ISO9001体系文件是什么？

引言0.1 总则 GB/T19000族下述标准可帮助各种类型和规模的组织实施并运行有效的质量管理体系。这些标准包括： ——GB/T19000表述质量管理体系基础知识并规定质量管理体系术语； ——GB/T19001规定质量管理体系要求，用于证实组织具有提供满足顾客要求和适用法规要求的产品的能力，目的在于增进顾客满意； ——GB/T19004提供考虑质量管理体系的有效性和效率两方面的指南。该标准的目的是组织业绩改进和顾客及其他相关方满意； ——GB/T19011提供了审核质量和环境管理体系的指南。 上述标准共同构成了一组密切相关的质量管理体系标准，在国内和国际贸易中促进相互理解。0.2 质量管理原则 为了成功地领导和运作一个组织，需要采用悉贺一种系统和透明的方式进行管理。针对所有相关方的要求，实施并保持持续改进其业绩的管理体系，可使组织获得成功。质量管理是组织各项管理的内容之一。 八项质量管理原则已得到确认，最高管理者可运作这些原则，领导组织进行业绩改进。以顾客为关注焦点组织依存于顾客。因此，组织应当理解顾客当前和未来的需求，满足顾客要求，并争取超越顾客期望。领导作用领导者确立组织统一的宗旨及方向。他们应当创造并保持使员工能充分参与实现组织目标的内部环境。全员参与各级人员是组织之本，只有他们的充分参与，才能使他们的才干为组织带来收益。过程方法将活动或过程作为过程加以管理，可以更高效地得到期望的结果。过程的系统方法将相互关联的过程作为系统加以识别、理解和管理巧颤，有助于组织提供实现目标的有效性和效率。持续改进持续改进总体业绩应当是组织的一个永恒目标。基于事实的决策方法有效的决策是建立在数据和信息分析的基础上。与供方的互利关系组织与供方是相互依存的，互利的关系可增强双方创造价值的能力。这八项质量管理原则形成了GB/T000族质量管理体系标准的基础。质量管理体系 基础和术语 GB/T19000—2000 idt ISO9000:2000代替GB/T6583—19941、范围 本标准表述了GB/T19000族标准中质量管理体系的基础，并确定了相关的术语。本标准适用于： a）通过实施质量管理体系寻求优势的组织； b）对能满足其产品要求的供方寻求信任的组织； c）产品的使用者； d）就质量管理方面所使用的术语需要达成共识的人们（如：供方、顾客、行政执法机构）； e）评价组织的质量管理体系或依据GB/T19001的要求审核其符合性的内部或外部人员和机构 [如：审核员、行政执法机构，认证（注册）机构]； f）对组织质量管理体系提出建议或提供培训的内部或外部人员； g）制定相关标准的人员。 2、质量管理体系基础 2.1 质量管理体系的理论说明 质量管理体系能够帮助组织增强顾客满意。顾客要求产品具有满足其需求和期望的特性，这些需求和期望在产品规范中表述，并集中归结为顾客要求。顾客要求可以由顾客以合同方式规定或由组织自己确定。在任一情况下，产品是否可接受最终由顾客确定。因为顾客的需求和期望是不断变化的，以及竞争的压力和技术的发展，这些都促使组织持续地改进产品和过程。质量管理体系睁宽派方法鼓励组织分析顾客要求，规定相关的过程，并使其持续受控，以实现顾客能接受的产品。质量管理体系能提供持续改进的框架，以增加顾客和其他相关方满意的机会。质量管理体系还就组织能够提供持续满足要求的产品，向组织及其顾客提供信任。2.2 质量管理体系要求与产品要求GB/T19000族标准区分了质量管理体系要求和产品要求。GB/T19001规定了质量管理体系要求。质量管理体系要求是通用的，适用于所有行业或经济领域，不论其提供何种类别的产品。GB/T19001本身并不规定产品要求。产品要求可由顾客规定，或由组织通过预测顾客的要求规定，或由法规规定。在某些情况下，产品要求和有关过程的要求可包含在诸如技术规范、产品标准、过程标准、合同协议和法规要求中。 