秘书收文和发文的具体流程是什么？

公文处理工作中的发文办理包括收文、校核、审批、缮印、分发等若干环节。其中，收文看似简单，但却是可能影响到整个发文办理流程质量与效率的一个关键环节。例如，如果收文时没有把握好行文的合理性，有可能导致整个文件办理过程全部推倒重来；在收文过程中如果对附件等要素是否齐全审查不细，就可能导致文件办理时间延长，等等。那么，应当如何切实做好发文办理中的收文工作呢？结合工作实际，笔者认为，做到以下四个“明确”，对于开好发文办理中“收文”这个头，无疑大有裨益。

一、明确为何发文

即在收文阶段要弄清楚发文的依据，明白哪些文该发、哪些文不该发，并作出相应处理。一般而言，发文依据包括这样一些方面：

（一）经由重要会议通过。如各类全会、常委会、常务会、级别较高的专题会等，这些会后一般都会形成规范的会议纪要，并在其中对有关发文事项进行明确，因而是重要的行文依据。

（二）经由相关领导批示。这有可能是相关职能部门报请领导批示同意发文，或有关领导主动作出的发文指示。领导就发文形式和办法作出的批示，一般可作为行文依据。

（三）其他已产生效力的文件中作出的行文规定。如，在已经下发的某一意见中，作出了随后成立某临时机构的决定，则在按编制管理有关规定履行完程序后，即可就成立该临时机构行文；另外，上级文件中明确要求下级单位制定贯彻落实意见或上报有关情况的，可作为下级机关相应的行文依据。

（四）按惯例周期性下发某一类文件。如一些地方党委、政府或职能部门每年定期下发的年度工作要点，每年“八一”节、元旦、春节前下发的关于“双拥”工作、送温暖工作等方面的文件，均属于这类文件。只要这类文件内容按程序经过审批或讨论通过，即可进入行文程序。

（五）有关内容已按法定程序办理，但需以正式文件形式作为载体表现的。如关于人事任免的通知、关于表彰事项的决定等，即属这类文件。

（六）除上述情况外，根据实际情况，确有必要就某一方面工作行文的其他情况。这需要秘书部门结合各地区、各部门、各单位实际，进行深入研究、灵活把握，进一步形成相关制度。

二、明确如何收文

笔者认为，只要来文是按正规途径、正常方式报送，无论是否适合行文，均应以适当方式进行受理。具体又分为两种情况：

（一）对于暂不满足行文要求的，可采取灵活方式进行处理。秘书部门首先可根据相关制度规定与来文单位进行口头沟通，有理有据地解释来文暂不适合印发的理由，力争取得理解，由来文部门自愿收回来文，待补齐有关要件或作出修改后再报送行文；若与来文部门不能协商达成一致意见，则应先接收登记来文，待进一步研究后按程序进行处理。

（二）对于符合行文要求的，在收文时则应注意把握好这样几个方面。一是“查”，即检查发文依据、各类附件、参考材料等是否齐全。二是“审”，即大致审阅来文内容，看来文是否与会议纪要、领导批示等有不一致之处，是否存在明显缺漏，是否有尚需协调解决的事项等。三是“问”，即向来文单位询问与文件有关的各类信息，如是否按要求进行了会商或征求了有关部门意见，是否按照会议要求或领导批示作了进一步的修改，该文在时限、范围等方面有何特殊要求等。四是“登”，登记是收文的一个重要步骤，登记的内容包括前期情况、特殊事项、行文范围、来文单位、联系人、联系方式等，一般来说，登记越详细，对于之后进行的文件校核越有利。

三、明确收文后如何妥善处理

根据所接收来文的不同情况，应采取不同措施进行处理：

（一）对暂不符合行文要求的来文，在收文后应结合公文处理有关规定及惯例进行认真研究，就是否适合行文提出拟办意见，报领导阅示，并根据领导指示精神作出相应处理。

（二）对总体上看可予行文，但在内容上还存在一定问题的来文，应商来文单位进行研究调整，或在充分了解的基础上，提出建设性意见报领导批示。《国家机关行政公文处理办法》中提出，在文稿起草中，如有关各方面存在意见分歧且无法达成一致意见，主办部门应“列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定”，因而，秘书部门如何针对这些问题为领导决策提出合理化拟办意见，对于文件的完善至关重要。

