31营造良好的内部控制环境
内部控制环境是内部控制实施的根本环境,是推动企业发展的动力,也是其他风险管理因素实施的基础,其对企业内部控制的构建与实施具有重大的影响,可以说企业的控制环境直接决定了其内部控制与风险管理的效率和效果。
(1)深化对内部控制的理解,树立风险管理理念。深化对内部控制的理解,首先应突破对传统的内部控制的理解,应认识内部控制不仅局限于会计层面,内部控制包含更高层次的战略目标,在电力设计企业向多元化经营、总承包和海外项目转型发展的过程中,就要从战略高度进行风险管理和内部控制。再者,无论是企业的管理层,还是企业的员工都应具有风险管理意识,并把风险管理意识贯穿于企业的生产经营过程中,包括业务管理、职能管理、质量与安全管理等各方面。风险管理理念的培养可以通过企业领导层的表率作用、相关的培训及相关的规章制度来实现。
(2)建立公司治理结构并充分发挥各机构职责。企业各层级各部门之间应分工明确,并相互监督、相互牵制。公司可以通过公司章程的规定及完善相关的激励约束机制来保障公司机构职责的实现。非常重要的一点是,电力设计企业的最高管理机构,要对内部控制的建立和实施负责。企业应下设内控控制与风险管理的建设、监督管理机构,各机构分别负责各方面的工作,并相互监督、相互制约。
51完善法人治理结构,为全面风险管理的内控体系建设创造一个良好的内部控制环境。建立一个健全的内部控制体系,实际上就是完善法人治理结构的体现,大多数电力设计企业设立了内部审计机构,但多数内部审计机构隶属于财务总监或总经理领导,因此将电力设计企业的内部审计机构升级为公司董事会审计委员的组成部分或工作部门,这样将进一步明确内部审计机构在电力设计企业内部控制方面的主体地位。
(3)培养员工的职业道德和胜任能力。企业员工是企业生产经营活动的执行者,员工良好的职业道德可以保证企业经营活动的顺利进行,可以避免舞弊事件的发生。员工的知识和技能必须与所在岗位所需能力相匹配,这是经营活动和内部控制活动得以有效运行的基本保障。为此,企业应以诚信等职业道德作为员工的行为准则,建立奖惩机制,加强员工的再教育,对关键岗位实行定期轮岗制。
32设定企业战略目标
企业应根据企业的使命或愿景来设定企业的战略目标,战略目标是企业的最高目标,其他目标为战略目标服务。企业根据战略目标再层层分解,并由各部门来落实。战略目标的制定应考虑企业的风险容量,企业实现战略目标所面临的风险应在企业风险容量之内。
33完善风险管理体系
企业应建立风险导向型内部控制体系,只有把风险管理落实到企业的各个环节,才能控制风险。完善企业风险管理体系,应关注一下几点:
第一,建立风险预警机制。企业应通过目标分析、过程分析等方法来识别影响企业目标实现的内部及外部的潜在事项,分清潜在事项是机会还是风险,明确风险预警标准。风险预警机制的建立对企业及时抓住发展机会,及时评估、处理风险具有重大意义。
第二,建立风险评估体系。企业应对已识别的风险进行进一步的分析与评估,分析潜在风险是固有风险还是剩余风险,分析风险发生的可能性及其影响,并关注重大风险。评估现有的内部控制对风险的适用性,是否需要追加程序等。在评估风险时应注意运用风险组合观。
第三,建立风险反应机制。风险应对是控制风险的关键步骤,在风险评估后,企业应针对风险发生的可能性、影响的不同程度,采取不同的应对措施,其中应特别关注重大风险。风险应对措施包括回避、降低、承担和分担风险。同时,在风险应对中要考虑成本与效率的问题。
34建立良好的控制活动
企业应建立良好的控制活动以确保管理层应对风险的各种措施得以有效执行,控制活动贯穿于企业各个部门,各个层面及其活动。控制活动应该包括:对员工绩效的分析与考核,部门的自我复核,对信息处理的控制(包括一般控制和应用控制),实物资产的控制,责任划分与不相容职位相分离控制。
35充分的信息与沟通
在经营过程中,企业应建立信息的传递和沟通以确保员工了解内部控制,明确自己的职责。同时通过对外部市场信息、政策信息、顾客信息、竞争对手信息的了解和掌握,通过与各方的沟通,有利于企业及时处理风险、抓住机会,实现更好的发展。企业可以通过员工手册及建立信息收集与处理系统来实现。
36建立内部控制监督与评价机制
对内部控制的监督与评价是确保内部控制制度得到有效执行的重要手段,同时有利于企业管理层及时了解内部控制存在的问题,可以为内部控制的改进提供建议,有利于内部控制体系的不断完善,进而帮助企业控制各种风险。内部控制监督与评价机制的建立主要包括内部和外部两个方面:
第一,企业应建立独立、权威的内部审计机构。内部审计机构的设置应与其他职能部门分离开来。内部审计机构应具有执行审计决定和审计结论的权利,可以建立具有较强独立性与权威性的董事会领导型或监事会领导型的内部审计机构。内部审计不应只局限于财务报表审计,应对企业资格内部控制系统进行全面的监督和评价,包括对企业财务信息、经营活动、控制活动进行审计及评价。同时应提高内部审计人员的职业道德和业务素质,及形成不同职务之间相互检查、监督的机制。
