办公室文件怎么管理?

办公室文件怎么管理?,第1张

办公室文管理方法:

1.资料尽量共享

对个人所有的资料和文件进行分类,不必要文件彻底削减,实行资料的共享化,防止信息的私有化,最大限度地减少部门文件量。

2.保管、保存、废弃的分类(制订废弃基准)

对部门所有文件的保管(放在办公室里),保存(放在文件仓库),废弃进行区分,把不必要的分类处理掉。

如何区分保管、保存、废弃呢?有一种方法可以参考。可以把每一张文件贴在墙上,进行比较—研讨—改善。关键是各个部门应明确规定废弃基准,根据基准废弃时,坚决不要犹豫。

3.推进无纸化

推进办公自动化,利用内部网络,对简单资料利用电子邮件等形式,实现无纸化浏览与审批。

4.计算削减成果

文件整理以后,不能忘记对成果进行确认。可按照下列方法计算文件削减率,并确认文件削减达成度。通常能够削减40%~50%进行保存、废弃,其他留在办公室保管(例如测定文件堆积高度的方法)。文件削减率(%)=保存、废弃文件堆积高度整理之前文件堆积高度×100%。

5.会议资料的电脑化

会议资料要尽量电脑化,避免添加会议一结束就扔掉的资料。

6.废除前期业务

采用复印式或计算机化,尽量减少人工前期业务。比如会议中安排秘书直接用笔记本电脑记录会议的内容,可以避免先在纸上手工记录,再输入电脑的重复劳动。

7.使用电子白板

对会议内容、决定事项,为了避免人工抄写记录,利用电子白板记录并复制下来。对输出记录整理成Word文件,也是一种抄写只会增加人工和浪费时间,不如直接使用。

性质种类区分:行政类〈有关规章制度、事项决策、通知等〉,业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉,人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉,技术类〈有关技术标准、发展动态、同行业资料等〉,其它类〈不宜归入上述各类的〉。\x0d\x0a\x0d\x0a再按内外两部分区分:如,行政类,分为上级或外单位来件,及本单位形成件。\x0d\x0a\x0d\x0a注意:某些文件,如有支付内容的合同,财务因结算需要须保存,应明确保管界限划分,必要时可复印同时存档。\x0d\x0a\x0d\x0a一定规模单位,此项工作为档案员承担。

根据文件废弃基准,对判定为保存或保管的文件,装订成文 件夹,并要保证任何人对必要文件 30 秒内能够取出。具体按如下方法进行: 1. 原则:只保管一个文件夹根据 One Best 原则:One File,One Location 的原则,使公司 的文件不重复保留,在指定的场所只保管一本原件,禁止文件夹 个人所有。2. 确立分类的体系和分类项目确立文件分类体系,对文件进行层别,分类。进行文件夹管理,文件夹侧面奇缝标明大分类(业务),文件 名,文件编号,文件收录日期,收录文件名,保管期限,保存期 限,管理责任者等。3. 制订目录 制作文件摆放位置清单,方便任何人查取。4. 可视化管理文件摆放的位置与数量要做到一眼就能看清楚,常常利用颜 色标签或对全体文件摆放后画一条斜线(如图 6-8 所示)。5. 文件使用者的明确化 使用文件时标示使用者。6. 文件管理体系的运行与维持明确文件管理责任,选定资料管理担当。尤其对文件的保管 (存放在办公室)和保存(存放在资料室)进行明确区分,定期 进行资料整理,运营和维持文件管理体系。


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