（三）对行文要素齐全、理由充分的来文，可直接启动文件校核程序。校核中应就有关内容与来文单位进行充分沟通协商，确保无差错、不存疑。

四、明确做好收文工作的基本要求

秘书工作者要做好收文工作，还应具备以下几个基本要求。

（一）熟悉惯例。发文办理工作是一项程序性、重复性很强的工作，很多公文办理时都有惯例可循，因而熟悉惯例，对于准确判断发文必要性、把握科学的办理方式，是十分必要的。

（二）熟悉规定。对于公文办理中经常涉及的各类制度性规定，如精简文件规定、发文管理规定、领导分工的规定、部门职能分工办法、机构编制管理办法等，应当熟知其出处和大致内容，以备收文工作中查考。

（三）熟悉流程。每一类文件在进入行文步骤前应当履行哪些程序、应当如何报送秘书部门发文、联合行文时如何报批，收文后如何登记、如何分办等，在收文时都要清楚明确，以分清责任、确保效率。

（四）善于总结。同类文件在办理中具有较大的共性，如职务任免、领导活动、机构编制等方面的文件，每类文件的办理流程基本是固定的，对这些文件的办理方式应及时进行总结，形成内部工作制度，供参照执行。

（五）善于变通。发文办理工作程序严格，但并非一成不变，对于一些特殊文件，为了不延误时效，在收文时应按照“急事急办”、“特事特办”的原则进行把握。如，党政联合行文时，一般要求一家单位履行完报批程序后，再转另一家单位会签，但如果文件紧急且内容改动可能性不大，可考虑临时打破“一家签完另一家再签”的惯例，采取同步收文、同步报批的方式，以提高办理效率；部分急件也可将收文环节前移，在有关部门履行前期程序的同时即提前介入，先接收有关材料，预先了解情况，从而有效提高核文工作的质量与效率。

收文和发文都要经历的程序是：登记。

根据收文办理程序和发文办理程序的环节，可知登记是收文和发文都要经历的程序。

收文办理过程中就公文的特征和办理情况进行登记。收文登记，一般分为阅件登记和办件登记两类。登记过程中，应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。有些机关的登记还分为外收文登记和内收文登记。

扩展资料

公文办理程序首先应建立严格的收文签收、登记制度，加强对公文运转的管理，保证收到的公文件件有着落。收文的签收、登记一般由秘书处（室）负责签收、拆封，并按规定编号、登记。

送领导同志的信件，除亲启、绝密件和有特别交代的以外，一律由专门收文科室拆封，按其内容和性质，分别处理。对需纳入收文办理的，应编号、登记，按规定程序处理。收文登记一般应登记以下内容：收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、密级、份数、承办单位或分送范围。