第二,提高外部监督与评价。由于内部审计主要对企业领导负责,所以内部审计具有固有局限性,可能会导致一些控制缺陷在权力干预下被掩盖,不利于企业内部控制的改善。所以通常需要独立的第三方参与企业的监督与评价,以实现监督的职能。首先,应完善内部控制信息披露制度,使企业接受政府、社会的广泛监督。再者,可以借助第三方审计力量,最常见的就是定期聘请注册会计师对企业内部控制设计及执行情况进行审计及评价,并出具评审报告。这也有利于监督企业内部控制的构建与实施,也有利于及时发现企业内部控制中存在的问题。
(2)风险评估
中石化根据企业的发展目标,由各部门收集全面的信息来确定企业的风险容量,并根据企业可能面临的内部风险和外部风险建立以内部控制为基础的风险评估和控制体系,对企业目标的实现有重大影响的关键环节进行全面的风险评估。针对各部门面临的风险和责任制定内部控制流程。中石化根据内部审计结果及在管理过程中发现的问题,不断对《内控手册》进行修订,各分(子)公司也不断修订实施细则。动态的风险评估与应对为企业实现目标提供保障。
(3)控制活动
中石化的控制措施有:不相容职务分离控制、授权审批控制(以授权指引为核心)、会计系统控制(建立了统一的财务管理信息系统)、资金支付控制、财产保护控制、信息技术控制(采用先进的ERP管理信息系统控制)、计划控制、预算控制(全面预算控制)、合同管理控制、运营分析控制和科学的绩效考核控制等。并将手工控制与自动控制相结合,将预防性控制与事中发现控制结合,建立了重大风险预警机制和突发事件应急处理机制。通过业务控制矩阵明确每个控制点的业务目标、风险、责任单位、不相容岗位、记录文档等,为内部控制责任的落实提供指导。对风险的描述就体现了全面风险管理的内部控制的要求。
中石化的《内控手册》保障了内部控制活动的进行,《内控手册》包含了采购、资产、信息管理、内部审计等18大类,59个业务流程,包含了企业经营管理活动的各个方面。
(4)信息与沟通
中石化采用先进的ERP管理信息系统,会计核算系统、资金集中管理系统、全面预算管理系统和各项业务管理等各成体系的信息系统,并实行财务信息系统集中管理。该系统让各业务部门人员的业务 *** 作都统一在ERP系统上进行,企业录入业务数据后,生产、销售各环节即按相应的业务流程生成相关信息,并传送到公司总部数据库进行监控和分析。中石化制定了相关的管理办法和业务流程,从一般控制、应用控制等方面对信息系统进行规范和控制。企业不断完善信息搜集机制,完善信息沟通平台,《内控手册》也有相应的规定来保障企业部门之间、部门与各分或子公司之间及管理层与外界之间的沟通顺畅。中石油按照相关法规的规定定期对外披露信息,对外信息披露由董事会和总裁办公室审核。
(5)内部监督
中石化设立了审计委员会负责对财务报告和内部控制的审查,由审计部定期独立审查分公司和子公司。企业建立了两极内部控制日常监督机制,两极评价指的是总部综合检查和分公司、子公司自查测试。总部综合检查主要是内控领导小组负责的年度综合检查和审计部对不少于25家分(子)公司进行独立检查,及对总部进行检查。分公司、子公司自查测试工作主要是企业通过部门流程测试和有审计参与的综合检查评价进行自查测试,及总部部门自查和抽查评价。除日常监督外,中石化还建立了针对内部控制一些重大方面的监督检查。
此外,中石化制定了《中石化监督制度汇编》,完善了企业的反舞弊制度。通过制定内控控制执行情况指标对内部控制进行考核。每年定期对内部控制的设计及执行情况进行评价,出具内部控制自我评价报告,并向外披露,接受外界的广泛监督,并聘请外部注册会计师对财务报告内部控制进行审计。
44中石化内部控制的评价
中石化制定《内控检查评价与考核办法》及指引来指导企业内部控制的评价。并根据《内控手册》,检查内部控制设计是否健全;据《内控手册》所适用的内容及范围,检查内部控制执行的符合性和有效性。中石化主要以内部控制缺陷认定和量化评分的方式对内部控制进行自我评价。从内部控制要素、业务流程综合检查、单位自查情况等方面对内部控制进行评价,并制定了规范的内部控制自我评价流程图来规范评价,保障评价的公正性。
45中石化内部控制实施以来取得的效果
中石化自2005年实施内部控制以来,不仅提高了企业的管理水平,企业的盈利能力也随之增强,具体来说:中石化制度化管理体制不断完善,逐步形成了以内部控制为保障,具有中国石化特色的制度化管理体系。不仅提高了企业的抗风险能力,保障企业目标的实现,也为国内其他企业内部控制的建立树立了榜样。中石化管理水平不断提高。中石油实行统一的物资釆购管理,规范企业物资采购,为企业节约了材料成本。建立了产品原料等消耗标准,使企业生产经营管理日益精细化。通过建立IT风险控制系统,使企业风险能力日益增强。内部控制及其审计,提高了审计效率和效果,使企业管理水平不断提高。内部控制的实施加快了企业规章制度的建立,明确了各企业机构、部门及各岗位的职责和权力,对业务 *** 作流程的规范也提高了企业管理效率和管理水平。中石化内部控制的实施满足了外部监管的要求。中石化作为在境内外三地上市的公司,其内部控制的实施与披露满足了各上市地的要求,内部控制自实施以来也得到了不断的完善和改进。内部控制的实施使中石化内部环境不断优化,内部控制的实施保障了公司的体制改革,使公司治理结构不断完善,使企业文化得到了统一和贯彻实施,《员工守则》的制定规范了员工的行为,也使风险管理和诚信经营的理念深入人心。
