办公室文件怎么管理?

办公室文管理方法：

1.资料尽量共享

对个人所有的资料和文件进行分类，不必要文件彻底削减，实行资料的共享化，防止信息的私有化，最大限度地减少部门文件量。

2.保管、保存、废弃的分类（制订废弃基准）

对部门所有文件的保管（放在办公室里），保存（放在文件仓库），废弃进行区分，把不必要的分类处理掉。

如何区分保管、保存、废弃呢？有一种方法可以参考。可以把每一张文件贴在墙上，进行比较—研讨—改善。关键是各个部门应明确规定废弃基准，根据基准废弃时，坚决不要犹豫。

3.推进无纸化

推进办公自动化，利用内部网络，对简单资料利用电子邮件等形式，实现无纸化浏览与审批。

4.计算削减成果

文件整理以后，不能忘记对成果进行确认。可按照下列方法计算文件削减率，并确认文件削减达成度。通常能够削减40%~50%进行保存、废弃，其他留在办公室保管（例如测定文件堆积高度的方法）。文件削减率（%)＝保存、废弃文件堆积高度整理之前文件堆积高度×100%。

5.会议资料的电脑化

会议资料要尽量电脑化，避免添加会议一结束就扔掉的资料。

6.废除前期业务

采用复印式或计算机化，尽量减少人工前期业务。比如会议中安排秘书直接用笔记本电脑记录会议的内容，可以避免先在纸上手工记录，再输入电脑的重复劳动。

7.使用电子白板

对会议内容、决定事项，为了避免人工抄写记录，利用电子白板记录并复制下来。对输出记录整理成Word文件，也是一种抄写只会增加人工和浪费时间，不如直接使用。

性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、发展动态、同行业资料等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。\x0d\x0a\x0d\x0a再按内外两部分区分：如，行政类，分为上级或外单位来件，及本单位形成件。\x0d\x0a\x0d\x0a注意：某些文件，如有支付内容的合同，财务因结算需要须保存，应明确保管界限划分，必要时可复印同时存档。\x0d\x0a\x0d\x0a一定规模单位，此项工作为档案员承担。

根据文件废弃基准，对判定为保存或保管的文件，装订成文 件夹，并要保证任何人对必要文件 30 秒内能够取出。具体按如下方法进行： 1. 原则：只保管一个文件夹根据 One Best 原则：One File，One Location 的原则，使公司 的文件不重复保留，在指定的场所只保管一本原件，禁止文件夹 个人所有。2. 确立分类的体系和分类项目确立文件分类体系，对文件进行层别，分类。进行文件夹管理，文件夹侧面奇缝标明大分类（业务），文件 名，文件编号，文件收录日期，收录文件名，保管期限，保存期 限，管理责任者等。3. 制订目录 制作文件摆放位置清单，方便任何人查取。4. 可视化管理文件摆放的位置与数量要做到一眼就能看清楚，常常利用颜 色标签或对全体文件摆放后画一条斜线（如图 6-8 所示）。5. 文件使用者的明确化 使用文件时标示使用者。6. 文件管理体系的运行与维持明确文件管理责任，选定资料管理担当。尤其对文件的保管 （存放在办公室）和保存（存放在资料室）进行明确区分，定期 进行资料整理，运营和维持文件管理体系。

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