2.3 质量管理体系方法建立和实施质量管理体系的方法包括以下步骤：a）确定顾客和其他相关方的需求和期望； b）建立组织的质量方针和质量目标；c）确定实现质量目标必需的过程和职责；d）确定和提供实现质量目标必需的资源； e）规定测量每个过程的有效性和效率的方法； f）应用这些测量方法确定每个过程的有效性和效率； g）确定防止不合格并消除产生原因的措施； h）建立和应用持续改进质量管理体系的过程。 上述方法也适用于保持和改进现有的质量管理体系。采用上述方法的组织能对其过程能力和产品质量树立信心，为持续改进提供基础，从而增进顾客和其他相关方满意并使组织成功。2.4 过程方法任何使用资源将输入转化为输出的活动或一组活动可视为一个过程。为使组织有效运行，必须识别和管理许多相互关联和相互作用的过程。通常，一个过程的输出将直接成为下一个过程的输入。系统地识别和管理组织所应用的过程，特别是这些过程之间的相互作用，称为“过程方法”。本标准鼓励采用过程方法管理组织。 由GB/T19000族标准表述的，以过程为基础的质量管理体系模式如图1所示。该图表明在向组织提供输入方面相关方起重要作用。监视相关方满意程度需要评价有关相关方感受的信息，这种信息可以表明其需求和期望已得到满足的程度。图 1 中的模式没有表明更详细的过程 2.5 质量方针和质量目标建立质量方针和质量目标为组织提供了关注的焦点。两者确定了预期的结果，并帮助组织利用其资源达到这些结果。质量方针为建立和评审质量目标提供了框架。质量目标需要与质量方针和持续改进的承诺相一致，其实现需是可测量的。质量目标的实现对产品质量、运行有效性和财务业绩都有积极影响，因此对相关方的满意和信任也产生积极影响。2.6 最高管理者在质量管理体系中的作用最高管理者通过其领导作用及各种措施可以创造一个员工充分参与的环境，质量管理体系能够在这种环境中有效运行。最高管理者可以运用质量管理原则（见0.2）作为发挥以下作用的基础：a）制定并保持组织的质量方针和质量目标；b）通过增强员工的意识、积极性和参与程度，在整个组织内促进质量方针和质量目标的实现；c）确保整个组织关注顾客要求；d）确保实施适宜的过程以满足顾客和其他相关方要求并实现质量目标；e）确保建立、实施和保持一个有效的质量管理体系以实现这些质量目标；f）确保获得必要资源；g）定期评审质量管理体系；h）决定有关质量方针和质量目标的措施；i）决定改进质量管理体系的措施。 2.7 文件 2.7.1 文件的价值 文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于： a）满足要求和质量改进； b）提供适宜的培训； c）重复性和可追溯性； d）提供客观证据； e）评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。文件的形成本身并不是目的，它应是一项增值的活动。2.7.2 质量管理体系中使用的文件类型 在质量管理体系中使用下述几种类型的文件： a）向组织内部和外部提供关于质量管理体系的一致信息的文件，这类文件称为质量手册； b）表述质量管理体系如何应用于特定产品、项目或合同的文件，这类文件称为质量计划； c）阐明要求的文件，这类文件称为规范； d）阐明推荐的方法或建议的文件，这类文件称为指南； e）提供如何一致地完成活动和过程的信息的文件，这类文件包括形成文件的程序、作业指导书和图样；f）为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，这类文件称为记录。每个组织确定其所需文件的多少和详略程度及使用的媒体。这取决于下列因素，诸如组织的类型和规模、过程的复杂性和相互作用、产品的复杂性、顾客要求、适用的法规要求、经证实的人员能力以及满足质量管理体系要求所需证实的程度。2.8 质量管理体系评价2.8.1 质量管理体系过程的评价 评价质量管理体系时，应对每一个被评价的过程提出如下四个基本问题： a）过程是否已被识别并适当规定？ b）职责是否已被分配？ c）程序是否得到实施和保持？ d）在实现所要求的结果方面，过程是否有效? 综合上述问题的答案可以确定评价结果。质量管理体系评价，如质量管理体系审核和质量管理体系评审以及自我评定，在涉及的范围上可以有所不同，并可包括许多活动。