您好,是这样的:
随着社会的不断前进,it技术在传统的会计事项处理中的应用也越来越广泛。给会计事项的处理带来了很大的冲击,一方面,由于使用了计算机,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性也有了很大的提高,减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错;另一方面,由于it技术的广泛应用,在it环境下会计信息系统内部控制出现的新问题也给企业的内部控制带来了许多新的问题和挑战。本文仅就企业的销售业务这一环节为问题的核心,探讨该环节的主要业务流程、传统的内部控制设计及在it环境下的内部控制设计。
一、it环境下销售业务主要流程分析
销售是业务是企业经营货物的中心,是企业生产经营的实现过程。销售部门在企业供应链中处于市场与企业接口的位置,其主要职能就是为客户提供产品及其服务,从而实现企业的资源周转并获取利润为企业提供生存与发展的动力。it环境下的企业销售业务主要依靠销售管理系统来完成。
二、传统手工环境下对销售业务的内控设计
在传统手工环境下销售业务流程主要包括向客户收受订购单,核准购货方的信用,装运商品,开具销货发票,核算营业收入与应收账款,记录现金收入等的业务。在此流程中一般会造成失控的情形主要有:销售成本与收入不配比;销售定价不合理,结算方式选用不当;销售信息反馈延迟或不畅,应收账款账情不清;应收账款坏账准备计提不合理等。
三、it环境下销售业务的内控设计
it环境下会计信息系统的组织管理控制、系统开发与维护制度、计算机 *** 作制度、硬软件控制、系统安全控制、系统文档控制、计算机处理与数据文件的控制发生变化。面对新的环境原有的会计信息系统的内控制度已经不能适应新的要求,因此,针对这种影响,结合互联网的优势和特点,我们就销售业务这一会计事项探讨与完善其在it环境下的内部控制设计。
四、结论
通过以上销售业务各环节的内部控制分析,我们认为,it环境下的会计信息系统中的销售业务各事项岗位分工与权限设置应淘汰原先传统手工会计岗位的分工,处在it环境中的每一台计算机和网络进行集中处理,销售业务一发生,就能被及时处理,不涉及会计数据的输入工作,所以销售业务的个性减弱。因此在进行销售业务的内部控制时很大程度上也就转化成了对会计信息系统中组织、开发、 *** 作、安全等系统运行环境和网络安全等方面的具有统一性和类似性的控制,当然传统的内部控制制度仍然有可取之处,当然应根据网络环境的特点做相应的改进,以发挥更大的作用。
总之,保证计算机及其网络的安全是保证会计信息准确提供的必经之路,技术上的控制策略需针对现行销售业务的工作原理和制度特点,有效地结合与利用现代通信和信息处理的安全技术精华。所以,在设计和规划应对it环境下会计信息系统中的销售业务各环节中可能存在的网络安全隐患时应加以估计网络风险并建立起事先监督与防范的安全抵御形式,同时对网络环境进行有效控制的过程中,还要建立事后的跟踪处理控制形式,也需要相关政府部门重视并修改和出台相应的法律来进行规范。
一、知人善任——用人的三“最”原则
1、请最优秀的人才
永远找最优秀的人才,这是李彦宏最重要的用人原则。在创业初期,他找了刘建国等一批顶尖的技术专家,上市前又找来了最优秀的财务管理专家王湛生。当刘建国、王湛生等一批高管因为各种原因离任,没有找到最优秀的人才前,李彦宏宁愿让这些重要岗位空置着,而不愿降低标准。直到空置了数月后才找到了新的CFO,空置近两年后,才找到了新的COO和CTO,而无论此时百度的现有管理团队,还是这些新的继任者,无一例外都是业内顶尖人士。
李彦宏对作者说:“我的理念一直是找比我厉害的人,找业界最强的人。每一个位置空出来,我马上就想,如果说全世界的人随便我挑,我会让谁来做这个位置?想好后,我就去找这个人,看他能不能来。如果由于各种原因,不能来,我就再去找下一个,直到找到合适的人为止。所以,百度能够发展到今天,找对了人是一大重要保证。”
对于如何发现这些顶尖级人才的,李彦宏有自己的秘密武器,既百度发现人才的五大法则。
首先是多角面试。百度引进任何人才,都会安排多个同事对候选人进行多角度评估,然后根据汇总结果进行最终决策。一般情况下,对于中层以上的职位,百度会安排8个人左右进行面试,对于高管岗位,则至少安排4人进行面试。
