质量管理体系的外来文件只控制分发吗

不是。质量管理体系的外来文件不仅要控制其分发，还需要控制其使用、复制和存档等方面。具体而言，质量管理体系的外来文件包括各种质量管理相关的外部文件和信息，如法律法规、标准规范、技术文件、客户要求、供应商文件等。这些外来文件可以通过多种途径获取，如购买、下载、索取等。

二、文件控制

GB/T19001—2000标准4.2.3条款指出，质量管理体系所要求的文件应予以控制。文件控制的内容主要设计以下七个方面：①文件的批准；②文件的审批与更改；③文件状态的识别；④可获得相关文件的使用版本；⑤文件的识别；⑥外来文件的识别发放；⑦作废文件的管理。

针对质量管理体系不同类型的文件，其控制的内容和程序各不相同，对质量手册、程序文件、作业指导书、表格、质量计划、内部规范等体系文件应进行上述七个方面的控制。组织质量管理体系外来文件一般有法律法规、标准、顾客提出的设计图样、技术资料、规章和维护手册等相关文件，对这些文件只进行④、⑥、⑦项的控制即可。

记录作为质量管理体系的一种特殊文件，是提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。由于记录不得进行更改，所以记录的控制通常是规定就的标识、储存、保护、检索、保存期和处置等所需的控制，而不对其实施修改控制。当我们谈到文件控制时，不仅仅是说对其内容进行更改就叫文件控制，上述①、②项外的的其他控制也是文件控制，即文件控制和文件受控是两个不同的概念。

三、文件受控和文件控制

受控文件的重要特征是受组织控制并能对其进行更改，文件控制则包括了4.2.3条款中a至f各项的控制。对于外来识别后需要列入体系的文件，组织一般只进行识别、控制、分发和保存，并跟踪外来文件的版本更新。这些是对文件的控制，但不能说该文件受控。文件受控属于文件控制，但文件控制并不一定是文件受控。文件控制包括组织可对其内容进行更改的受控文件的控制和不要求对其内容进行更改的非受控文件的控制。

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