2.8.2 质量管理体系审核 审核用于确定符合质量管理体系要求的程度。审核发现用于评定质量管理体系的有效性和识别改进的机会。第一方审核用于内部目的，由组织自己或以组织的名义进行，可作为组织自我合格声明的基础第二方审核由组织的顾客或由其他人以顾客的名义进行。 第三方审核由外部独立的组织进行。这类组织通常是经认可的，提供符合（如：GB/T19001）要求的认证或注册。ISO19011提供审核指南。2.8.3 质量管理体系评审 最高管理者的任务之一是就质量方针和质量目标，有规则的、系统的评价质量管理体系的适宜性、充分性、有效性和效率。这种评审可包括考虑修改质量方针和质量目标的需求以响应相关方需求和期望的变化。评审包括确定采取措施的需求。 审核报告与其他信息源一同用于质量管理体系的评审。2.8.4 自我评定 组织的自我评定是一种参照质量管理体系或优秀模式对组织的活动和结果所进行的全面和系统的评审。 自我评定可提供一种对组织业绩和质量管理体系成熟程度的总的看法。它还有助于识别组织中 需要改进的领域并确定优先开展的事项。2.9 持续改进持续改进质量管理体系的目的在于增加顾客和其他相关方满意的机会，改进包括下述活动：a）分析和评价现状，以识别改进区域；b）确定改进目标；c）寻找可能的解决方法，以实现这些目标；d）评价这些解决办法并作出选择；e）实施选定的解决办法；f）测量、验证、分析和评价实施的结果，以确定这些目标已经实现；g）正式采纳更改。必要时，对结果进行评审，以确定进一步改进的机会。从这种意义上说，改进是一种持续的活动。顾客和其他相关方的反馈以及质量管理体系的审核和评审均能用于识别改进的机会。 2.10 统计技术的作用 应用统计技术可帮助组织了解变异，从而有助于组织解决问题并提高有效性和效率。这些技术也有助于更好地利用可获得的数据进行决策。 在许多活动的状态和结果中，甚至是在明显的稳定条件下，均可观察到变异。这种变异可通过产品和过程可测量的特性观察到，并且在产品的整个寿命周期（从市场调研到顾客服务和 最终处置）的各个阶段，均可看到其存在。 统计技术有助于对这类变异进行测量、描述、分析、解释和建立模型，甚至在数据相对有限的情况下也可实现。这种数据的统计分析能对更好地理解变异的性质、程度和原因提供帮助。从而有助于解决，甚至防止由变异引起的问题，并促进持续改进。 GB/Z19027给出了统计技术在质量管理体系中的指南。2.11 质量管理体系与其他管理体系的关注点 质量管理体系是组织的管理体系的一部分，它致力于使与质量目标有关的结果适当地满足相关方的需求、期望和要求。组织的质量目标与其他目标，如增长、资金、利润、环境及职业卫生与安全等目标相辅相成。一个组织的管理体系的各个部分，连同质量管理体系可以合成一个整体，从而形成使用共有要素的单一的管理体系。这将有利于策划、资源配置、确定互补的目标并评价组织的整体有效性。组织的管理体系可以对照其要求进行评价，也可以对照国家标准如GB/T19001和GB/T24001—1996的要求进行审核，这些审核可分开进行，也可合并进行。 2.12 质量管理体系与优秀模式之间的关系 GB/T19000族标准和组织优秀模式提出的质量管理体系方法依据共同的原则。它们两者均： a）使组织能够识别它的强项和弱项； b）包含对照通用模式进行评价的规定； c）为持续改进提供基础； d）包含外部承认的规定。 GB/T19000族质量管理体系与优秀模式之间的差别在于它们应用范围不同。GB/T19000族标准提出了质量管理体系要求和业绩改进指南，质量管理体系评价可确定这些要求是否得到满足。优秀模式包含能够对组织业绩进行比较评价的准则，并能适用于组织的全部活动和所有相关方。优秀模式评定准则提供了一个组织与其他组织的业绩相比较的基础。3 术语和定义本章定义的术语，如果出现在其他的定义或注释中，将使用黑体字表示，并在其后括号中附原词条号。这种以黑体字表示的术语，可以用其完整的定义所替代。更多海量ISO9001企业管理资料请参考 中国管理加油站 http://www.jy365.com.cn中国最大的管理资料下载中心。