第二,背景调查。这是管理规范的企业普遍使用的——通过候选人的直接上级或同事,多方面了解其德与才是否符合百度的要求。
第三,降级录用。这是百度与很多企业不同的地方,一般情况下,别的企业的VP(Vice President的英文缩写 ,泛指所有高层副级人物)到百度以后只能担任总监职位;别的企业的总监到百度只能担任高级经理的职位。
第四,证明自己。任何人来到百度,只有用实践结果证明能力以后才能获得提升。很多公司为了让员工出去谈业务的时候有个好的身份,随便给员工某个很好听的职务名称。而百度对于给予某人什么样的职务头衔十分苛刻和慎重。
第五,循序渐进。职位不但代表着权利,更代表着责任。百度在实践中锻炼和培养人才,不断给予其新的职责,根据其履行的情况检验其能力,职位由低到高,职责由小到大,循序渐进地培养人才。
2、给最自由的空间
找到了最优秀的人才组建成管理团队后,还必须能够让这些人充分发挥自己的才干,否则,公司依旧只是总裁一个人做,而不是整个团队在推动。
这就需要充分信任高管团队,充分放权。
李彦宏就属于非常放权的管理者:“多数情况下,直接向我汇报的人,他们每天在哪儿我根本就不知道。他们一天到晚忙各自的事情,有事情来找我,没有事情就各干各的。”
百度的核心文化是简单,可依赖,没有什么钩心斗角,没有公司政治,每个人都可以放心地把精力花在自己的工作上。不会出现你在前线冲锋陷阵,有人在背后说你的坏话。简单的关系,简单的文化,使得百度内部的人际关系非常简单,对于李彦宏来说,管理难度就大大降低了。
李彦宏说:“所以,我虽然是一个技术人员,但到现在还能坐在CEO这个位置上。这并非是我个人管理能力有多强,而是因为公司内部关系简单。”
3、看最终结果
对于高管,百度是有一些年度考核指标的,年终奖金主要是依据这些指标发放。但是,这些指标对于高管来说并不重要,百度高管的经济回报主要是通过股票或期权体现的,百度的业绩好,股票稍微涨一点,这些高管的收益就会大很多,相对来说,那点奖金可谓微不足道。当然,所有高管都很重视李彦宏对他的评价,每到年底进行绩效评估的时候,高管们也都会非常重视工作汇报,但李彦宏对高管一般并没有太明确的要求。对于高管,李彦宏采取的方式是:“基本上不监督不考核。”在他看来,只要他找到的是最优秀的人,大家目标一致,就能够达到目标。
实际上,这种近乎无为而治的管理背后,是严格的结果导向,李彦宏不太关注阶段性结果,但他一定关注最终的结果,而且根据最终结果进行严格赏罚。
二、组建最优秀的高管团队
在外界看来,2006年以后,百度高管团队的变化很大。对此,李彦宏在采访时表示:“其实当时我并没有料到高管团队的那些大的变动。”无论是因为意外事件,还是由于高管主动离职,客观上使百度又有了重新挑选高管团队人选的机会。
高管团队接连发生变动后,李彦宏一开始是不理解的。但他后来发现,其实其他的互联网公司,甚至是其他行业的公司,在快速发展的过程中,基本上都发生过这样的现象,有的公司高管换过好几茬。李彦宏由此认为,也许这是高速发展的公司的共性。在中国这样一个快速变化的市场里,在不同阶段,需要不同的高管团队组合才能做得更好,才能够发展得更健康。所以他后来也是接受了这个事实。
上市后,无论影响力还是资金实力等各方面,百度都与创业初期以及上市前不可同日而语了。此时,百度对高管团队的选择范围比以前大了很多,开始在全球范围内选择高管团队。
李彦宏选择高管人才有自己的标准。李彦宏认为判断力是人的重要能力,他认为专业判断力最重要,其次,能否就所负责领域的各种问题做出准确的判断,进而做出正确的决策也是判断力的重要评价标准,而一个人能够判断的领域越广,就越有前途。除了判断力,李彦宏认为品德、激情、判断力、管理技巧和相关经验,都是一个优秀的人才不可或缺的。李彦宏用这样的标准逐步组建起了百度的高水平的高管团队。
2007年6月,沈皓瑜被任命为百度商业运营副总裁。沈皓瑜1992毕业于中国人民大学国际金融系,于1997年获得美国衣阿华大学工商管理硕士学位。此后,沈皓瑜担任全球最大的xyk公司——美国运通公司个人卡发行部副总裁。曾历任中国化工进出口公司项目经理、麦肯锡公司咨询顾问和项目经理、美国运通公司战略规划和业务发展部项目经理及美国运通公司全球预付卡部副总裁,拥有深厚的国际化及跨行业管理经验。
此后,百度又先后引入了好几个具有海归背景的高管以及多个部门总监。2008年3月21日通用前高管李昕晢出任百度CFO,4月2日,前苹果公司中国区总经理叶朋出任百度COO。2008年10月6日,随着李一男的加入,百度的高管团队首次齐备了。“我觉得目前的高管团队质量非常高,他们的加入,使得我对百度的未来更有信心了。”李彦宏说。
值得注意的是,百度高管团队里,有海外工作背景的人所占比例很高。但是,李彦宏认为,这并非高管的必备条件。但CFO除外,CFO必须有海外工作的背景,因为CFO的主要工作职责是跟投资者打交道,而百度是一家纳斯达克上市公司,CFO与海外投资者的交流频繁,因此,一定要有海外工作的背景。而对于高管团队的其他成员,并没有这个特别要求。
