怎样对Excel表格中的数据进行分类汇总？

按部门对Excel表格中数据进行分类汇总的方法

分类汇总是Excel的一项重要功能，它能快速以某一个字段为分类项，对数据列表中其他字段的数值进行统计计算。本文以在表格中按照部门来统计数据总和为例介绍Excel表格中数据进行分类汇总的方法的 *** 作方法。

1、启动Excel并打开工作表，选择汇总时的分类字段所在的单元格区域，在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“排序和筛选”按钮，在打开的菜单中选择“降序”命令对其进行排序 *** 作，如图1所示。

图1　对数据进行排序 *** 作

2、在工作表中选择任意一个单元格，在“数据”选项卡的“分级显示”组中单击“分类汇总”按钮打开“分类汇总”对话框，在对话框的“分类字段”下拉列表中选择“申请部门”选项，在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”选项，在“选定汇总项”列表中勾选“采购金额”复选框，如图2所示。

图2　打开“分类汇总”对话框

3、单击“确定”按钮关闭“分类汇总”对话框，Excel将以“申请部门”字段进行分类，对“采购金额”的值进行求和汇总，如图3所示。

图3　对工作表进行分类汇总

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　当需要在 Excel 中对数据进行分类计算时，除了使用数据透视表，还可以使用分类汇总命令。下面让我为你带来怎样在Excel中对数据进行分类汇总的 方法 。

　 Excel进行分类汇总方法如下：

　一、仅对某列进行分类汇总

　例如上例中需要对各城市的销售量进行分类汇总，方法如下：

　1 首先对数据按需要分类汇总的列(本例为“城市”列)进行排序。

　选择“城市”列中的任意单元格，在Excel 2003中单击工具栏中的排序按钮如“A→Z”。在Excel 2007中，选择功能区中“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“A→Z”按钮。

　2 选择数据区域中的某个单元格，在Excel 2003中单击菜单“数据→分类汇总”。如果是Excel 2007，则在“数据”选项卡的“分级显示”组中单击“分类汇总”。

　3 在d出的“分类汇总”对话框中，在“分类字段”下选择“城市”，在“汇总方式”中选择某种汇总方式，可供选择的汇总方式有“求和”、“计数”、“平均值”等，本例中选择默认的“求和”。在“选定汇总项”下仅选择“销售额”。

　4单击确定，Excel将按城市进行分类汇总。

　二、对多列进行分类汇总

　如上例中需要同时对“城市”列和“商品名称”列进行分类汇总，可以插入嵌套分类汇总。

　1对数据进行多列排序，即进行多关键字排序。

　首先选择数据区域中的某个单元格。

　在Excel 2003中，单击菜单“数据→排序”。d出“排序”对话框，其中主要关键字选择“城市”，次要关键字选择“商品名称”，其他选择默认。

　如果是Excel 2007，在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中单击“排序”命令，在d出的“排序”对话框中，单击“添加条件”按钮添加次要关键字排序条件，然后主要关键字选择“城市”，次要关键字选择“商品名称”，其他选择默认。

　2对“城市”列进行分类汇总(外部分类汇总)。

　按上述方法打开“分类汇总”对话框，在“分类字段”下选择“城市”，在“汇总方式”中选择默认的“求和”，在“选定汇总项”下仅选择“销售额”。单击“确定”。

　3对“商品名称”列进行分类汇总(嵌套分类汇总)。

　再次打开“分类汇总”对话框，在“分类字段”下选择“商品名称”，取消选择“替换当前分类汇总”，单击“确定”。

　这时Excel将按“城市”列和“商品名称”列对“销售额”进行分类汇总。

　如果不需要显示明细数据，可以单击左侧的分级显示符号，如本例中右上角的数字和左侧的减号来隐藏明细数据。

　三、删除分类汇总

　在“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”即可。

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