问题一：管理文件的编号怎么编写？？ （企业字母缩写简称）―（文件类型）―（文件版次）―（文件编号）

如: LX-WI-A0-003 联想公司--作业指导文件--第一版--第三份文件指大侍

再如 LX-QR-A1-009 联想公司--表格类文件--第一次修订版--第9份文件

以上为例子，可以改变缩写 只要你明白字母的含义就好

问题二：在WORD文档里如何添加编号 首先要在“格式---项目符号和编号”中选择一种多级符号。

输入的为仿陪“1”,回车后为“2”,这时如果想要“1.1”,按一下Tab键即可；

再回车时显示的是“1.1.1”,如果这时想要“2”,按Shift+Tab即可。

问题三：如何将文件和文件夹按自己的编号排序 把文件夹名字改下就可以唯吵了撒！！！！！！

问题四：怎么批量给文件编号 10分 xp自代批量给文件编号

使用方法

1 选种所有乱码的.jpg文件

2 右键单击其中一个

3 在右键菜单中选中重命名

4 选一个名字如画图

好了 变成 画图01.jpg 画图02.jpg

问题五：怎样把文件夹里的好多照片用快速的方法迅速编号？ 如果是XP系统（其它系统我没有用过），不需要另外的软件。 1，先将相片（其它文件也是一样）用鼠标拖曳，按照你想要的顺序排好序 2，将要起名的照片“全部选中”。然后，右键点第一个文件（注意！此刻的文件全部是在选中的状态）重命名输入你想起的名字，如“ABC”按回车键，就全部ok！ 3，起好的名是这样的：ABC,ABC (1),ABC (2),ABC (3),ABC (1000)

问题六：品质部文件怎样编号的? 查看贵司的文件与资料管制程序,就可以知道的.下面是常用的

1.文件标识

文件的标识一般有以下5部分组成：

1)公司标识，只在文件左上贴公司Logo ---

2)文件名及编号，对应使用，应是唯一性，如“质量文件编制、标识和印章管理导则 HT/QA-MR-0003”。

3)版本标识，由“英文字母”+“数字”组成，用于确认文件的修改状态,如“A/3”。

4)生效日期，应与文件“编写日期”和“修改日期”区分。

5)页码，用于识别多页文件的完整性，如“第1页，共3页”。

2.文件体系

文件体系一般分为四层面：

1)公司质量手册（QM包含公司质量方针和质量目标）；

2)公共程序文件（QP）；

3)部门管理工作手册（不包含技术类文件）；

4)记录表单

3.文件编号规则

1)质量手册 HT/QM

2)公共程序文件 HT/QP-XX

3)其他文件HT/XXX-XX-XXXX

文件序号 （四位）

文件类别 （二位）

部门代号 （二或三位）

其他文件如：部门管理手册，设计文件，工艺文件，公司标准，工作表单等等；

4.部门代号规定

文控中心 --- DCC 采购部--- PUR 生产部 --- PRO

研发部 ---R&D 仓储部--- MW 品管部 --- QA

业务部 ---S&M 财务部--- F&憨 行政人事部--A&H

物控部---PMC 工程部 ---ENG

5.文件类别

管理职责类-- MR 表单类-- FR 技术/标准/作业指导类―TS/IS/WI

特注： TS C技术图纸； ISC指规格/标准；WI C作业指导书

6.文件版本升级规则

由A/0为第一版,修改后顺次为A/1，A/2，A/3，A/4，后为B/0 ……（即每改过4次后，英文字母有更改）

7.管理职责类文件样式

流程性内容描述建议用如下图表进行:

流 程职 责工作要求相关文件/记录

8.其他类型文件格式见相关质量记录管理规定

9.文件的编、审、批识别

每份文件的编制、审核、批准统一放在该文件的最后一页。

问题七：怎样选定word文件中的编号 1、选定所有已编号的对象（注意，不是指编号本身）；2、点击“格式”-“项目符号和编号”；

3、在d出的对话框中，编号的格式、样式、字体字号随你设置了。

问题八：ISO9001文件编号怎么编，有特殊意义吗 需要依情况而定.