李彦宏之所以选择叶朋作为百度的COO,其实并非是看重了他的海外工作背景。叶朋本身是学工程出身的,有很强的技术背景。工作后,一开始是在北电做工程师,后来转做销售;进入摩托罗拉公司后,带领这销售团队,将摩托手机的市场占有率提高到了比较大的份额;叶朋后来又在非常有创新精神的苹果公司工作。因此,叶朋有很强的技术背景、管理过大规模的销售团队,有创新精神,种种因素结合在一起,使他成为百度COO的最佳选择。
找到最优秀的人是不容易的,因此,李彦宏大概有1/3时间找人;1/3的时间应酬;剩余的时间则用于他最喜欢和擅长的产品与技术上。
找到最优秀的人,这样的用人原则在百度管理层达成了共识,并根植于了百度的管理基因。
2006年9月底,任旭阳正式接手兼管公关部。但他认为自己是个外行,深受李彦宏用人三原则影响的任旭阳决定去请一个中国最优秀、最专业的公关总监来。经过一番调查,他把目标瞄向了国内IT业第一品牌联想。
2006年10月中旬,通过当时联想亚信副总裁韩志勇,任旭阳约请到了联想集团高级公关总监朱光一起吃饭,就是这样短短的一场饭局,任旭阳发现,朱光果然名不虚传,对企业品牌和公关传播的见解非常深刻。任旭阳觉得,此人做百度的公关总监最为合适,但由于是初次见面,并没有提出这个想法。一个月后,任旭阳再次请朱光吃饭,这次,他开门见山地邀请朱光加盟百度,并详细讲了百度的发展历史和企业文化,但遭到了明确的拒绝。2006年11月17日,李彦宏邀请百度所有总监去家里开生日party,唯独任旭阳没有出席
原来,他又去找朱光了,有了前几次见面的铺垫,此次两人把酒相谈甚欢。席间,任旭阳再次提出邀请朱光加盟,朱光又一次拒绝了。
此时,距离朱光被提拔为高级总监才一年时间。身负众望、对联想已有很深感情的朱光不能说走就走,拒绝邀请合乎情理。再次被拒绝的任旭阳只有先放弃挖朱光的念头,转而去找其他人选,虽然暂时放弃了,但并没有中断接触,在接下去的两年内,任旭阳每两三个月就约见朱光一次。
朱光在内地企业公关与品牌传播领域有很高的声誉,他已经在这个位置上工作了9年,为联想的品牌传播立下了汗马功劳。他带领的联想公关团队曾经连续两年被香港的权威机构评为全亚洲最佳公关团队第一名。对于朱光的背景以及自己与朱光谈的经过,任旭阳都向李彦宏进行了汇报,李彦宏也开始对朱光比较认可。
2008年7月,任旭阳与朱光已经成为了高度信任的好朋友。这个时候,任旭阳再次对朱光发出邀请。但朱光认为,百度的品牌已走出了2006年的阴影,进入了良性上升的轨道,他过去后也没有太多事情可做,对于缺乏挑战性的工作,他不太感兴趣。任旭阳认为,与传统产业品牌运作只有一个纬度不同,百度本质上是媒体产业,品牌定位和传播需要在用户、客户、公司品牌三个纬度之间进行综合平衡。虽然百度此时品牌知名度与美誉度都还不错,但随着国际化的展开,Marketing领域还面临巨大挑战。朱光认同这个看法。接下来,朱光对再三邀请拒绝得不那么坚决了。
2008年7月底,任旭阳安排李彦宏与朱光吃了一次饭,李彦宏对朱光非常满意。8月底,朱光正式回复,愿意加盟百度。百度很快安排了人力资源部与朱光接洽,一周后,朱光提出的所有条件百度全部接受了。但是,朱光提出,要为老东家负责到底,在自己负责的联想奥运项目全部完成后才能正式加盟百度。
2008年10月31日,朱光正式签约百度。此时,距离任旭阳第一次去见朱光,已经过去了整整两年。对于朱光的请辞,联想高层显然非常惊讶,在一番努力挽留无效后批准他开始交接工作。2008年12月30日,朱光正式就任百度市场与公关高级总监。
历时两年,无数次被拒绝,无数次沟通、说服,只为请到业界优秀的人才,回忆起这段经历时,任旭阳说,之所以这么做,多年前李彦宏的一句话对自己影响巨大:“一定要去请你能找到的全世界这个领域里最优秀并且最适合百度的人,因为优秀的人才是无价的。”
三、kill idea
李彦宏认为,CEO的首要职责是否定提议。作为掌管着公司各种资源的CEO,必须具备识别各种发展计划优劣的能力,将最要紧、最重要的发展计划排到最前面,集中资源专注于发展与核心竞争力相关的业务。由于公司内部,各个部门之间存在着竞争关系,各个部门从自身的利益角度出发,都希望公司能够给予更多资源,发展本部门的业务,因此,会不断提交发展规划。但是,作为CEO,一定要从公司全局出发考虑问题,要善于对部门提议说不,保证公司的资源集中在核心业务上。
在百度的发展初期,李彦宏发现,企业软件业务与百度的核心优势——搜索业务距离比较远,百度必须将有限的资源集中到搜索业务上,于是将企业软件部果断地裁撤了。2008年,百度又先后将自己不擅长的财经频道、影视频道剥离出去,也是体现了李彦宏的这个思路。当然,这些都是对已经执行的项目的否定。事实上,百度每个季度、每年都请各个部门提交新的发展计划,但这些计划有九成都被李彦宏否定了。
