运用六西格玛改善IT实施的效率和质量的同时，改造不相适应的企业文化，保证六西格玛管理运用的成功。

第四，追求完美但容忍失败。六西格玛管理的实质就是要努力提供完美的、高水平服务的同时，努力降低企业的不良质量成本。完美的服务就是要朝着34PPM的方向努力，为此要进行探索，要采取一些措施对企业生产、服务系统进行改进甚至进行全新设计，要建立六西格玛企业文化等。在这个追求卓越的过程中，不见得每一种方法、手段、措施都非常正确、得力和有效。有可能有些尝试是失败的。六西格玛管理强调要追求完满，但也能坦然接受或处理偶发的挫败，从错误中总结经验教训，进行长期的、持续的改进！

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