一般公司这样编号:

一层文件:质量手册 公司英文缩写+QM+序列号 /版本号

二层文件:程序文件 公司英文缩写+QP+序列号 /版本号

三层文件:作业指导书 公司英文缩写+WI+部门编号+序列号 /版本号

四层文件:记录表单 公司英文缩写+QR+部门编号+序列号 /版本号

希望能帮到你！

问题九：如何更改word文档的编号设置 这个说起来很麻烦的，要不你给我远程，我给你演示。

第一步：（文字我随便写的，你按照步骤就可以了）

首先选择你要更改的内容，然后右键--编号--定义新编号格式 点击 出现下图

编号样式-选择1.2.3...这个--编号格式改成3.xx（切记小数点后为两位数）点击确定

到现在还没完成，请按第二步

第二步

还是选中你编辑的内容，--编号--设置编号值 点击 出现下图

如图设置，点击确定就OK了，

有什么不懂的在问。qq 1102118789

问题十：文件号怎么打 你说的应是发文字号吧：

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用 *** 数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 )”括入；序号不编虚位(即1不编为O01)，不加“第”字。

例如：国发福2009〕43号，国务院2009年43号文件。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。读懂机关代字很重要，特别是知道了文件的主办部门是谁，可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。有的机关代字还包合其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、 “国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多，可能各有所代的层次，但尽量以简化为好。

年份要用全称，不应简化，如“87”、“93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“〔 〕”括起。注意六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“( )”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。 因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外，二者形状也略有不同。有的文件把年份用圆括号括起，今后也要按本标准的规定使用六角括号。

序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。有的机关按主办部门或按文件内容划分编序号，是一种较繁琐的办法。本标准规定序号不编虚位，不加“第” (有的单位加“字”)等虚字，主要是讲究实用，尽量减少公文的字数。

发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，规定在发文字号之下4mm处印一条与版心同宽的红色反线，这样就明确了发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，发文字号应标在第3行，并且不要紧贴红色反线，空出约4mm的距离(实际掌握只要不贴红色反线即可)。发文字号应居中。

国家行政机关公文格式 （GB/T9704－1999 ）中有具体规定，你可以下载了学习参考。

常用的政府公文格式及公文字体字号标准如下

公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。

保密等级字体：一般用3号或4号黑体

紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）

文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）

发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体

签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）

标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。

主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体

正文的字体：常用3号或4号仿宋体

附件的字体：常用3号或4号仿宋体

作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体

主题词的字体：常用3号或4号黑体 [公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作]抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文 主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）

二级标题为三号黑体

三级标题为三号仿宋加粗。

正文均为三号仿宋。

以上为政府公文规定。且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。

1、密级用三号黑体字

2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字

3、文号用四号仿宋体字加黑

4、签发人用三号楷体字

5、标题用二号宋体字加黑

6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体；“（一）（二）（三）……”用三号仿宋体字

7、正文用三号仿宋体字（每页19行，每行25个字）

8、批转（转发、印发）……通知，通知正文用三号楷体字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字

9、附件标题用友哗二号宋体字，正文用三号仿宋体字

10、印发传达范围用三号仿宋体字

11、“主题词”三个字用三号黑体字；词组用三号宋体字

12、抄送机关名称用四号仿宋体字

13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋好锋行体字；印发份数用五号仿宋体字

公文各要素和标识简单介绍。

一、眉首部分

主要标识公文份数序基轿号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。

1．公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

2.秘密等级和保密期限。秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。新《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3．紧急程度。急件公文分为“特急”、“急件”两种。其中，电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4．发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“××省人民政府文件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称（函件）。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘25mm处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm处。国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mmX 15mm。。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。

5．发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成，如“×政发〔1999〕82号”，“×政发”指发文机关代字，“ 〔1999〕 ”指年份，“ 82号”指发文序号。整个意思就是××省人民政府在1999年所发的第82号文件。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。

6．签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。

二、主体部分

主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。

1．公文标题。一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如《××省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定》、《××省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知》等。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。

2．主送机关。指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部门：”等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

3．公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1××××××、”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5．成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写（“零”写为“O”）。成文时间标识时，右边要空4字。

6．发文机关印章。按照《××省实施＜国家行政机关公文处理办法＞细则（试行）》“公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外，其他公文一律加盖印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。这里需要注意的是，新《办法》规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印章，而旧《办法》只是规定，联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章。

7．附注。指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

三、版记部分

主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。

1．主题词。是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

2．抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。

3．印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

四、其他

1．格式中的几个用线。

(1)在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。

（2）版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。

2．用纸。公文用纸一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸为210mm ×297mm，纸张定量为60g／m2 ～80g／m2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，PH值为 7.5～9.5。

3．当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

4．排版规格与印制装订要求。

（1）排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

（2）印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BI100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％．M80％。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。

（3）装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

5．页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页码。

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