剩余的一成,李彦宏将按照如下步骤进行筛选和执行:
广泛调研:在作出某项决定前,李彦宏会进行细致、深入的调查研究。比如,在决定进军日本市场前,李彦宏亲自到日本、越南等地实地考察,还咨询了专业分析师的意见,以及公司内部的各种意见。
深思熟虑:在搜集了各方意见后,李彦宏并不为那些意见所左右,无论支持还是反对。李彦宏要进行独立思考,最终作出一个决定。
敏锐直觉:需要指出的是,除了上述环节外,还有一个重要环节是直觉。这个环节不是李彦宏进行战略选择和决策的显性步骤,但却是存在的潜在环节。这既是李彦宏拥有优秀商业判断力的天分,又是后天不断经验积累的过程。
开始试错:作出决定后,接下来就是执行。在执行的时候,李彦宏一般采取的是试探性前进的做法,不会贸然进行大规模投入,只有在看到比较好的发展前景的时候才会进行大规模作战。
上述原则,实际上就是李彦宏奉行的领导者的决策形成机制:“听大数人的意见,和少数人商量,自己做决定。”
良好的氛围,造就了百度内部高效的决策效率,而决策一旦形成,也能得到很好的执行。
四、高效率执行
任何优秀的战略、杰出的方案都需要最终实现,才能发挥作用。因此,执行是公司发展过程中最后也是最关键的环节。要有高效率的执行,首先要有清晰的愿景,这是任何一家有抱负的公司必须具备的,是支撑一家公司持久发展的重要精神支柱。创业之初,李彦宏就给百度制定了宏大但清晰的愿景——让用户快捷方便地找到所需。这是全体百度人努力工作的出发点。
组织机构大了以后,需要科学的流程,以保证高层决策能够准确无误地传导到各个层面,实现预期目标。创业初期,百度只有十几个人,公司的组织机构简单,人员数量少,高层的思想可以直接到达所有员工那里。但是上市后,随着百度发展迅猛,员工数量激增,过去3年,百度的员工膨胀了10倍以上。2008年10月,百度总部员工已经达到了7 000人。管理层次复杂了,环节多了,如果没有科学、高效的流程,高层的想法很难直接传达到基层,即使传达到了,也很难保证不走样。另外,如果没有科学、合理的流程,也就谈不上高效执行了。
流程化的实质是制度化、规范化,是摆脱对个人依赖的最终途径。
百度很早就形成了产品发布流程,规定重大产品必须经过产品委员会讨论通过才能执行。产品委员会的主席是副总裁俞军,而李彦宏仅仅是成员之一。这种制度设计意味着,任何新产品上线,都必须经过产品委员会的集体讨论,包括李彦宏在内,都不能擅自决定某个新产品的发布。
产品委员会的集体讨论时,经常会有不同的意见,组员们又一个个特别能坚持自己的意见,所以,争得面红耳赤是经常的事,甚至激动起来大牛人会“拍案而起”。然而,一旦形成最终决议后,大家又会抛弃自己的分歧,分头去高效率的落实执行。
五、新生儿总是丑的
这是李彦宏最重要的管理理念之一。在他看来,公司迈出第一步最为重要,新产品出来时总是不完美的,不要期望完美了再推出,可以在推出后一点点发现问题,一点点改进,在无数点滴细节的完善中,逐步趋于完美。百度从零开始,一步步成长到今天,其实就是从不完美到完美的过程。百度推出的第一个版本的搜索引擎,其实存在很多缺陷。对于这样的产品,到底推还是不推?百度创始人之间存在不同的看法,李彦宏最终拍板——先上线再说。在上线的同时,百度集中技术力量进行攻关,针对出现的问题进行持续优化。目前,百度的搜索系统每天都有很多改进,每隔几个月就有一次大的升级。百度就是在这样不断的优化、升级中,迅速从竞争对手的手里抢过了市场份额,成为世界最大的中文搜索引擎。如果秉承完美之后再推出的心态,百度可能丧失了市场先机。
俗话说,太阳底下没有新鲜事,借鉴别人的经验是少走弯路的重要办法。百度在遇到任何棘手问题的时候,总是要看看国际上最优秀的企业遇到类似问题是如何处理的,有了这样的参考,百度在处理的时候就容易多了。无论在技术上,还是在管理上,百度都以非常开放的心态向国际企业学习,既学习它们的领先做法,也借鉴它们的某些教训。
这与华为的拿来主义有异曲同工之妙。
六、商业模式要不断调整
作为一个商业机构,好的商业模式是企业成功的前提,但商业模式并非是一成不变的。百度初创的时候,将自己定位为门户网站的技术提供商。此时,百度的商业模式就是,通过给门户网站提供搜索技术,获服务费用。这个模式一直延续到2002年。
当发现给门户网站提供技术服务难以有较大发展的时候,百度对自己的商业模式进行了修正,开始尝试另外一种商业模式——给企业提供软件,通过出售应用软件与服务获得经济回报。这个商业模式帮助百度度过了艰难的创业期。但是,这个模式同样很难让百度有巨大发展,于是在找到另外一个更有发展潜力的商业模式后,给企业提供软件的商业模式在2006年最终终止了。
2001年9月,百度找到了一直持续到现在的商业模式——基于竞价排名的网络推广方式。再后来,百度又先后发展了另外一些包括品牌专区在内的新的商业模式。
百度的商业模式是随着李彦宏等人对互联网认识的加深而不断优化的。商业模式没有最好,只有更好,而更好的商业模式是那些基于公司核心优势、适合公司发展的,具有巨大发展潜力的赢利方式。