参考资料来源：百度百科-公文办理程序

公文的基本处理程序1.公文办理程序:公文办理分为收文和发文的办理。收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档、销毁等程序。公文处理工作人员,应以高度负责的精神,努力提高公文处理工作的效率和质量。公文处理必须做到准确、及时、安全。公文处理的各个环节,应力求当日事当日毕。一般应在十五天内办理完毕,并答复报文单位。因问题复杂,十五天内难以办结的,应向报文单位说明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件,必须在时限内办完。具体有以下几个环节:①签收、登记:首先应建立严格的收文签收、登记制度,加强对公文运转的管理,保证收到的公文件件有着落。收文的签收、登记一般由秘书处(室)负责签收、拆封,并按规定编号、登记。送领导同志的信件,除亲启、绝密件和有特别交代的以外,一律由专门收文科室拆封,按其内容和性质,分别处理。对需纳入收文办理的,应编号、登记,按规定程序处理。收文登记一般应登记以下内容:收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、密级、份数、承办单位或分送范围。②分办、拟办:凡需办理的公文,由文书处理部门根据文件内容和紧急程序,及时提出注批、注办意见,呈送机关领导人批示或交有关职能部门办理。紧急公文应按要求时限办理完毕一般公文应在文到之日起三日内交到承办部门或送至有关领导人。除特殊情况外,领导同志不受理和审批未经文书处理部门登记、注批的公文。③催办:各级国家行政机关文书处理部门必须建立健全催办、查办制度。凡属请示性的公文,无论是交职能部门办理的还是呈送领导人批示的,都应及时催办。做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。催办一般采用电话催办和书面催办两种形式。对部门拖不办经多次催办无回音的,可以上门催办对上门催办也解决不了的,可经分管领导批准后督办部门办理。④办结公文承办人员对已处理的文件,要定期进行清理检查,根据有关规定和情况,确定是否办毕结案。确定文件办结应力求准确,不应把正在办理的文件划入办结文件一类,也不宜把已结案的文件长时间放在正在办理类文件中。已办结的文件,在正式立卷前,由承办人按一定方法暂存一段时间。承办人员应对暂存文件作适当整理,要注意文件形成的先后次序和有机联,保持材料的完整、齐全,并剔除重份。暂存文件的管理,以便于查找利用和便于立卷、归档为原则,一般可采用分类依号排列法,也可由承办处(室)自行确定符号这一原则的其他方法。⑤立卷、归档:公文办结后,应按《中华人民共和国档案法》及有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一并立卷。公文立卷应以本机关形成的公文为主,根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷,完整地反映本机关的主要工作情况,以便于查找和利用。联合办理的公文,原件由主办单位立卷归档,其他单位保存复制件。作为正式文件使用的公文复制件,应加盖复制机关的证明章,并视同正式文件管理。整理完备的案卷,应按有关规定,定期向档案部门移交,个人不得保存应归档公文、文稿等材料。2.公文发文程序:发文办理一般包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。① 拟稿。拟稿一般应本着"谁主办、谁拟稿"的原则进行。重要文件应由领导同志亲自动手起草、或亲自主持研究,明确提出拟文的主要观点、意见和办法,组织专人拟稿。草拟文稿应按照《国家机关公文处理办法》和《四川省国家行政机关公文处理实施细则》的有关要求办理。行文关系、公文种类和公文格式要准确、规范,要按公文的内容、性质,恰当地确定密级和紧急程度。公文用语应力求准确、规范、精炼,切忌大话、空话、套话。拟稿应注意以下事项:--拟稿应使用统一格式的拟稿纸,并一律用钢笔或毛笔书写(不得使用红墨水),字迹要工整。修改较多、不容易认的文稿,应清稿誊正。--符合法律、法规、规章和政策。如变更现行政策规定或提出新的政策规定,应与有关部门协商并就其必要性、可行性作出文字说明。--情况属实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确,篇幅力求简短,涉及紧急或秘密事项的文件应准确标定紧急程度或密级。--人名、地名、数字、引文应准确无误。时间应写具体年月日。--除成文时间、部分结构层次序数和惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其他数字用阿拉伯数字书写。公文一律使用法定计量单位。--引用公文要先引标题,后引发文字号。--公文使用规范简化字,不使用异体字、不规范简化字和已经简化了的繁体字。使用简称应先使用全称,并注明简称。--草拟全文,须按档案管理的要求,使用钢笔、毛笔或专用签字笔。公文稿纸亦应符合要求,不得用不符合存档要求的纸、笔草拟公文。②核稿。公文的核稿,作为公文制作中的重要环节,本书将在"辨析篇"中就"如何把好公文文稿的审核关"中作专题介绍,这里不再叙述。③签发。文稿送批前,涉及其他部门或地区的问题,应严格执行会签制度。会签的文稿,必须由每一会签单位的负责人签署意见并加盖公章。凡需会签的文稿 ,一般应由主办部门与有关单位联系,送请会签。如会签、协调中不能取得一致意见,应将分歧意见如实汇报,并由具体承办处(室)在拟办中提出建议和意见,一并报请上级部门领导同志审定。④校对。文件打印后需由专职校对人员进行校对。一般需经三人共同校稿,通过看稿、读稿、核稿三道程序,每个程序都应签字,落实责任,保证校对质量。经校对后的清样,交核稿人核对后,在终稿清样上签字后付印。校对符号严格按国家标准标注。⑤印刷。一般文件,应按规定时间及时印出急件应在要求的时间内印出,不得延误。⑥文件的分发。正式文件应由专门的发文科(室)统一发送。

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