七、容忍失败,追求卓越
小M是百度NS部门的优秀工程师,但他还是实习生的时候,出过一个事故。
那时,他实习不久,便作为主力工程师参与某一产品重要新功能的开发,负责其中多项技术点攻关。经历多次试验,反复测试评估,终于完成了这项新功能的开发。谁知当项目上线,切换后不到半小时,突然发现来自用户的访问压力非常大,导致服务器负载过高,系统不能负荷,只好“回滚”。第一次上线失败了。
当晚,大家很有默契地想到的第一件事是定位问题,并讨论改进方案直到凌晨。再经过一周加班加点的苦干,项目终于成功上线!事后,详细分析事故原因:正是小M设计的漂亮页面惹的祸,因为页面中众多的请求,在原产品巨大流量的基础上产生了数倍的放大,骤增了服务器的压力。百度的一些产品日流量是上亿次,一次多余访问的增加就可能导致增加数十亿的流量。
令小M感到奇怪的是,事故原因是出在自己身上,却并没有任何人批评他,大家的讨论都集中于:对这一增加的新功能可能带来这样的影响为何没有及时发现,以后该如何尽早发现和预防,以及对类似问题该如何优化。
不久,小M顺利拿到了百度正式聘用的offer。这一失败的案例,现在进了新员工培训的教材。面对这一事件,没有谁会认为这是小M的“污点”,而只是一个对所有百度工程师而言的教训。这就是百度眼中的卓越:容忍失败,但所追求的恰恰是最大的进步。
李彦宏在实践中一直奉行他的“试错理论”。互联网是一个全新的行业,搜索又是一个新行业中的新事物。很多时候,百度的发展是没有太多的成功先例参考的,尤其是在中文搜索领域,百度本身就是这个行业的领先者。作为跑在最前面的企业,百度在很多时候其实是看不清楚某项业务的发展前景的。
这时候,李彦宏主张,要勇于试错,要在摸索、实践中不断调整和提高,直至找到一个完美模式,然后全力以赴。百度做贴吧、MP3搜索等系列产品,其实就是试错的过程。尽管,大量搜索数据已经显示,用户对这些产品有强烈的需求,但是,事实究竟是什么样的?只有实践后才知道。为此,百度先推出了贴吧、MP3搜索等产品,然后根据用户的反馈迅速调整,不断改善。这些产品最终都取得了巨大成功。
八,追求细节完美
用户体验是百度人一切工作的出发点。
百度出色的用户体验为其带来了强劲的核心竞争力。作为创始人,李彦宏在用户体验理念的提出和推广过程中功不可没。
百度创立时,李彦宏就把搜索行业的特性描述为新的、高度人际互动的,在这个抄袭严重的行业中,最重要、最可贵的因素就是用户体验。
李彦宏不仅在思想上向公司灌输理念,并且在工作中亲力亲为,站在第一线推广用户体验的核心理念。
在刚刚收购hao123网站时,李彦宏就注意到网站首页有个细节问题处理的不好——hao123只有一个比较小的搜索条,很不利于用户检索。李彦宏亲自调整了hao123的首页设计,把搜索框加大,放在更加明显的位置,然后在左边放上一个百度的Logo,另外,还增加了百度知道、百科等快速链接的窗口。经过一系列改版,hao123用起来更方便了,流量增加了许多。
百度如此大的用户规模,使得任何一个细微改变,对用户的影响都很大。用户体验其实就是在大量细节上体现的。随着百度成为全球第一大中文搜索引擎,作为CEO的李彦宏主要职责是负责整个公司的发展方向和战略,不会像刚创业的时候,事无巨细地管理着公司的大小事务。但这并不意味着李彦宏只把心思放在了宏观层面上,相反,他只要一有时间,就更加关注一些细节问题,因为只有把这些细节问题处理好,才符合百度“以用户体验为中心”的理念。
一开始,百度搜索首页上的标题是“设百度为首页”,六个字虽然简洁,但让人感到有些生硬。后来,李彦宏把它改成“把百度设为首页”,使用户感到亲切许多,这个小改动带来的体验效果非常明显。
百度界面上搜索链接页面,本来的设计规格是12像素,但李彦宏觉得看起来比较小,用起来不太方便,坚持要做得更大一点,最终像素被调成了14。这一细微改变,使百度用户流量上升了75%。
百度目前的首页只有3kb(千字节)。不过,它曾经是 4kb,一位工程师的一个建议,使它成为百度的一件大事,最终“瘦身”成3kb。最初,发现百度首页可以“瘦身”的是一位工程师,这个建议被产品部门确认,又转到页面设计,很快就变成设计师门讨论的话题。在讨论如何执行这一建议时,一位刚来页面设计工作不久的工程师有些不解:1kb太小了,值得如此大动干戈吗?但这个观点立即遭到大家的反驳,一种意见说,在百度,这个每天访问量数以亿计的首页,每次点击节省1kb的带宽,一天能节省的带宽资源就是个天文数字。那么一年呢?从4kb到3kb,虽然只有1kb的小改动,却大大节省了公司资源;第二种意见说,更重要的是,1kb的改变提高了网友的访问速度,优化了用户体验;但第三种意见最终成了共识:同样道理,用户每点击一次,即使节约的是00000几秒的时间,但对于百度,每天乘以数十亿,就可以节约用户非常多的时间。
类似这样的小改动每天都在百度的各个产品上发生。这些要改动的地方主要是靠长期积累和思考才发现的。当然,还要有数据分析做支持。为此,百度成立了用户体验部,专门做用户体验。同时,百度还建立了用户反馈机制,收集用户的产品体验心得,用户在百度的首页可以找到一个有反馈意见的链接,这里的留言都由人工汇总、分析,作为改进产品的重要依据。
中西合璧的思想渊源
从纯粹的技术工程师,到现在的企业经营管理者,李彦宏的管理思想逐步形成了自己的体系。这些思想当然并非被凭空产生的,而是有着深厚的思想渊源。
这些思想首先来自北京大学。
在北大求学期间,有一本书对李彦宏的影响非常深远,这本书叫《精神的魅力》,出版于北大90周年校庆之际(1988年)。这是一本北大校友的散文集,作者中既有名家学者,也有年轻学子,最年长者95岁,最年轻的才17岁。书中记录了北大校友在母校的经历和感悟。大师季羡林在此书的序言中写道:“一个大学的历史存在于什么地方呢?……它同样也存在于人们的记忆中”,“而且这个存在更具体,更生动,更动人心魄”。就是这本记录了北大历史、北大魅力的书,使北大精神深深根植于李彦宏的心。
若干年后,当李彦宏作为杰出校友回到母校开座谈会的时候,他给时任北大校长许智宏写了一封信,谈到北大精神对他的影响。
“在北大我不仅仅收获了知识的一面,更重要的是感悟到了贯穿在北大,笼罩在北大每一个人的精神力量。北大兼容并蓄的学风让每一个北大学子都能够得以成长为更全面的人。当我能够从北大毕业的时候,一路走来,从出国到回国,从构建网络到向每一个中国人提供搜索服务,越是在成长的过程当中,我们越感受到北大给我们的哺育是何等的重要。不断的发现是人对自由的追求,对平等的渴望,推动着时代的进步。百度的使命也是希望一直致力于向人们提供更便捷的信息获取方式,而让人变得更平等,也让人更自由。”
对于李彦宏来说,北大不仅是母校,不仅是知识,不仅是创业初期的办公地点,更是精神的归宿。正如季羡林在《精神的魅力》序言中引用泰戈尔的诗句,“你无论走得多么远,也不会走出我的心,黄昏时的树杈影拖得再长也离不开树根”。
尽管经历诸多曲折,自由、平等、兼容并包,已经深深根植于北大人的内心。从这样的环境走出去的李彦宏自然被这样的环境潜移默化。
到了美国硅谷以后,平等、创新、民主、多元的硅谷文化又深刻地影响了他。加上李彦宏骨子里面的儒雅、涵养、自信,以及老子无为而治、以柔克刚等中国传统文化,三种气质在百度交汇,构成了中西合璧的百度文化的根基,也构成了李彦宏管理思想的基础。
近年来,随着企业信息系统的不断完善,企业对于信息系统的依赖日益加强,信息系统审计也随之成了审计中不可或缺的一部分。今天,时代新威和大家聊一聊信息系统审计的过程。
1)调查
该审计步骤用来将控制目标下的相关活动用文档记录下来,对组织声称已实施的控制措施与程序进行识别,并且确认其存在。
与相关的管理者和员工进行会见,以理解:
·业务需求好相关的风险。
·组织结构。
·角色和职责。
·政策和程序。
·法律和法规。
·已有的控制措施。
·管理报告(状态、性能、行动项目)。
用文档记录与过程相关的IT资源,特别是那些被审计的IT流程所影响的IT资源。确认理解了审核的过程、过程的关键性能指标(KPI)、实际的控制状况。例如,可以通过对过程的抽查来进行了解。
2)评价控制
该审计步骤用来评估当前已有控制措施的有效性或达到控制目标的程度,主要是决定测试什么、是否测试及如何测试的问题。
通过对比已确定的标准及行业最佳实践、控制方法的关键成功要素(CSF)和利用审计师的职业判断,来评价待审核过程所应用的控制措施的适宜性。
·存在已文档化的过程。
·存在适宜的输出。
·职责和责任是明确的、有效的。
·在必要时,存在补偿控制。
·对实现控制目标的程度做出结论。
3)评估符合性
该审计步骤用来确定已建立的控制措施是按组织规定的方式,持续地、一致地在起作用,并且对控制环境的适宜性做出结论。
·得到所选项目和阶段的直接或间接的证据,使用直接和间接的证据来保证待审核的项目和阶段一直遵守相关控制程序的要求。
·对过程输出结果的充分性进行有限的审核。
·为了证明IT流程是分的,确定需要进行实质性测试的程度和其他需要进行的工作。
4)证实风险
该审计步骤通过使用分析技术和可选的咨询资源,证实控制目标没有被实现时所带来的风险。目标是支持其审计判断,并督促管理者采取行动。审计师要创造性地寻找和提出通常是敏感的和机密的信息。
·用文档记录下控制弱点及其引起的威胁和漏洞。
·识别并记录实际的影响和潜在的影响,例如,利用因果分析的方法。
·提供比较信息。例如,通过基准比较的方法。
在信息高速爆炸的时代,进行信息系统审计,确保在线、实时的信息的可靠性,有助于整个市场经济的发展。以上就是时代新威为您科普的信息系统审计的过程,更多精彩内容,欢迎持续关注我们哦。
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